Op dit moment vindt in Nederland een groot aantal startups plaats. Startups zijn bedrijven die in hun beginfase zitten en meestal actief zijn binnen een domein dat nieuw is. Kenmerkend voor deze bedrijven is dat ze vernieuwend werken en dat ze investeren in hun medewerkers door hun de tijd te geven om hun vaardigheid goed uit te oefenen. Ze besteden veel aandacht aan training van hun medewerkers en laten medewerkers kennis delen op netwerk-events. En tot slot, ze maken medewerkers verantwoordelijk voor hun taak.

De juiste vraag

Indien we deze kenmerken zouden toepassen op een oud proces als personeelsplanning, wat zou dat opleveren? Ga vernieuwend werken, laat de oude planmethode los en doorbreek de cultuur die heerst in de organisatie. Ik hoor bijvoorbeeld in de zorg vaak de opmerking: ‘Op dinsdag zijn er altijd veel medewerkers, alle parttimers zijn dan beschikbaar’. Zou de vraag niet moeten zijn: ‘Is er op dinsdag wel genoeg werk voor al die medewerkers’?

Puzzel

Personeelsplanning is een kunst. Het is meer dan de puzzel hoe alle aanvragen van de medewerkers zo goed mogelijk in het rooster te krijgen. Investeer in de medewerkers die hierbij betrokken zijn. Geef hun ook de tijd om een goede planning te maken en leid medewerkers op om dit te kunnen. Een goede leidinggevende – vaak ook de planner – is niet automatisch een goede planner.

Laat medewerkers ervaringen met elkaar delen over deze kunst. Maar maak de medewerkers ook verantwoordelijk voor hun taak, stel kritische prestatie indicatoren (KPI’s) op waaraan de planning moet voldoen en wees kritisch als die KPI’s niet worden gehaald.

Startpunt van innovatie

Indien zorgorganisaties op deze wijze naar hun proces van planning kijken, hoeft de innovatie niet van de beurs te komen, maar kan zij starten in de eigen organisatie. Een innovatie die trouwens veel kan opleveren. Een ziekenhuis met 1400 fte heeft ongeveer 80 miljoen aan personeelskosten. Een besparing van structureel 1 procent (800.000 euro) per jaar moet toch haalbaar zijn door innovatief te werken aan het proces van personeelsplanning?

Johan Augustijn is senior accountmanager Healthcare bij Ortec