Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Overhead in care gaat drastisch dalen

[Executive] Ouderenzorg- en gehandicaptenzorgorganisaties zetten gemiddeld 13 à 14 procent van hun personeelsbestand in voor overheadfuncties. Dit blijkt uit de Benchmark Care van Berenschot onder 86 zorgorganisaties. Berenschot voorspelt dat dit gemiddelde zal dalen naar 4 tot 6 procent in 2024. De oorzaak: toenemende digitalisering en een slimme en eenduidige aansturing en inrichting van de overhead.
Overhead in care gaat drastisch dalen
Foto: Reed/Koos Groenewold

Ambitieuze zorgorganisaties spiegelen zich tegenwoordig vaak niet meer aan het gemiddelde, maar aan de kwartielscore. Dat is het percentage overhead waar een kwart van de organisaties op of onder zit. Dat is de scherpe, reële 'norm'. De komende jaren zullen de aard en omvang van de overhead echter drastisch veranderen.

Benchmark Care

Een daling van de overhead naar 4 à 6 procent lijkt wellicht een utopie, maar dit is het allerminst. De best practices in de Benchmark Care zitten op dit moment al rond de 4 à 7 procent overheadformatie. Aansprekende voorbeelden uit de ouderen- en gehandicaptenzorg zijn respectievelijk TriviumMeulenbeltZorg en de JP van den Bent stichting. Deze best practices hebben een paar duidelijke overeenkomsten:

  • De organisaties hebben een bestuurder of directeur bedrijfsvoering met een uitzonderlijk sterke drive om processen zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Zij kennen de organisatie door en door en hebben zonder uitzondering een uitgesproken visie op wat zij toegevoegde waarde vinden. De hele organisatie kent deze visie. Er worden medewerkers geselecteerd die hierbij passen.
  • De overhead is ogenschijnlijk eenvoudig georganiseerd.  Voor iedereen is helder 'wie waarvan is'. Het grootste deel van de beperkte overhead is centraal gepositioneerd.
  • De omvang van de overhead wordt centraal genormeerd en gemonitord, waarbij sprake is van goede afstemming tussen de 'aanbieders' en 'interne klanten' van de overhead over aard, omvang en kwaliteit van de dienstverlening.
  • Verantwoordelijkheden zijn, onder het mom van 'high trust, high penalty', vaak laag in de organisatie belegd.
  • Er is sprake van slimme, integrale automatisering van administratieve processen, zoals de personeels- en salarisadministratie, de cliëntadministratie, de zorgadministratie en de factuurafhandeling. Deze processen in zowel het primaire proces als de overhead lopen steeds meer in elkaar over.

Automatisering leek tot op heden te vaak een doel op zich. Voor allerlei taken zijn weliswaar systemen ontworpen, maar van samenhang tussen de systemen is nog onvoldoende sprake. Hierdoor treden veel fouten op met handmatige herstelwerkzaamheden en het bijhouden van lijstjes tot gevolg.

Voordeel halen

In toenemende mate is er sprake van slimme, integrale automatisering met registratie aan de bron door gebruik van tablets en smartphones en het eenmalig invoeren van gegevens. Gevolg is dat processen beter en efficiënter verlopen, waardoor grote zorgorganisaties eindelijk echt voordeel kunnen behalen uit hun schaal. Het maakt immers voor een systeem niet uit of er 400 of 4000 facturen of salarisstroken verwerkt moeten worden.

Automatisering kost tijd

Overmoed ligt echter op de loer, want integrale automatisering is een traject dat enkele jaren kost. Het stelt hoge en vaak andere eisen en competenties aan management, medewerkers en systemen. Te snel, te scherp inzetten kan ertoe leiden dat je door de bodem van de bedrijfsvoering zakt. Overhead is er immers niet voor niets, het heeft een belangrijke functie.

Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen zijn werkzaam bij Berenschot

Drie vragen aan Ruud Klarenbeek, raad van bestuur JP van den Bent stichting.

Hoe komt het dat jullie zo weinig overhead hebben?
'De laatste twintig jaar heeft de JP van den Bent stichting de verantwoordelijkheid van alle zaken die tot het dagelijks leven behoren, teruggelegd op de plek waar het in onze ogen thuishoort: bij de medewerker in het primaire proces. Zorgorganisaties hebben met de beste bedoelingen decennia lang diezelfde medewerker willen "ontzorgen" door allerlei zaken onder te brengen bij stafdiensten, die we overhead zijn gaan noemen. Wat er in werkelijkheid is gebeurd: we hebben medewerkers onteigend, het eigenaarschap afgenomen en ze afhankelijk gemaakt. Of nog erger: ze zijn van allerlei zaken vervreemd.'
Hoe weet je of de kwaliteit van de overhead wel op orde is?
'De kwaliteit van wat overhead wordt genoemd, is meer dan op orde, wat heet, stukken beter. In traditionele organisaties is vaak sprake van onderling te onderscheiden processen, bij ons staan ze veel meer in samenhang tot elkaar. Hierdoor verlopen ze effectiever en efficiënter. Metingen van de kwaliteit van dienstverlening en kwaliteit van arbeid en de financiële resultaten geven dit bovendien meer dan eens aan.'
Wat is jullie belangrijkste tip voor andere zorgorganisaties?
'Vereenvoudig procedures en schaf veel regels en procedures af. Geef medewerkers het vertrouwen dat ze zelf hun verantwoordelijkheid kunnen nemen. Zorg er vervolgens voor dat ze zich niet kunnen onttrekken aan deze verantwoordelijkheid door specifieke stafdiensten uiteindelijk niet langer onderdeel uit te laten maken van de organisatie. De kwaliteit van dienstverlening zal stijgen, mensen kunnen niet langer naar onderdelen van de organisatie wijzen (de overhead) als veroorzaker van alles wat misgaat. Het werkplezier gaat daarmee met sprongen omhoog.'

Drie vragen aan Willy Belshof, raad van bestuur TriviumMeulenbeltZorg (TMZ).

Hoe komt het dat jullie zo weinig overhead hebben?
'TMZ heeft nauwelijks beleidsmedewerkers. Veel processen zijn geautomatiseerd en gestandaardiseerd. Informatie wordt niet verstrekt op afroep, maar er is een standaard dataset aanwezig, die zijn waarde heeft bewezen. We hebben systemen, applicaties en de interface tussen applicaties in belangrijke mate gestandaardiseerd, geautomatiseerd en gekoppeld. Zeer belangrijk is ook dat medewerkers een houding hebben dat TMZ ook van hen is. Geen 8-tot-5-mentaliteit, maar zorgen dat je samen de klus klaart.'
Hoe weet je of de kwaliteit van de overhead wel op orde is?
'Of de kwaliteit op orde is, kun je deels herleiden aan bevindingen zoals de managementrapportage van de accountant. Ook interne en externe audits geven een goed beeld. En verder goed luisteren naar wat de centrale en lokale cliëntenraden aangeven, de signalen uit de ondernemingsraad en de signalen van de verpleegkundige en verzorgende adviesraad. Deze signalen komen direct van de medewerkers en de cliënten en geven veelal de werkelijkheid weer.'
Wat is jullie belangrijkste tip voor andere zorgorganisaties?
'Blijf met beide benen op de grond staan en denk nuchter na. Doe alleen dingen die waarde toevoegen. Begin klein met een proces en breid het volgens een groeimodel verder uit. Werk met personele normen zodat een ieder weet bij welke bezetting welke formatie beschikbaar is. Dat is duidelijk en men kan hier goed op sturen. Bekijk iedere vacature in de overhead zeer kritisch en hoog in de organisatie.'

Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen

Gerelateerde tags

Eén reactie

  • Hans ter Brake

    Zou mooi zijn als je ergens relatie kunt leggen met kwaliteit, veiligheid en kosten van zorg ... Je zou hopen en vooral willen geloven dat er positieve relatie is; wellicht met als tussenstap medewerkerwaardering en arbeidsproductiviteit in het primair proces ...

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden