Werken we in onze instelling wel efficiënt? Hoeveel tijd gaat er verloren en hoe komt dat? Hoe lossen we dat op? Onder het motto ‘meten is weten’ heeft TNO Kwaliteit van Leven twee meetinstrumenten ontwikkeld die inzicht geven in de verhouding van kosten tijd-kwaliteit. Deze tools maken deel uit van het Zorg-voor-Beterprogramma in de care.

Met het meetinstrument arbeidsinnovatie, waarmee instellingen hun ureninzet meten, kunnen managers inschatten hoeveel zij er met bepaalde innovaties op vooruit kunnen gaan in tijd en zorgkwaliteit. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe intakeprocedure, een ander type maaltijdvoorziening, een andere taakverdeling of het uitrusten van personeel met een ‘elektronisch afsprakenboek’.

Een aanvulling op dat meetinstrument is een analyse om de kosten en baten van toekomstige innovaties in beeld te brengen. Deze tool biedt managers cijfers en argumenten om de besluitvorming over een innovatie te onderbouwen.

Innovaties moeten niet leiden tot extra werk, vindt Erna de Kleijn, adviseur en onderzoeker bij de afdeling Arbeidsproductiviteit van TNO Kwaliteit van Leven. “Ze moeten bij voorkeur de kwaliteit van de zorg en de arbeidsproductiviteit omhoog brengen. Want het aantal zorgvragers in de langdurende zorg stijgt en het aantal personeelsleden neemt niet in dezelfde mate toe. Dat vraagt om slimme oplossingen en bewustwording: wat betekent een innovatie voor de arbeidsinzet? Niet om vervolgens te bezuinigen op personeel, maar om het zorgaanbod en de kwaliteit op peil te kunnen houden.”

Verrijkend inzicht

Samen met ZonMw organiseerde TNO expertmeetings, waar kansrijke innovaties zijn geselecteerd voor toepassing in proeftuinen. In deze instellingen zijn zowel het meetinstrument arbeidsinnovatie als de kosten-batenanalyse toegepast, beide webapplicaties. De Kleijn: “Managers en uitvoerders vullen samen in welke taken worden verricht, met hoeveel mensen en in hoeveel tijd. Je wordt je er zo heel bewust van hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden kosten en hoe het werk is georganiseerd. Het invullen vraagt even tijd. Maar ik hoor uit alle sectoren van de langdurende zorg enthousiaste reacties. Ze vinden het inzicht verrijkend.”

Met de aanvullende kosten-batenanalyse zijn vervolgens de toekomstige innovaties in beeld te brengen, compleet met cijfers en argumenten. “De uitkomsten van het meetinstrument arbeidsinnovatie – over werkzaamheden, tijd en kwaliteitsoordeel – breng je in bij de kosten-batenanalyse. Je krijgt daarmee antwoord op vragen als: wat betekent het om met een bepaalde innovatie te gaan werken? Zijn er nieuwe medewerkers nodig? Wat zijn de kosten voor investering, advies, opleiding en exploitatie van een innovatie? Daar rolt een berekening uit van de jaarlijkse exploitatiekosten, waarmee je ziet of een innovatie financieel rendabel is. Het management kan een innovatie dan al of niet invoeren.”

Geen robotje

In een eerste subsidieronde voor innovatieprojecten van Zorg voor Beter rekenen ruim zestig instellingen op dit moment hun innovaties door. Een tweede groep van 43 innovatieprojecten start dit jaar. “Voor concrete resultaten is het nog te vroeg”, zegt De Kleijn. “Mensen zijn net bezig met nulmetingen en virtuele metingen. Die scheppen bepaalde verwachtingen, maar de praktijk moet uitwijzen of die kloppen met de werkelijkheid. Ik verwacht dat de uitkomsten heel afhankelijk zullen zijn van de context waarin de meetinstrumenten worden gebruikt. Hoe is het werk bijvoorbeeld nu georganiseerd? Hoe inefficiënter dat is, hoe meer tijdwinst er valt te behalen. Pas op termijn zou je per soort innovatie een vergelijking tussen categorieën instellingen kunnen maken.”

Naar verwachting spinnen bewoners en personeel van verzorgingshuis Dijkveld in Rotterdam garen bij gebruik van het instrument personal digital assistant (PDA). Dit apparaat is geen robotje, maar een handzame computer in de vorm van een palmtop, notebook of laptop. Via deze compacte computer heeft de medewerker via een – eventueel draadloze – verbinding het elektronisch cliëntendossier steeds bij de hand en kan hij het in het bijzijn van de cliënt à la minute raadplegen of bijwerken. Dat scheelt een hoop heen en weer geloop en wachttijd in het vier verdiepingen tellende gebouw met één lift. “En daarmee scheelt het veel kostbare tijd”, zegt Johan Severijnen, locatiemanager van Dijkveld en het nabijgelegen woongebouw De Hoek voor patiënten met niet-aangeboren hersenletsel.

Om precies te zijn, levert gebruik van de PDA in de virtuele meting zestien minuten winst per cliënt per etmaal op. Met 58 cliënten betekent dit een tijdwinst van vijftien uur per etmaal. “Behoorlijk veel”, vindt Severijnen. “En tijd is geld én kwaliteit. Tijdwinst levert in verkapte vorm dus uitbreiding op. We kunnen hierdoor meer aandacht besteden aan bewoners die niet direct om zorg durven vragen.”

Gevoel van rust

Dijkveld, onderdeel van de koepelorganisatie van verzorgings- en verpleeghuizen Laurens, heeft de pilot met de PDA zelf aangedragen. Vorig najaar is de virtuele kosten-batenanalyse onder begeleiding van projectbureau Avalante uitgevoerd. “We gebruikten al het elektronisch cliëntendossier. Maar de praktische toepassing was beperkt doordat we maar twee werkstations hebben, op de eerste verdieping. Met de tien mobiele werkstations kunnen we veel efficiënter werken. De cliënt kan zijn dossier inzien en controleren dat behandelafspraken worden ingevoerd. Dat geeft vertrouwen, verkleint de kans op misverstanden en zorgt voor een gevoel van autonomie en rust, want de cliënt krijgt bijvoorbeeld snel de uitslag van onderzoeken. Misschien is het straks technisch mogelijk om de door een arts voorgeschreven medicijnen direct digitaal bij de apotheker te bestellen, in plaats van het recept vanaf de receptie per fax te sturen.”

Elektronisch speeltje

De cliëntenraad en het personeel waren volgens Severijnen unaniem in hun waardering: die gaven een 8 tegenover een 6,7 voor de oude situatie. “Niet dat men in de zorg nu zo gebrand is op de status van een elektronisch speeltje. Maar innovatief werken is ook goed voor de persoonlijke ontwikkeling. Medewerkers hebben het gevoel dat ze een belangrijke rol in het geheel hebben. Dat motiveert. Bovendien geeft die manier van werken meer gelegenheid voor contact met bewoners en hun familieleden. Ze kunnen eens rustig bespreken hoe het gaat. Dat schiet er nu vaak bij in.”

Betekent dit een volmondig instemming met de PDA? “Bij ons pakt het heel gunstig uit, omdat we te maken hebben met vier verdiepingen en één lift. Dankzij steun van Zorg voor Beter kunnen we dit systeem als proef de komende maanden eerst in Dijkveld en De Hoek en later in heel Laurens invoeren. Misschien hebben we bij de virtuele meting zaken over het hoofd gezien, maar daar komen we dan snel genoeg achter. De uitkomsten zullen verschillen, zodat het voor het ene huis interessanter zal zijn dan voor het andere. Toch kan ik me voorstellen dat het systeem ook landelijk wordt ingevoerd. Ik weet dat Actiz daarover in gesprek is met softwareleveranciers. De technieken zijn voorhanden. Eigenlijk kun je dit niet lang meer uitstellen.” (Zorgvisie – Patricia van der Zalm)