Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

‘Samenwerken om DOT-fouten op te sporen’

Fouten in het declaratiesysteem DOT kosten het ziekenhuis tijd en geld. Software om deze fouten op te sporen is vaak duur. Om die redenen bouwde het Albert Schweitzer ziekenhuis (ASz) de DOT-monitor, een eigen systeem dat zorgt voor een foutreductie van 70 procent. Het ASz wil met andere ziekenhuizen samenwerken om het systeem verder te verbeteren.
‘Samenwerken om DOT-fouten op te sporen’

De monitor kijkt dagelijks hoe zorgproducten worden geregistreerd in het declaratiesysteem DOT (DBC’s op weg naar transparantie). ‘Aan facturatie in DOT gaat een lang proces vooraf waarin het een en ander fout kan gaan’, stelt Johan van den Brink, business intelligence consultant van het ziekenhuis. De specialist stelt een diagnose, voert de behandeling uit en registreert dat in het systeem. Vervolgens wordt alles samengevat in een dataset (dbc). Deze informatie wordt gestuurd naar een centrale grouper, een computerprogramma die informatie koppelt aan een zorgproduct. Na deze koppeling kan de ziekenhuisadministratie daar een prijs aan koppelen en de zorgverzekeraar factureren. ‘Als iets fout gaat in dit proces, komt dat bij de controle door de zorgverzekeraar aan het licht. De factuur wordt afgekeurd en de registratie moet aangepast worden. Dit kost het personeel extra tijd en het brengt de liquiditeit van het ziekenhuis in gevaar als het te vaak gebeurt.’

Samenwerking ziekenhuizen

De DOT-monitor wordt nu alleen nog gebruikt door het Albert Schweitzer ziekenhuis. ‘We zoeken ziekenhuizen om mee samen te werken op de inhoud, waarbij we elkaar controle-regels doorsturen. Het is enorm veel werk om de regels van DBC-onderhoud en de Nederlandse Zorgautoriteit up to date te houden in het systeem. Niet alleen jaarlijks, maar ook tussendoor komen er regelmatig aanpassingen. Samenwerking kan deze last verlichten. Als ziekenhuizen hier niet de capaciteit voor hebben, kunnen we ook de complete tool leveren. We vragen dan een bijdrage voor de ontwikkelingskosten. Op 23 november houden we een eerste bijeenkomst om te kijken in hoeverre andere ziekenhuizen geïnteresseerd zijn.’

Fouten opsporen

Het ziekenhuis werkt sinds 2010 met de monitor en realiseerde een foutreductie van 70 procent. Dat komt neer op duizenden dbc’s per jaar. De software kijkt bijvoorbeeld of er ook een stent geregistreerd staat wanneer een interventie met stentplaatsing heeft plaatsgevonden. Wanneer dit vergeten wordt in de registratie, kost dat het ziekenhuis circa 2300 euro. Ander voorbeeld is de controle op vervolg dbc’s. Wanneer een patiënt binnen een jaar terugkomt voor dezelfde kwaal, moet dat geregistreerd worden in een vervolg dbc. Dat wordt soms vergeten. Het controlesysteem werkt ’s nachts. De volgende dag krijgt de gebruiker informatie over de gemaakte fout.

Leren van de fouten

Voorheen werkte het ziekenhuis met commerciële auditsoftware om fouten in DOT op te sporen. Van den Brink: ‘Deze software heeft relatief hoge maandelijkse kosten en sommige leveranciers vragen daarnaast een percentage van de bespaarde kosten. In dat geval heeft de leverancier er geen baat bij dat gebruikers minder fouten maken. Dat is juist hun bron van inkomsten.’ Van den Brink legt uit dat het ziekenhuis in de toekomst een functie in de DOT-monitor wil bouwen waarmee structurele fouten kunnen worden ontdekt, zodat processen en systemen hierop kunnen worden aangepast. Vooralsnog gaat dat “handmatig”.
In het Albert Schweitzer worden afdelingen ook gestimuleerd om DOT-proof te worden. ‘Zij moeten onder andere beginnen met afhandelen van fouten en procedures aanpassen. Als het team dit goed oppakt, verdienen zij een taart.’ Binnen maatschappen ontstaat zelfs een soort onderlinge competitie. ‘De specialisten wijzen elkaar op fout geregistreerde zorgproducten in het systeem. En als het systeem niet werkt, zijn ze er snel bij om dat aan ons te melden. Het werkt erg motiverend om er gezamenlijk mee bezig te zijn.’
(Zorgvisie/ICT – Mark van Dorresteijn | Twitter | Foto: Stockxchng, ASz )

Foto

  • Screenshot DOT-monitor

    Screenshot DOT-monitor

4 reacties

  • no-profile-image

    Team M

    door de complexe vergoedingensystematiek is deze controle noodzakelijk geworden. Een foutje in de registratie is snel gemaakt met vaak uitval als gevolg. Voorkomen is beter dan (achteraf) corrigeren van deze uitval, want dat kost tijd en geld. Maar wat te doen als een traject niet uitvalt maar te laag afleidt? Hoe zorg je er dan voor dat je de vergoeding krijgt waar je recht op hebt?

  • no-profile-image

    Ziekenhuis

    @ zorgverzekeraar: zolang jullie nog zo laf zijn om alleen budgetafspraken te maken hoef je je niet heel veel zorgen te maken over upcoding.

  • no-profile-image

    Zorgverzekeraar

    Voorkomen en opsporen van fouten is altijd goed.
    Verzekeraars hebben hier de DOT-controlemodule voor. Die kunnen ziekenhuizen ook krijgen.
    Als de tool van ASZ ook doet aan DOT-optimalisatie lijkt met dat ongewenst. We zullen hier met de formele en materiële controles rekening mee houden.

  • no-profile-image

    JV

    Helaas ken ik ook nog een andere competitie, nl. dat artsen bij elkaar gaan zitten om zo´n hoog mogelijke declaratie te realiseren.
    Buiten dat is het prachtig dat het ASZ dit heeft ontwikkeld maar het is toch eigenlijk te belachelijk voor woorden dat het nodig is !

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden