Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

App regelt snelle vervanging bij ziek- en piekmomenten

Onder- en overbezetting geeft planners in de zorg veel stress. De app Qlinx benadert alle medewerkers tegelijkertijd met de vraag of zij diensten kunnen overnemen. Brenda Snijder, teamleider in het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis, vindt het jammer dat de app niet eerder beschikbaar was.
App regelt snelle vervanging bij ziek- en piekmomenten

Vooral bij ad-hocplanning, zoals bij ziekte, moet snel vervanging geregeld worden. De planner belt, spreekt voicemails in, stuurt e-mails en andere berichten om maar een invaller te regelen. Dat levert stress op en kost veel tijd. Qlinx is een online uitnodigingssysteem dat daar verandering in brengt, vertelt Thijs Smidt, directeur Qlinx. 'Met Qlinx stuurt de planner e-mails en pushberichten (voor smartphones) naar beschikbaar personeel. Iedereen ontvangt tegelijk de uitnodiging met tijd, datum en beschrijving. De planner kan ondertussen iets anders doen en ziet na een tijdje de reacties. Medewerkers accepteren of weigeren de uitnodiging waardoor de planner direct inzichtelijk heeft wie beschikbaar is. Het scheelt enorm als iedereen in één keer benaderd kan worden.'

Resultaten Antoni van Leeuwenhoek

Brenda Snijder, teamleider in het Antoni van leeuwenhoek, erkent dat het regelen van vervanging of mensen verlof geven veel tijd in beslag nam. 'We moesten bellen, mailen, sms'en om collega's te bereiken. Als ze er niet waren, sprak ik een voicemail in. Deze werkwijze zorgt niet alleen voor extra stress, maar nam op onze afdeling ook circa twaalf uur per maand in beslag.' Om daar verandering in te brengen is een pilot van drie maanden met Qlinx gestart. Dat zorgde direct voor positieve resultaten. 'De nieuwe manier van werken geeft veel sneller resultaat. Vorige week had ik bijvoorbeeld door verwachte drukte vijf extra verpleegkundigen nodig. In een kwartier had ik de oproep uitgezet en nog hetzelfde dagdeel waren de diensten ingevuld. In de tussentijd kon ik me bezighouden met andere taken. De problemen zijn veel sneller opgelost en zelf hoeven wij daar minder voor te doen.'

Werking van de app

In de web-based applicatie van Qlinx kunnen planners met een druk op de knop specifieke groepen flexwerkers en/of vaste medewerkers uitnodigen voor diensten. Alle medewerkers ontvangen een pushbericht op hun smartphone of een sms. Op het bericht kunnen zij direct antwoorden met 'ja' of 'nee'. Alle reacties komen bij de planner op één pagina terecht. Als er een match is, kan de planner deze boeken. De andere medewerkers ontvangen dan een bericht dat de dienst is opgelost. Als er geen match tussen zit, bekijkt de planner of iedereen heeft gereageerd. Zo niet, dan worden alle nog niet beantwoorde uitnodigingen alsnog gevraagd te reageren. Qlinx werkt niet alleen bij ondercapaciteit in het geval van ziekte en pieksituaties, maar ook bij overcapaciteit, als er te weinig aanbod van patiënten is. In het laatste geval kunnen planners direct via de Qlinx-App medewerkers vragen of ze vrij willen nemen.

Rust

'De vraag die we versturen geeft de medewerkers ook een soort van rust', vertelt Snijder. 'Door te bellen ontstaat er toch een soort van verplichting om direct te reageren, ook al komt dat even niet uit. Met een pushbericht of e-mail kunnen zij eerst controleren of ze beschikbaar zijn en pas daarna reageren. We vragen overigens wel aan iedereen om binnen korte tijd te reageren zodat we weten of mensen kunnen of niet. Dat was in het begin nog wel lastig omdat de verpleegkundigen moeite hadden om op weigeren te drukken. Na een uitleg waarom dat zo belangrijk was, ging dat veel beter.'

Uitkomst

Snijder is teamleider op de afdeling voor chirurgische verrichtingen in de onderbuik waar zo'n zeventig verpleegkundigen werken. 'Iedereen die met de app gewerkt heeft, is tevreden over de werking. Verpleegkundigen vinden het wel jammer dat ze niet kunnen aangeven dat ze wel willen werken in ruil tegen een andere dienst; daarvoor moeten zij mailen. Voor de rest kwamen er eigenlijk geen opmerkingen. Iedereen was erg enthousiast over de pilot.' Om die reden wordt het project nu uitgerold naar alle drie de verpleegafdelingen en de intensive care, in totaal circa 250 medewerkers. 'Het is echt een uitkomst die te veel jaren te laat is gekomen. Het voorkomt zo veel verloren tijd.'

Foto

  • App regelt snelle vervanging bij ziek- en piekmomenten
  • App regelt snelle vervanging bij ziek- en piekmomenten
  • App regelt snelle vervanging bij ziek- en piekmomenten

Eén reactie

  • Flexzorg

    Ik onderschrijf de toegevoegde waarde van deze toepassing volledig. Alleen is het absoluut niet nieuw. Flexzorg.net is een dienst die al sinds maart 2012 met succes is uitgerold in 10 zorginstellingen in het Westen van het land. Zie ook www.flexzorg.net

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden