Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Vormfout nekt ChipSoft in epd-aanbesteding

De Amsterdamse ziekenhuizen VUmc en AMC zijn op zoek naar een nieuw elektronisch patiëntendossier. Het project EVA (Epd voor VUmc en AMC) verloopt via een Europese aanbesteding. Door vormfouten werd ChipSoft uitgesloten. Daar liet ChipSoft het niet bij zitten en stapte naar de rechter, maar de rechter besloot in het voordeel van de ziekenhuizen. Wat ging er mis?
Vormfout nekt ChipSoft in epd-aanbesteding
Foto: ANP - Lex van Lieshout

Nationale en Europese regelgeving inclusief eerdere jurisprudentie zijn erg belangrijk bij rechtszaken over Europese aanbesteding, vertelt Gert-Wim van de Meent, bijzonder hoogleraar Aanbestedingsrecht en advocaat Mededinging & Overheid bij Loyens & Loeff advocaten. Hij legt uit dat rechtszaken om gunningen aan de orde van de dag zijn. ‘Zeker nu het economisch wat minder gaat, vechten bedrijven om opdrachten.’ Bij deze rechtszaken zijn twee grondbeginselen cruciaal. Het beginsel van gelijke behandeling en het transparantiebeginsel: ‘De regels van de wedstrijd moeten objectief en op voorhand bekend en duidelijk zijn en aanpassing tijdens het spel in het voordeel van een speler is niet mogelijk.’

Gelijkheid van behandeling

Juist de gelijkheid van behandeling is erg belangrijk bij aanbestedingstrajecten, stelt Van de Meent. De aanbesteder mag geen partijen bevoordelen. Ondernemingen mogen niet in gelegenheid gesteld worden om na sluitingstijd van de inschrijving, alsnog aan te leveren. Dat zou de deelname van andere partijen nadelig beïnvloeden. Daarnaast is transparantie belangrijk. Partijen moeten vooraf weten waar ze aan toe zijn. Criteria, bewijsmiddelen en deadlines moeten helder verwoord zijn in het bestek. Ook de sancties moeten helder zijn. In de leidraad van de ziekenhuizen staat bijvoorbeeld duidelijk vermeld dat tegenstrijdigheden direct gemeld moeten worden. Afwijken wordt bestraft met uitsluiting.

Berekeningsformules

In het vonnis komt naar voren dat ChipSoft op drie punten tekort is geschoten. Een van die punten draait om het wijzigen van berekeningsformules in een Exceldocument. Volgens ChipSoft schoten de formules tekort om alle modules correct aan te kunnen bieden. Om toch het formulier compleet in te kunnen vullen moest ChipSoft naar eigen zeggen enkele fouten in het document corrigeren. Hiervan is binnen de geldende termijn geen melding gedaan bij de ziekenhuizen waardoor ChipSoft het recht verliest om dat alsnog te doen. Ondernemingen moeten hier zelf pro-actief in zijn en de aanbesteder vooraf wijzen op fouten of onduidelijkheden, legt Van de Meent uit. ‘Doe je dit niet, dan kan je het recht verliezen dit voor de rechter alsnog te doen. In de leidraad hebben de ziekenhuizen dit ook uitdrukkelijk opgenomen.’

Prijzen van modules

Hetzelfde geldt voor een tweede punt waarop ChipSoft afwijkt van de leidraad. De prijzen van elf softwaremodules ontbraken bij de inschrijving. Volgens ChipSoft maakte dat niets uit omdat de modules buiten de reikwijdte van de opdracht vallen. In de gunningsleidraad staat dat voor de afzonderlijk te beprijzen onderdelen een reële en kostendekkende prijs moet zijn opgegeven. Wordt daaraan niet voldaan, dan leidt dit tot ongeldigheid van inschrijving. Bovendien zouden volgens de ziekenhuizen in ieder geval tien van de elf modules vallen onder de reikwijdte van de opdracht. Door de prijzen niet op te geven kan de totaalprijs niet berekend worden, zo menen de ziekenhuizen.

Functieomschrijvingen

Het laatste punt waarop ChipSoft niet voldeed aan de eisen van de leidraad is de aanlevering van functieomschrijvingen van het implementatiepersoneel. Een lijst met functieomschrijvingen wordt volgens ChipSoft niet genoemd in de opsomming van vereiste documenten. De omschrijvingen zouden verder terug te vinden zijn in de CV’s die ChipSoft heeft ingediend. Bovendien stuurde ChipSoft veertig minuten na het inschrijftijdstip alsnog de lijst toe. Maar wanneer een inschrijving incompleet is, is dat volgens de rechter reden genoeg om deze direct opzij te leggen. Voor het aanvullen van ontbrekende informatie is over het algemeen geen plaats. De rechter constateert bovendien: ‘Contactpersoon de heer Geven kreeg veertig minuten na sluitingstijd een e-mailbericht met de mededeling dat de functieprofielen die bij de inschrijving hadden moeten worden bijgesloten per abuis niet zijn toegevoegd.’ Dat kan volgens de rechter niet anders begrepen worden dan dat ChipSoft wist dat de functieomschrijvingen vereist waren.

Coulance

Volgens Van de Meent hadden de functies en de prijzen echt aangeleverd moeten worden. Het bestek is daarover duidelijk. Hetzelfde geldt voor de sanctie: ongeldigverklaring en uitsluiting van de aanbesteding. ‘Daar kan ChipSoft niet onderuit. Over die Excel-formules valt nog te twisten, maar over het algemeen geldt dat aan bestaande formules niet gesleuteld mag worden. Wil een onderneming dat toch doen, dan moeten zij daar vooraf over in discussie treden met de aanbestedende dienst.’

Hadden de ziekenhuizen, met Epic als enige deelnemer aan het aanbestedingstraject, coulanter kunnen zijn tegenover ChipSoft? Volgens Van de Meent niet. ‘Met het oog op het gelijkheidsbeginsel is het niet aan de orde dat partijen een tweede kans krijgen. Slechts bij kennelijke omissies of hele kleine foutjes die direct hersteld kunnen worden, is de rechter nog wel eens toegeeflijk. Verder kan het zijn dat punten in de leidraad op verschillende manieren geïnterpreteerd worden. Ook dan kan er ruimte voor herstel zijn. Het zorgvuldigheidsbeginsel prevaleert in dat geval. Het is in dit geval erg duidelijk dat ChipSoft tekortgeschoten is. Zelfs als maar een van de drie onderdelen niet in orde was geweest, zouden zij uitgesloten kunnen worden.’

Concurrentie

Met Epic als enige overblijver, valt de concurrentie weg. Frank van den Bosch, woordvoerder van het AMC, stelde eerder al dat het niet direct betekent dat Epic gekozen is. ‘De procedure loopt gewoon door en we bekijken nog of Epic aan de voorwaarden voldoet.’ En daar heeft het ziekenhuis alle recht toe, volgens Van de Meent. ‘Ziekenhuizen mogen kiezen om de aanbesteding te staken als er geen concurrentie meer is, maar dat is geen verplichting.’

Voorkom fouten

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt, zegt Van de Meent tot slot. ‘Wij komen veel inschrijvingen tegen die fouten bevatten. De deadlines zijn vaak kort. In dit geval zat het dicht tegen de vakantietijd aan. Dat zorgt simpelweg voor meer fouten. Toch is het geen excuus voor verkeerd aanleveren van een inschrijving. Voor meedingende partijen is het belangrijk om navraag te doen bij onduidelijkheden. Zorg dat je scherp hebt wat er precies wordt gevraagd. En controleer driedubbel of alle vereiste documenten aanwezig zijn.’

4 reacties

  • ppep

    De hele regelgeving rondom openbare aanbestedingen is verworden tot werkverschaffing voor bureaucraten. En blijkbaar varen juristen er ook weer eens wel bij.

  • JanB

    Wat een ongelofelijk ge-OH (excusez le mot). Openbare aanbesteding (meestal flauwekul, maar ja het is verplicht) is van middel tot doel verworden en leidt ook nog eens tot dit soort verspilling van tijd en geld. Waar het eigenlijk om gaat, aanbieding en acceptatie van het beste systeem, is hier helemaal niet aan de orde. Juridische haarkloverij heeft weinig te maken met optimalisatie van het functioneren van organisaties.

  • Mark van Dorresteijn

    Zorgvisie schreef ook al eerder over de mega-implementatie in Utrecht en Leiden die (nagenoeg?) vlekkeloos verliep. Het vervelende voor ChipSoft is ook dat het hier puur om regelgeving gaat waar moeilijk van af te wijken is. Het was spannender geweest als Epic en ChipSoft in deze aanbesteding tegen elkaar konden strijden.

  • wetje

    Jammer, want samen met chipsoft is er een redelijk acceptabel dossier in utrecht en leiden. Er was en is wel heeel veel energie en tijd ingestoken door professionals op werkelijk alle gebieden.
    Een systeem wat helemaal passend is voor het bedrijf (academisch)ziekenhuis bestaat in nederland nog niet.

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden