Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

‘Papier kost zorg miljoenen’

Door papierstromen te digitaliseren, kunnen zorginstellingen miljoenen besparen. Een middelgroot ziekenhuis kan alleen al ruim een half miljoen besparen op het gebruik van de fax, stelt Wim de Koning van Fenestrae. De organisatie digitaliseert de papierstromen van onder andere het Rijnstate ziekenhuis, Radboudumc, Maastricht UMC+ en Isala.
‘Papier kost zorg miljoenen’
Foto: ANP Roos Koole

In een middelgroot ziekenhuis worden 200.000 faxen per jaar verstuurd. De Koning: 'Een gebruiker doet gemiddeld acht minuten over het printen, verzenden en archiveren van en fax. Dat staat gelijk aan vier euro per fax. Door te digitaliseren kan deze tijd verlaagd worden naar minder dan een minuut per opdracht. Dat is minimaal een half miljoen op arbeidskosten.' Veel van deze faxen worden gestuurd naar leveranciers voor inkooporders. Ziekenhuizen geven gemiddeld dertig procent van hun geld uit aan inkoop. Door orders en berichten te digitaliseren en te koppelen aan het ERP-systeem, wordt de financiële situatie inzichtelijk. Pas wanneer inefficiëntie zichtbaar wordt, is het mogelijk om te innoveren.

Uitwisseling tussen organisaties

Het grootste probleem ontstaat bij de uitwisseling van informatie tussen zorginstellingen. Zorgorganisaties en behandelaars sturen elkaar veel papier, waardoor kosten aan twee kanten ontstaan. We zien regelmatig dat ziekenhuizen en verzorgingshuis elkaar opzadelen met stapels papier per patiënt. En dat is vreemd, want de zorg is bijna de enige sector die werkt met wereldwijde standaarden voor uitwisseling van informatie, zoals de IHE-standaarden. Wanneer ziekenhuizen digitaal zouden werken, digitaliseren zij direct al het inkomende papier zodat de informatie altijd en overal benaderd kunnen worden. Dat werkt een stuk makkelijk dan allerlei stapels papier waar de zorg nu nog vaak mee werkt. Veel ziekenhuizen zoeken momenteel een nieuw elektronisch patiëntendossier of ziekenhuisinformatiesysteem maar het gaat verder dan dat. Ziekenhuizen hebben vaak geen idee hoeveel papier er rondgestuurd wordt binnen de organisatie.

Digitalisering van papier

Gescand papier en faxen worden via Fenestrae Udocx omgezet naar klinische documenten op basis van PDF/A eh HL7 CDA. Na de scan is de tekst in het document herkend en wordt meta-informatie toegekend aan het document. Doordat deze formulieren voldoen aan alle standaarden, kunnen ze niet alleen makkelijk opgenomen worden in medische systemen zoals epd/ZIS, PACS of VNA, maar ook in backoffice systemen zoals SAP en SharePoint. Zo ontstaat ook de mogelijk om de documenten te doorzoeken. Handig om documenten terug te vinden, maar ook voor 'big data analytics'  met bijvoorbeeld Hadoop. Gedigitaliseerde papierstromen zijn standaard bij banken en defensie, dus ook voor de zorg is de oplossing veilig genoeg. Bovendien wordt het gebruik gemonitord en gelogd waardoor oneigenlijk gebruik voorkomen worden.

Zorg & ICT beurs

Fenestrae is aanwezig op de Zorg & ICT Beurs te Utrecht. Hal 1, stand nr. F089.

Eén reactie

  • Seb

    Lang leve de papierwinkel. Als die efficiënter kan, kunnen we misschien nog meer formulieren en controle bedenken. Want het is toch zielig om die ijverige 'papershufflers' te moeten ontslaan?

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden