Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

‘Epic vereist totaal andere werkwijze’

Met Epic start een nieuwe periode in het Radboudumc. Tientallen losse systemen worden vervangen door het totaalpakket Epic. Ronald Petru, CMIO bij het Radboudumc, legt uit dat de nieuwe werkwijze een enorme omslag is voor de zorgprofessionals.
‘Epic vereist totaal andere werkwijze’
Foto: radboudumc

Vlekkeloos start de nieuwe periode niet. Het ziekenhuis komt begin dit jaar slecht in het nieuws vanwege een enquête onder gebruikers over Epic. Ze geven het systeem een 4,5 als rapportcijfer. Korte tijd later volgt een uitzending van het radioprogramma Argos waar enkele artsen en patiënten anoniem vertellen over de problemen met het nieuwe systeem.

Enquête

De kritiek die geuit wordt door gebruikers in de enquête, neemt het ziekenhuis zeer serieus. Petru legt uit dat Epic standaard drie maanden na de livegang de gebruikers ondervraagt over hun bevindingen. 'We hadden het rapportcijfer enigszins verwacht. Het was een enorme reorganisatie en kwaliteitsslag. Natuurlijk zijn we niet tevreden met het cijfer, want we willen naar een dikke voldoende. Daar werken we hard aan. Sinds de enquête is er al veel verbeterd. We voeren dagelijks verbeteringen door aan het systeem. Gebruikers worden bovendien geholpen als zij problemen ervaren. In juli komen we met een grote update van het systeem. Rond de zomer kijken we opnieuw naar de ervaringen van gebruikers.'

Informatie juist invoeren

Petru is zelf kinderarts en intensivist en heeft de rol van Chief Medical Information Officer (CMIO) op zich genomen. 'Mijn taak is om een brug te slaan tussen de gebruikers en het systeem. Op dit moment bestaat een afstand tussen deze twee werelden. De systemen waar artsen vroeger mee werkten waren op maat voor hen gemaakt en de patiëntinformatie werd genoteerd in vrije velden. Al deze losse systemen zijn vervangen door Epic. Daarin moet informatie gecategoriseerd worden opgenomen. Voor bijvoorbeeld diagnose, medicatie en allergie zijn aparte velden benoemd. Het voordeel is dat we gebruik kunnen maken van beslisondersteuning of data kunnen filteren en gebruiken voor onderzoek. De oude systemen waren eigenlijk een digitale variant van papier, terwijl we nu echt gebruik maken van de kracht van automatisering.'

Het lastige is dat artsen niet altijd direct voordeel zien van het extra werk dat zij investeren in het systeem. Zeker als alleen andere vakgebieden voordeel hebben bij de informatie. 'Bedenk dat artsen soms tien tot vijftien minuten per patiënt hebben en dan ook nog worstelen met het systeem. Dat valt niet in goede aarde. We hebben artsen gevraagd om in ieder geval medicatie, allergieën en diagnose in te vullen in de speciale velden. De rest mag in vrije tekst die door alle artsen te zien is. Hoe goed zij velden invullen, wordt gemonitord door het systeem. Afdelingen of individuen die moeite hebben met de nieuwe werkwijze, helpen we om daar regelmaat in te krijgen.'

Epd / LSP

Medische gegevens vanr patiënten worden verzameld in het elektronisch patiëntendossier/cliëntendossier. De uitwisseling daarvan vindt plaats via het Landelijk Schakelpunt (LSP). In het dossier epd/LSP verzamelt Zorgvisie best practices en artikelen over dit onderwerp.
Bekijk het dossier

Handig met computer

Ook is niet elke arts is even handig met een computer, weet Petru. Zij hebben een professioneel scholingsprogramma gevolgd inclusief diploma waarmee zij kunnen aantonen dat zij de basisvaardigheden hebben. Toch is theorie en praktijk niet altijd hetzelfde. 'We hebben alles grondig getest en de werking van het systeem bleek in orde. De mate van automatisering is vervolgens beloond door de HIMMS met een Stage 6 award. Het 'closed loop medication administration process' werd daarbij genoemd als uitstekend. Wij zijn het eerste ziekenhuis in Europa dat meer dan 90 procent van de medicatie dekt door barcodescanning. Desondanks lukt het gebruikers niet altijd om het gewenste resultaat op het scherm te krijgen of velden op de juiste manier in te vullen. Daar werken we zoals gezegd hard aan.'

Angstcultuur

In het radioprogramma worden artsen anoniem opgevoerd omdat er sprake zou zijn van een angstcultuur in het Radboudumc, maar ik ervaar dat helemaal niet zo. 'De problemen met het systeem zien we, maar de angstcultuur herken ik niet. Sinds de zoektocht naar een nieuw systeem is gestart, zijn alle medewerkers uitgenodigd om mee te denken en hun mening te geven. Nadat Epic werd gekozen, zijn medewerkers uit alle lagen opnieuw uitgenodigd. Ik weet dat de ervaringssessies niet altijd even prettig waren voor de programmadirectie. Tijdens de gehele periode stond openheid centraal. We nemen dit signaal wel serieus, want we streven juist een open cultuur na.'

Kunde en kunst

Tot slot benadrukt Petru het voordeel van automatisering en het verschil tussen geneeskunde en geneeskunst. De kunde gaat over harde feiten. Deze tak is relatief makkelijk te automatiseren. Bij de kunst draait het om de creativiteit van artsen. Zij ontwikkelen een gevoel op basis van informatie over en communicatie met de patiënt. Deze tak is amper te automatiseren. 'Wat ik wil proberen is om het beste uit de mens en systemen te halen en dat samen te brengen. De arts is goed in begeleiding, communicatie en lichamelijk onderzoek. De computer kan op basis van algoritmes ontzettend snel berekeningen uitvoeren. Uiteindelijk kan de computer zelfs voorspellingen doen en vertellen welke patiënten extra risico lopen. Om op dat niveau te komen is het belangrijk dat alle gegevens in het systeem kloppen en daarvoor is het belangrijk dat we zoveel mogelijk afscheid nemen van vrije tekst en de specifieke velden invullen.'

7 reacties

  • nschram

    Natuurlijk moet je anders werken met een integraal EPD, of dat nu van EPIC, Chipsoft of welke leverancier dan ook is. Maar ligt dat volledig aan het systeem? Of zijn we teveel vastgeroest in onze jarenlange bekende werkprocessen waar iedereen het op zijn eigen manier heeft ingevuld? Oude systemen geven daar namelijk alle ruimte voor. Een echt EPD zorgt voor standaardisering met alle voordelen daarvan. En als het een flexibel genoeg systeem is kan het de kwaliteit van zorgprocessen verhogen door interacties te maken en combinaties van gestandaardiseerde gegevens te verwerken. Logisch dus dat je met een modern EPD anders moet gaan werken; want we willen tegenwoordig toch verbeterde kwaliteit van zorg?!

  • Harry van den Broek

    Het lijkt erop dat het systeem van EPIC de manier van werken opdringt, terwijl een arts juist ook flexibel wil kunnen zijn. Dat wekt weerstand op. Workflow binnen een ziekenhuis is niet gemakkelijk te automatiseren, je moet stappen over kunnen slaan, stappen terug kunnen zetten, taken on the fly kunnen toewijzen. Ik vraag me af of het systeem van Hajo Reijers (een paar maanden geleden hier te lezen), niet voor veel minder een veel beter systeem had kunnen opleveren.

  • HuibHezemans.nl

    Casus 2014: mantelzorger (zelfstandig ondernemer) wacht met patiënt 2 uur op een uitlopend poli-spreekuur cardiologie. Aan de beurt zijnde zegt de cardioloog tegen zijn beeldscherm: 'oh, ik zie dat de 24h RR meter <week eerder> geen goede meting heeft verricht. U mag een nieuwe afspraak maken'. Einde consult. #Fail AtriumMC.
    Waar mag de rekening heen? Een ouderwets EPD kan signaleren bij afwezigheid van data. Maar zolang dit (gedrag, cultuur) bestaat in het professionele netwerk zou iedere med. spec. / maatschap / vakgroep / beroepsvereniging / orde zich diep moeten schamen en deemoedig meewerken aan het opvoeden van de beroepsgroep.

  • Sleepmaker

    Raar als ze daar nu pas achter komen dat een nieuw totaalEPD een andere werkwijze vereist dan de huidige systemen. Ik mag toch vrijelijk aannemen dat daar in de voorbereidende fases uitgebreid over is nagedacht en gecommuniceerd met de medici en verpleegkundigen?

  • WilliamGoossen

    Het zijn natuurlijk de voorspelbare issues die naar voren komen bij dit soort ouderwetse EPD systemen. Epic is in de vorige eeuw ontworpen, ontwikkeld en in de VS ingevoerd. Het is dan zo'n 20 jaar later naar Nederlands gebruik omgezet.
    Gelukkig is veel van de functionaliteit ook anno 2014 nog bruikbaar. Maar de benadering van het Epic EPD gaat niet uit van patiënt en zorgverlener interactie / communicatie / documentatie, data sharen, maar van ziekenhuisprocessen. Overigens een probleem dat de meeste huidige EPD's kennen. En als je voor EPDs kiest die eerst zorgen voor de afhandeling van DBC's en rekeningen, dan de logistiek en planning en het EPD als sluitpost er op zetten, kom je gewoon ontwerpissues tegen die het voor arts, verpleegkundige en patiënten lastiger maken dan met een moderner design mogelijk is. Maar ja, wie durft dat moderne systeem aan? Ziekenhuizen zijn qua ICT natuurlijk de meest conservatieve organisaties vanwege de privacy angst. Ook daar is met moderne systemen die privacy als fundament kiezen veel aan te doen.
    Tegelijk kunnen we constateren dat voor het Radboud Epic natuurlijk een koopje is vergeleken met vroegere pogingen om tot goede ziekenhuisautomatisering te komen. En ook werkt er bekwame ICT ondersteuning zodat het ondanks dat het geen perfect systeem is het wel goed zal komen. Oefening van doorzetting en geduld dus.

  • P.J. Visee

    Grappig, het is oude wijn uit nieuwe zakken. We maken een nieuw systeem. Niet om te vernieuwen, maar om het oude systeem te handhaven. We gebruiken automatisering niet om de communicatie te verbeteren, maar om het niet-lezen en niet-communiceren te cultiveren.
    Automatisering kan ervoor zorgen, dat mensen moeten communiceren, omdat anders bepaalde handelingen niet geregistreerd en daarmee vergoed worden. Waarom lees ik daar niets over? Hoe zit het met de (normale??) gang van zaken, dat de verpleegkundige maar snel wat invult, omdat de arts het niet doet, of niet gedaan heeft? Waar, en dat is de belangrijkste vraag, is de klant in dit geheel gebleven? Immers, het is zijn/haar dossier, hoe is de communicatie tussen klant en ziekenhuis, dus tussen klant en behandelaars??
    Kortom, meer vragen dan antwoorden. De 4,5 is nog aan de hoge kant.
    Peter Jan Visee

  • DutchBW

    Het bevreemdt mij toch wel. Vooral als de titel klopt dat deze toepassing 'een totaal andere werkwijze' vereist.

    We houden bij voortduring pleidooien voor gebruikersvriendelijkheid (usability) van ICT, zoals bij de inzet van eHealth. Systemen zijn er om mensen (patienten, maar ook medewerkers) te helpen en ondersteunen. En niet andersom.

    Hoe zit dit?

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden