Erg ver met de implementatie van een EPD zijn de ziekenhuizen in Nederland nog niet. Maar zeven of acht ziekenhuizen hebben een EPD ingevoerd dat door iedereen in het ziekenhuis wordt gebruikt. De rest van de 108 ziekenhuizen heeft wel een of ander EPD, maar altijd zijn er wel een paar maatschappen of vakgroepen die niet meedoen.

Kwart specialisten

Maar een kwart van de medisch specialisten werkt met een EPD, schat Gert-Jan Borghuis, partner van werving- en selectiebureau Klaus Schmitt & partners. Onder de vlag van adviesbureau Borghesi adviseert hij ziekenhuizen over aanschaf en invoering. Onder meer de academische ziekenhuizen in Utrecht en Leiden behoren tot zijn klanten.

Huisartsen zijn al veel verder. Maar liefst 98 procent werkt met een EPD. Het verschil is te verklaren uit de financiële en inhoudelijke ondersteuning in de jaren negentig van het ministerie van VWS, de Landelijke Huisartsenvereniging en het Nederlandse Huisartsengenootschap. Ziekenhuizen moeten alles zelf betalen.

Daar komt bij dat EPD’s voor medisch specialisten veel moeilijker te maken zijn voor softwarefabrikanten. Zorgprofessionals stellen hoge eisen. De informatie moet zeer snel beschikbaar zijn en op te roepen op verschillende plekken in het ziekenhuis.

Sturingsinformatie

Zo langzamerhand is de meerderheid van bestuurders, medisch specialisten en verpleegkundigen wel overtuigd van de voordelen van een EPD. Het werk in ziekenhuizen is steeds meer multidisciplinair. Als iedereen op elk moment op elke plek in het ziekenhuis kan beschikken over het patiëntendossier, leidt dit tot minder fouten bij medicatie, diagnose en operaties. Patiënten hoeven niet aan elke specialist opnieuw hetzelfde verhaal te vertellen.

Ook de efficiency neemt toe. Het aantal dubbele onderzoeken neemt af, omdat specialisten in het EPD zien dat bijvoorbeeld recent bloedonderzoek is gedaan. Verpleegkundigen hoeven bij hun overdracht niet alle informatie over te schrijven in hun eigen schrift. Voor het personeel is het plezierig werken in een omgeving waarin de professionele ondersteuning maximaal is. Niet onbelangrijk als de arbeidsmarkt krap is.

Geen wonder

“Bestuurders doen zichzelf tekort als ze geen gebruik maken van het EPD”, stelt Borghuis, “Een EPD levert belangrijke sturingsinformatie op. Je krijgt snel inzicht in onnodige fouten, wachttijden en patiëntenpopulatie.” Het is ook een manier om de binding met huisartsen te versterken, stelt Ann Ouvry, directeur adviesbureau D&A Medical Group. Ze begeleidt het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam, Maxima Medisch Centrum in Eindhoven en het Atrium Medisch Centrum in Heerlen. “Je kunt het EPD gebruiken als webportaal voor huisartsen om elektronisch door te verwijzen. Of je geeft patiënten de mogelijkheid om digitaal afspraken te maken.”

Het is dan ook geen wonder dat bijna alle ziekenhuizen zich oriënteren op de EPD-markt. “Nederland is wakker”, zegt Ouvry, maar met de aanschaf zijn ziekenhuizen nog aarzelend. Dat is geen wonder, want voor ziekenhuizen is een EPD-project enorm ingrijpend. Het duurt lang, zet de hele organisatie op zijn kop en is duur. Tussen oriënteren en aanschaf zit al gauw een paar jaar. Afhankelijk van de grootte van een ziekenhuis schat Borghuis de kosten voor aanschaf, installeren en implementeren op 10 tot 25 miljoen euro, gerekend over een periode van vijf tot zeven jaar. Geen wonder dat ziekenhuizen heel zorgvuldig te werk gaan. Een verkeerde keuze kan rampzalige gevolgen hebben.

Ambities en eisen

Ziekenhuizen moeten eerst in kaart brengen wat ze willen. Willen ze een EPD van de zogeheten vijfde generatie of volstaat de derde generatie (zie kader over de generaties van Gartner)? Willen ze patiënten mee laten doen aan hun eigen behandeling, zoals in de modernste varianten kan? Willen ze veelvoorkomende ziekten gestandaardiseerd behandelen en zorgpaden invoeren? Bij de specificatie van hun wensen en ambities moeten ziekenhuizen en medisch specialisten durven dromen, en tegelijkertijd niet uit het oog verliezen wat mogelijk is, stelt Borghuis.

Het is raadzaam gebruikers een centrale rol te geven bij het inventariseren van de wensen. Borghuis formeert meestal een projectgroep met artsen, managers, enkele verpleegkundigen, een lid raad van bestuur en IT-deskundigen. Op basis van de wensen stelt die een programma van eisen op over functionaliteiten. Borghuis adviseert dat te doen nadat enkele ‘ervarium-sessies’ zijn doorlopen. Dat zijn bijeenkomsten waar de leden van de projectgroep anoniem kunnen stemmen op stellingen.

Absorptievermogen

Enkele voorbeelden: ‘We gaan zorgpaden invoeren en iedereen doet verplicht mee.’ ‘Medicatie doen we voortaan altijd digitaal.’ ‘Behandelingen leggen we altijd gecodeerd vast in het EPD.’ Na het stemmen wordt over de uitslag gediscussieerd en daarna opnieuw gestemd. Borghuis: “Je moet alleen aan de slag gaan met de onderdelen waarvoor draagvlak is.”

Ook Ouvry benadrukt het belang van consensus. Ze adviseert de doelstellingen zo concreet mogelijk te formuleren en tijdens het project goed op het netvlies te houden. Verder wijst Ouvry op een realistische timing en een gedegen financiële dekking. Bestuurders doen er verstandig aan het absorptievermogen van hun ziekenhuis niet te optimistisch in te schatten. Medewerkers moeten dikwijls hun werkwijze aanpassen. Dat roept per definitie weerstand op, vooral bij specialisten met hun hoge werkdruk.

Porsche of brommer?

En dan komt een van de moeilijkste fasen. Welk EPD kies je? Navraag bij diverse it-deskundigen in ziekenhuizen leert dat er ongeveer zeven softwarepakketten zijn. De keuze hangt sterk af van je ambitieniveau, stelt Borghuis. “Als je nu fietst, stel jezelf de vraag: ‘Wil je een Porsche of volstaat een brommer?’ Je moet weten waarvoor en hoe je het EPD invoert. Werk je als koerier in een stad, dan is een brommer in de spits handiger. Werk je als koerier vooral op de Autobahn, dan is een Porsche sneller. Kijk wat het beste past. Pas als dat is gebeurd, kun je op een rijtje te zetten wie mag besluiten over de aanschaf en op basis waarvan. Per eis kun je een wegingsfactor bepalen.”

Daarnaast adviseert Borghuis rond te kijken bij andere ziekenhuizen en niet blind te varen op demonstraties van leveranciers. Want de keuze voor de leverancier is net zo belangrijk als de keuze voor het pakket. Je gaat een jarenlange relatie met elkaar aan. “De inpassing in je organisatie vergt veel ervaring en kunde van een leverancier”, zegt Ouvry.

De markt beweegt

Hoe ziet de markt voor leveranciers eruit? Van oudsher hebben iSoft, Chipsoft en McKesson samen meer dan negentig procent marktaandeel. De huidige systemen van iSoft en McKesson zijn echter al jaren niet vernieuwd en beide bedrijven lijken moeite te hebben de slag te maken naar moderne applicaties, leert een rondgang langs IT-deskundigen in diverse ziekenhuizen. Als ze niet oppassen zijn hun dagen geteld. iSoft heeft wel een nieuw pakket, Lorenzo, maar het duurt al heel lang voordat dit op de markt is. McKesson zou al jarenlang geen klant meer hebben binnengehaald.

Het Nederlandse bedrijf ChipSoft is in rap tempo bezig zijn marktaandeel te vergroten ten koste van iSoft en McKesson. Chipsoft geeft aan gelijkwaardig te zijn aan nieuwe buitenlandse spelers op de Nederlandse markt. Het Portugese Alert, Siemens met Soarian en SAP-ISHmed en het Amerikaanse Epic hebben moderne systemen die zich in het buitenland al hebben bewezen. Hun EPD’s hebben meer mogelijkheden, maar draaien nog maar weinig in Nederlandse ziekenhuizen. Geen wonder dat nogal wat ziekenhuizen even de kat uit de boom kijken. Kunnen ze de verwachtingen waarmaken?

Financiële prikkkels

Aan de keuze voor een buitenlandse leverancier zit wel een risico. Stel dat de kleine Nederlandse markt over enkele jaren commercieel toch niet zo interessant is en het bedrijf Nederland de rug toekeert. Dan zit je met een systeem dat niet meer gemoderniseerd kan worden. Nederland is een klein land voor leveranciers, maar specialisten hebben wel veel noten op hun zang. Ze willen maatwerk. De Nederlandse wet- en regelgeving eist ook al veel aanpassingen aan de standaardsystemen. Ouvry waarschuwt dat Nederland in dat opzicht niet te ver van internationale ontwikkelingen moet afraken. “Hoe realistisch is de Nederlandse eigenheid?”

Ook bij de implementatie kan nog van alles misgaan. Bijvoorbeeld omdat de uitgangspunten niet helder zijn of omdat de keuze niet breed wordt gedragen. “Helderheid, focus, een realistische timing en betrokkenheid van de werkvloer” is waar het op aankomt bij een succesvolle implementatie.

Borghuis adviseert contracten op te stellen, waarin is vastgelegd dat de implementatie een gedeelde verantwoordelijkheid is en niet alleen op het bordje van ziekenhuizen komt. “Je kunt ook denken aan financiële prikkels voor de leverancier om gebruikers te stimuleren om iedereen in het ziekenhuis met het EPD te laten werken.”

Auteur: Bart Kiers

Dit artikel verscheen eerder in ICTzorg Magazine van juli/augustus 2009.