Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Leekerweide bereidt ict voor op veranderingen

De gehandicaptenzorginstelling denkt na over hoe ze ook na 1 januari 2014 nog goede zorg kan verlenen. In dat jaar verschuift de zorg stapsgewijs van de AWBZ naar de Wmo. Steeds meer zorgactiviteiten gaan buiten de instelling plaatsvinden, bij de cliënten thuis. Leekerweide speelt hier op in door onder meer de automatisering via internet te organiseren.
Leekerweide bereidt ict voor op veranderingen
Foto: ANP - Roos Koole

Leekerweide biedt ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking. Ongeveer 900 cliënten wonen, werken of volgen dagbesteding of therapie en behandeling op twintig verschillende locaties. Er zijn ruim achthonderd medewerkers en rond vijfhonderd vrijwilligers werkzaam bij de West-Friese zorgorganisatie. De stichting, met het hoofdkantoor in Wognum, biedt verschillende vormen van ondersteuning aan cliënten, van 24-uurszorg tot zorg aan huis.

Transparantie is een van de onderdelen waarop Leekerweide zich wil onderscheiden. De organisatie wil transparant zijn naar de cliënten en hun verwanten, naar medewerkers, richting de zorgautoriteiten en andere stakeholders. Die instelling loont want het gaat Leekerweide financieel voor de wind. Ondanks het gure klimaat waarin zorginstellingen moeten opereren. 'Dat komt door onze bedrijfsvoering', stelt bestuursvoorzitter Paul Zegveld van Leekerweide. 'Die is no-nonsense.'

Trends

De ontwikkelingen gaan hard, vindt Paul Zegveld die al 16 jaar bestuurder is bij Leekerweide. Afgelopen jaren is er een flinke autonome groei geweest van 280 naar 900 cliënten. Puur te danken aan de goede dienstverlening, is zijn overtuiging. Cliënten komen via mond-tot-mondreclame. Zegveld ziet twee trends waar zijn zorginstelling op in moet spelen. 'Er is een kentering gaande in ons land, doordat het geld opraakt', zegt hij. 'De ambtenarij in Den Haag wil de langdurige zorg extramuraliseren. Dat houdt twee dingen in: minder verblijf en minder hoge indicaties. Alleen voor de echt zware gevallen is er straks nog de AWBZ. Ik vind het overigens goed dat de gemeente de zorg op zich moet nemen, want die weet het meeste van burgers.'

De tweede trend is dat cliënten en verwanten nieuwe eisen stellen aan de zorg. Het is makkelijker om contact te houden en dat willen ze ook. Dat kan via Skype, sociale media en andere kanalen. Leekerweide legt daarom een glasvezel- en WiFi-netwerk aan dat alle locaties verbindt. Daarbij is het bedrijfsnetwerk gescheiden van het cliëntennetwerk. 'Maar we willen dat ouders en cliënten via digitale ingangen van de organisatie inzage kunnen hebben in het elektronisch cliëntendossier.'

Hoe groot de behoefte daaraan nu al is, weet Zegveld niet maar er is ook een trend in opkomst dat cliënten en hun vertegenwoordigers hun eigen dossier willen beheren. Hiervoor moeten we nu faciliteiten inrichten. De behoefte hangt af van de leeftijd van de ouders. Er zijn een hoop cliënten van 40 tot 50 jaar met ouders die tussen de 70 en 80 zijn. Zij staan er heel anders in dan ouders met jonge kinderen. Van hen krijgen we steeds vaker klachten als verbindingen te traag zijn.'

Gerard Buter, hoofd I&A bij Leekerweide vult aan: 'Toen we een aantal jaar geleden "de Wentels" openden, appartementen voor begeleid wonen, kregen we van ouders het dringende verzoek om te mogen communiceren via Skype met hun kinderen. Ze wilden niet dat wij hun ‘ levensader’ zouden afsnijden, want thuis communiceren ze ook elke dag met hun dochter of zoon thuis. Dat was toen en sindsdien gaan de ontwikkelingen heel hard en daar spelen we op in. De vraag komt vanzelf.'

Al 25 jaar

Ict is daarom een belangrijk hulpmiddel voor de zorginstelling uit Wognum. Al 25 jaar maakt ze gebruik van software van UNIT4 ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Leekerweide loopt voorop met de automatiseringsontwikkelingen. Dat is altijd al zo geweest. 'Midden jaren negentig maakten we een overstap van het Novelplatform, toen de standaard in de zorg, naar Windows', vertelt Gerard Buter. 'Dat was een cultuurschok in die tijd.'

Met de komst van Windows is ook UNIT4 Cura geïmplementeerd voor de cliëntenregistratie. In de loop van de jaren kwamen daar steeds meer bedrijfsprocessen bij. Leekerweide zet het systeem nu in ter ondersteuning van zorggerelateerde administraties, financiële, personeels- en salarisadministratie en informatievoorziening. Gegevens uit UNIT4 Cura worden gebruikt voor rapportages richting budgethouders, management en zorgautoriteiten. “De essentie van automatisering is niet veranderd”, stelt Paul Zegveld. “Het ging vroeger en nu om de integratie van systemen en goede business-software. Systemen waar je makkelijk informatie uit kunt halen en je organisatie mee kunt sturen. Het is een goede zaak dat die integratie doorontwikkelt.”

Gerard Buter: 'Je ziet nu meer dan vroeger dat we niet passief software afnemen, maar juist de samenwerking zoeken met UNIT4 om de ict naar een hoger plan te tillen om voorbereid te zijn op de extramuralisering.'

Afhankelijkheden

Het samenstellen van het rooster wil Leekerweide efficiënter maken door medewerkers dit grotendeels zelf laten doen. Maar dat is niet makkelijk vanwege de vele facetten van zo’n rooster en de vele afhankelijkheden. Paul Zegveld: 'Medewerkers moeten de juiste uren draaien en we moeten kijken of het binnen de formatie past. Op basis van de gewerkte uren moeten ze hun salaris krijgen. Waar wij nu mee zitten: op welke informatie moeten welke managers sturen voor formatie en salarisbudget.' Gerard Buter vult aan: 'En je moet kijken naar competenties gekoppeld aan zorgzwaarte. Dat je niet een medewerker op niveau 4 laat afwassen.'

Leekerweide is op zoek hoe ze dit organisatorisch het best van de grond krijgt. Daarbij overlegt ze ook met andere zorginstellingen om inspiratie op te doen. Momenteel wordt het roosteren nog op de werkplekken afzonderlijk gedaan. 'We moeten wellicht anders naar onze organisatie kijken', stelt Zegveld. 'We zijn nu bezig in grote lijnen vast te stellen hoe we het roosteren willen optimaliseren. Daarna gaan we UNIT4 benaderen om met ons mee te denken voor een automatiseringsoplossing.'

Weboplossing

Leekerweide heeft de interne automatisering goed op orde. Iedere medewerker heeft toegang tot relevante informatie en kan rapporteren. Bevindingen worden centraal opgeslagen en zijn te benaderen door andere bij de cliënt betrokken zorgverleners. Toch heeft de zorginstelling recent besloten om over te gaan op UNIT4 Cura Web. De instelling zet integraal UNIT4 Cura Web ECD en HRM in voor cliënt, manager en employee selfservice.

Redenen hiervoor zijn de gebruiksvriendelijkheid en de beschikbaarheid op elk apparaat met internettoegang. Gerard Buter: 'Zo krijgen meer medewerkers toegang. Ze kunnen dan zelf bijvoorbeeld hun personeelsdossier inzien en zonodig wijzigingen invoeren. Deze stap is al een voorbereiding op de mogelijkheid het eigen rooster samen te stellen. Dat scheelt administratief werk. Een andere reden is dat de huidige UNIT4 Cura netwerkversie zo ver is doorontwikkeld dat een lappendeken van functies en tabbladen is ontstaan. Met een weboplossing zien medewerkers alleen de functionaliteit die ze nodig hebben.'

Deze maand, januari 2013, neemt Leekerweide de webversie van UNIT4 Cura in gebruik. Medewerkers loggen een keer in en krijgen toegang tot de voor hen relevante informatie en functies. Als ze op andere locaties gaan werken veranderen automatisch de rechten, zodat ze toegang krijgen tot andere informatie. Bij uitdiensttreding wordt de toegang automatisch geblokkeerd zonder dat een beheerder dit afzonderlijk in de diverse pakketten moet aangeven.

De ict is dan voorbereid voor verdere extramuralisering die per 1 januari 2014 in een stroomversnelling komt. In dat jaar verhuizen de indicaties ZZP 1 en 2 van de AWBZ naar de Wmo. In 2015 gaan ZZP 3 en 4 over. Ook de dagbesteding en tijdelijk verblijf verschuiven naar extramuraal. Paul Zegveld: 'We hebben dan ongeveer de helft van onze organisatie ge-extramuraliseerd als de plannen van het kabinet doorgaan. Prijs, kwaliteit en volume komen wel onder druk te staan, zeker in de gehandicaptenzorg. Het is een uitdaging maar het lukt ons goed. Door onze no-nonsens instelling en met de hulp van no-nonsens automatisering.'

Tom Modderkolk

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden