Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Nieuwe planningstool voorkomt budgetoverschrijding

Zorgorganisatie SWZ geeft roosteraars direct inzicht in de kosten. ‘Budgetoverschrijdingen zijn daardoor verleden tijd’, vertelt Yvonne den Exter, regiomanager SWZ.
Nieuwe planningstool voorkomt budgetoverschrijding

Stichting SWZ richt zich op mensen met een lichamelijke of meervoudige beperking en mensen met niet aangeboren hersenletsel. De organisatie werkte al met de planningssoftware van ORTEC, maar besloot om de module Budget & Control aan te schaffen nadat een van de regio's het budget fors had overschreden. De nieuwe module geeft planners real-time inzicht in de uren en bijhorende kosten.

Inzicht

Den Exter legt uit dat planners nu veel bewuster werken. 'In de oude situatie legden zij alleen de puzzel op basis van fte's en uren. Als zij nu personeel inplannen, zien zij direct welk effect dat heeft op de kosten.' De organisatie maakte al gebruik van basisroosters, afgestemd op de zorgvraag. Bij ziekte of afwezigheid van de werknemers werd vervolgens een andere  werknemer ingezet zodat de uren aan het bed altijd gevuld werden. 'Maar door een gebrek aan inzicht in de kosten, werden soms de verkeerde keuzes gemaakt met een budgetoverschrijding als gevolg.' Een tweede voordeel is dat uren per werknemer zijn uitgesplitst in cliëntgebonden tijd (zorg), organisatiegebonden tijd (bijvoorbeeld trainingen of vergaderingen) en medewerkergebonden tijd (zoals rooster vrije dagen, vakantie). 'Wat je daardoor ziet, is hoeveel personeel wordt ingezet per onderdeel. Voor cliënten moet er altijd genoeg personeel zijn, dus als we tekort komen, kunnen we bijvoorbeeld organisatiegebonden tijd schrappen.'

Bewustzijn

Cijfers over personeelskosten over januari zijn doorgaans pas in maart beschikbaar, legt Johan Augustijn, accountmanager van ORTEC uit. 'Dan is het rooster tot en met mei inmiddels ook al klaar. Correctie wordt moeilijk en je loopt gelijk achter de feiten aan. We zien ook vaak dat planners denken dat ziekte van een medewerker gewoon vergoed wordt. Zij plannen een extra kracht in voor acht uur en zorgen daarmee voor 250 euro extra kosten. Zo wordt een budget al snel overschreden.' Bij andere organisaties die plannen op basis van real-time informatie, merkt Augustijn dat zij veel meer plezier hebben in hun werk. 'Roosteraars kiezen er zelf ook niet voor om het budget te overschrijden. Een tekort aan informatie kan daar dan toch voor zorgen. Het roosteren wordt weliswaar uitdagender, maar geeft meer voldoening.'

Transitie

Met de transitie op komst, kan een zorgorganisatie niet meer zonder real-time inzicht in de uren, meent Den Exter. 'Gemeenten leggen kortingen op en daar moet je het als zorgorganisatie mee doen. We zullen dus wel efficiënter moeten werken. Zo'n instrument heb je dus wel nodig om financieel gezond te blijven.'

Arbeidsmarkt

De arbeidsmarkt is volop in beweging. Door overheidsbezuinigingen zijn zorgorganisaties geneigd te hun HR-beleid anders vorm te geven. In dit dossier verzamelt Zorgvisie nieuws, achtergronden en opinie over arbeidsmarktgerelateerde zaken in de zorg.
Bekijk het dossier


2 reacties

  • bezorgde

    Nu betekent het niet-vervangen-bij-ziekte, direct een kwaliteitsvermindering van de zorg. Het economisch denken geeft een dusdanig krappe planning aan het bed, dat iedereen al maximaal hard moet lopen.
    De rek is er uit.

  • k.r.boesjes

    'We zien ook vaak dat planners denken dat ziekte van een medewerker gewoon vergoed wordt. Zij plannen een extra kracht in voor acht uur en zorgen daarmee voor 250 euro extra kosten. Zo wordt een budget al snel overschreden.'

    Lijkt mij dat je dan niet als roosteraar de fout ingaat, maar dat de budgethouder een fout gemaakt heeft. Ziekteverzuim is als geld in je begroting mee te nemen, wanneer je dit vervolgens niet als vaste formatie voor een werkeenheid wegzet, heb je budget om bij ziekte een personeelslid te vervangen. dit geeft dan geen overschrijding op je budget.

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden