Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Overhead langdurige zorg daalt 8 procent

De overhead van zorgorganisaties in de langdurige zorg is sinds 2010 met 8 procent gedaald. Dat blijkt uit het jaarlijkse onderzoek van Berenschot naar de overhead binnen de langdurige zorg.
Administratie_Fotolia_82838733_Subscription_450.jpg
Met gebruiksvriendelijke ict gaat meer overhead naar primaire proces.

Het aantal medewerkers binnen de verpleging, verzorging en thuiszorg (vvt) in een overheadfunctie bedroeg in 2015 13,1 procent. Het gaat om banen waarbij mensen zich bezighouden met aansturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire zorgproces, zoals het management en afdelingen als p&o, financiën en ICT. Voor de gehandicaptenzorg en geestelijke gezondheidszorg (ggz) was de overhead respectievelijk 13,5 en 20,8 procent.

Decentralisatie: inhuur tijdelijk personeel
De verwachting van veel zorgaanbieders was dat de overhead in 2015 zou stijgen door de decentralisatie van de zorg naar gemeenten. Zorgorganisaties gaven diverse malen het signaal af dat de overheveling van zorgtaken naar gemeenten leidt tot een explosie van administratieve lasten. De overhead is echter niet toegenomen. Het aandeel medewerkers in overheadfuncties in 2015 is vergelijkbaar met 2014. Toen was de overhead voor de vvt 13,4 procent, voor de gehandicaptenzorg 13,6 procent en voor de ggz 20,6 procent. Marvin Hanekamp, binnen Berenschot verantwoordelijk voor het onderzoek, geeft aan dat navraag bij de zestig organisaties waarbij het onderzoek is uitgevoerd, leert dat er wel degelijk sprake is van een toename in administratieve lasten. ‘Vanwege dreigende bezuinigingen is echter geprobeerd om dit op te vangen binnen het bestaande personeelsbestand. Dit heeft echter wel geleid tot hogere werkdruk bij met name de financiële en administratieve functies. Opvallend is ook dat er in 2015 52 procent extra tijdelijk personeel is ingehuurd in vergelijking met 2014.’

Aandeel overheadformatie daalt
De trend over langere termijn laat duidelijk een dalende lijn zien. Sinds 2010 is het aandeel medewerkers in overheadfuncties in de langdurige zorg gemiddeld met 8 procent gedaald. Berenschot neemt 2010 als peiljaar omdat in de jaren daarna de hervorming van de langdurige zorg haar schaduw vooruit wierp. Zorgorganisaties anticipeerden op de bezuinigingen door het mes te zetten in het personeel. ‘Dit is vooral terug te zien in minder p&o, minder secretariaten en in minder zorgmanagement’, aldus Hanekamp.

Overhead verschuift naar primaire proces
De afname van de overhead gaat hand in hand met het oprukken van slimme en gebruiksvriendelijke ICT-toepassingen, waarmee mensen in het primaire zorgproces taken overnemen die voorheen uitsluitend door mensen in de overhead werden uitgevoerd. Denk aan personeelsadministratie en -roostering. Volgens Hanekamp werken steeds meer organisaties volgens het concept van zelfverantwoordelijke teams. Maar recent onderzoek van Berenschot onder 2.500 medewerkers in de directe zorg liet zien dat dit wel zijn grenzen kent: medewerkers in het primaire proces besteden gemiddeld 25 procent van hun tijd aan administratie. Dat komt neer op zo’n 100.000 arbeidsplaatsen en jaarlijks 5 miljard euro aan personeelskosten. Negen op de tien zorgmedewerkers ervaart administratieve taken bovendien als belastend en vindt 15 procent acceptabel.

Overhead vvt en gehandicaptenzorg is relatief laag
Opvallend is dat de vvt en de gehandicaptenzorg qua omvang en samenstelling van de overhead steeds meer op elkaar zijn gaan lijken. De ggz heeft meer overhead dan de vvt en de gehandicaptenzorg. De ggz heeft vooral meer secretariaten, wat volgens Berenschot samenhangt met het hogere verloop van de cliënten. Ook de aard van de zorg leidt tot extra administratie. In vergelijking met de meeste sectoren buiten de zorg, zoals ministeries, gemeenten en zakelijke dienstverlening, valt op dat met name de vvt en de gehandicaptenzorg aanzienlijk minder overhead hebben.

Overhead blijft dalen
Berenschot verwacht dat de dalende trend zich de komende jaren zal voortzetten. Hanekamp: ‘De aard en omvang van de overhead verandert vooral als gevolg van toenemende automatisering. In 2024 werkt nog zo’n 6 tot 8 procent van de medewerkers binnen de vvt en de gehandicaptenzorg in overheadfuncties en binnen de ggz is dit ongeveer 13 procent. Deze percentages zien we nu al bij de best practices in onze benchmark, zoals JP van den Bent Stichting en TriviumMeulenbeltZorg.’

Best practice
De best practice organisaties, die een lage overhead koppelen aan goede bedrijfsresultaten, hebben volgens Hanekamp enkele gemeenschappelijke kenmerken. ‘Ze hebben een bestuurder of directeur bedrijfsvoering met een uitzonderlijk sterke drive om processen zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. Die kent de organisatie door en door en heeft een uitgesproken visie op wat toegevoegde waarde is. De hele organisatie kent en deelt deze visie. Er worden medewerkers geselecteerd die hierbij passen.’

Simpele overhead
Verder hebben de beste organisaties hun overhead ogenschijnlijk eenvoudig georganiseerd. Voor iedereen is helder 'wie waarvan is'. Het grootste deel van de beperkte overhead is centraal gepositioneerd. De omvang van de overhead wordt centraal genormeerd en gemonitord, waarbij sprake is van goede afstemming tussen de 'aanbieders' en 'interne klanten' van de overhead over aard, omvang en kwaliteit van de dienstverlening. Verantwoordelijkheden zijn, onder het mom van 'high trust, high penalty', vaak laag in de organisatie belegd. Ten slotte is er sprake van slimme, integrale automatisering van administratieve processen, zoals de personeels- en salarisadministratie, de cliëntadministratie, de zorgadministratie en de factuurafhandeling. Deze processen in zowel het primaire proces als de overhead lopen steeds meer in elkaar over.

 

4 reacties

  • Hans ter Brake

    @Marvin
    74% moet denk ik dichter Nasr 100%; maar tijdsbesteding moet omlaag. Wij ervaren tot 45min per zorgverlener per dag door inzet van mobiele apparaten met dedicated App die ook offline kan werken.
    Verder krijgen wij bij ECD selectie geen vragen omtrent administratieve belasting. Merkwaardig dus?! Wel bij optimalisatietrajecten bij zorgorganisaties die meer dan 3 jaar klant zijn. Bij beide ligt wellicht kans voor Berenschot om zich te onderscheiden.

  • MarvinHanekamp

    @ Albart Otte. De overheadkosten zijn in diezelfde periode gedaald met 4%. Hierin zijn zowel de salarislasten van het overheadpersoneel, materiële overheadkosten, als de kosten voor inhuur en uitbesteding meegenomen. Wij zien inderdaad ook dat ICT steeds vaker wordt geoutsourced of dat zorgorganisaties dit organiseren binnen een samenwerkingsverband / shared service constructie.

    @ Hans ter Brake. In de enquête naar administratieve belasting onder 2.200 medewerkers uit de directe zorg hebben we ondermeer gevraagd naar de administratieve take waaraan men de meeste tijd besteedt. Het aanmaken / bijhouden van het ECD staat dan met stip bovenaan. Van de respondenten noemt 74% dit als 'administratieve' taak waaraan de meeste tijd wordt besteed. Onze ervaring is dat het type ECD en de wijze waarop dit is geimplementeerd van grote invloed is op de tijdsbesteding door zorgmedewerkers, maar ook op de ervaren belasting. Zie ook: http://nieuws.berenschot.nl/download/179073/infographicadministratievebelasting.pdf

  • Albart Otte

    Ik ben benieuwd of naast de daling van overheadfuncties ook de overheadkosten zijn gedaald, want bijvoorbeeld ICT wordt steeds vaker geoutsourced door zorgorganisaties.

  • Hans ter Brake

    Ben benieuwd of er relatie is met geïmplementeerd ECD en de kwaliteit van die implementatie.

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden