Voor een aantal zorginstellingen is de periode dat keuzes werden gemaakt aan de hand van een wensenlijstje van de IT-afdeling en een marktonderzoek van beschikbare softwarepakketten al geruime tijd voorbij. Academische ziekenhuizen vallen van oudsher onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Zij moeten voor alle aanbestedingen met betrekking tot leveringen en diensten (ook de inkoop van ICT-diensten, software en hardware) die boven de drempelwaarde van € 200.000 liggen een Europese aanbestedingsprocedure volgen.
Aanbestedingsrecht
Maar ook andere zorginstellingen zijn gebonden aan de beginselen van het aanbestedingsrecht (zoals het beginsel van gelijke behandeling en transparantie) indien zij – verplicht of onverplicht – kiezen voor een aanbesteding. Van een aanbesteding is al sprake indien meerdere ondernemingen in de gelegenheid worden gesteld een offerte in te dienen voor het verkrijgen van een opdracht.
Inkoop is er daardoor niet eenvoudiger op geworden en zorginstellingen zullen vaak op dit terrein deskundigheid moeten inkopen. Fouten in het aanbestedingstraject leiden er nogal eens toe (ook in de zorg) dat de aanbesteding deels of geheel over moet. Aanbieders aan wie de opdracht niet is gegund, staan klaar om met juridisch geschut in kort geding de aanbestedingsprocedure onderuit te halen. Alleen al in 2011 werden meer dan 100 van dergelijke procedures gevoerd.
Onderhandelingen
Primair is het van belang de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen. Daarbij is een van de bepalende elementen of de aanbestedende instelling ruimte wil behouden om met individuele aanbieders te onderhandelen. Bij een openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedure (welke procedures vooraf worden gegaan door een openbare bekendmaking) is er geen ruimte voor onderhandelingen. De IT-leveranciers moeten een offerte indienen op basis van de aanbestedingsdocumenten, die veelal bestaan uit een beschrijving van het gewenste IT-systeem, de gewenste diensten en een concept IT-overeenkomst. Vanwege het beginsel van gelijke behandeling en transparantie mogen de IT-leveranciers in hun offerte niet van die aanbestedingsdocumenten afwijken; doen zij dat wel dan is hun offerte ongeldig.
Behoeften en mogelijkheden
Bij een onderhandelingsprocedure of de concurrentiegerichte dialoog zijn er echter wel mogelijkheden om te onderhandelen over de overeenkomst teneinde deze aan te passen aan de behoeften en mogelijkheden van de zorginstelling en de IT-leverancier. Die zijn er ook voor de zorginstelling die onverplicht aanbesteedt, tenzij wordt gekozen voor de genoemde openbare of niet-openbare aanbesteding.
IT-overeenkomst
In alle gevallen is het essentieel dat de zorginstelling in een vroeg stadium een IT-overeenkomst opstelt. Die moet de risico’s voor de zorginstelling voldoende afschermen, maar ook aanvaardbaar zijn voor IT-leveranciers. Door eenzijdige contractsvoorwaarden kan het aantal inschrijvers immers onnodig worden beperkt. Daarmee zou het doel van de aanbesteding – een ruime keuze van geschikte IT-leveranciers – worden doorkruist.
Met dank aan mijn kantoorgenote Greetje Fimerius
Wolter Wefers Bettink, advocaat bij Houthoff Buruma
