Masterclass Capaciteitsplanning in de zorg

De juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek

Zorg wordt geleverd door mensen. Een tevreden of ontevreden patiënt oordeelt vooral op basis van de inzet en het handelen van zorgverleners. Een zorginstelling bestaat, voor alles, uit medewerkers en niet uit apparatuur, stenen of (gratis) parkeerplaatsen.

Belang van medewerker leidt tot toenemende aandacht voor het personeelsbeleid.

Naar verhouding is er minder aandacht voor de planning van de inzet van medewerkers. Dat roept verbazing op. Een niet passende bezetting heeft aanzienlijke consequenties: via de niet gemotiveerde, onder- of overbelaste medewerkers kan het leiden tot mindere kwaliteit van zorg. Ook is het een directe aanslag op de doelmatigheid van de onderneming.

Tijdens deze masterclass behandelen we onder andere de volgende onderwerpen:

  • Kosten van personeel
  • Visie en strategie op personeelsplanning
  • Grip hebben en houden op personele inzet
  • Kenmerken van effectief leiderschap
  • Inzicht in de benodigde verpleegkundige capaciteit in relatie tot de bedbezetting
  • Streven naar kostenreductie
  • De cruciale rol van de leidinggevende bij ziekte en verzuim

Leer tijdens deze tweedaagse Masterclass van topmanagers in de praktijk beproefde modellen en praktijkcasussen. Schrijf u nu in en ontvang het boek ‘Capaciteitsplanning in de Zorg’.

Woensdag 30 mei 2018

09.00 uur Registratie en inloop
     
09.30 uur Capaciteitsplanning in perspectief
Noeste Arbeid overwint. Noest staat voor ijverig, vlijtig, aanhoudend en zorgvuldig. Allemaal kwalificaties die van toepassing zijn op strategisch workforce management. Bart Berden trapt deze masterclass af met een bijdrage vanuit deze opgave.
Bart Berden, RvB ETZ/hoogleraar Organisational Development Universiteit Tilburg
11.00 uur Ochtendpauze
     
11.15 uur De visie van personeelsplanning
De inzet van uw menselijk kapitaal is concurrentievoordeel voor uw organisatie. Dat voordeel bereikt u alleen als u een visie op personeelsinzet ontwikkelt. Anders blijft WFM hangen in operationeel roosteren. Arjen Boersma en Margriet Kolkman werkten bijna 6 jaren samen en hielpen klanten met vraagstukken over personele inzet. Hun ervaringen schrijven zij op en zijn opgenomen in het boek ‘Capaciteitsplanning in de Zorg’.De kern van dit onderdeel is dat alle onderdelen van een visie op personeelsplanning met elkaar samenhangen, en op elkaar afgestemd dienen te zijn. Het is van belang dat er een duidelijke keuze gemaakt wordt waar in de organisatie ieder onderdeel van personeelsplanning is belegd. Een goede personeelsplanning is in balans als het de belangen van de patiënt, de medewerker en de organisatie gaat. Die balans wordt bewaakt door in de fase van forecast te anticiperen op voorspelbare uitval van personeel. Dit anticiperen gebeurt onder andere door de juiste mix van vast & flexibel in de formatie aan te brengen. Die mix komt dan voort uit het capaciteitsplan, die de voorspelde gaten in het rooster dicht door de inzet van de juiste flexibileitsmiddelen. Het belangrijkste instrument om dat te doen is door bij het plannen gebruik te maken van bezettingseisen die een zuivere afgeleide zijn van de zorgvraag.
Margriet Kolkman, Business Consultant en Klantmanager PlanMen en Arjen Boersma, Adviseur zorg Twynstra Gudde en voormalig adviseur van PlanMen
12.45 uur Lunchpauze
     
13.45 uur De verpleegindex als sturingsmiddel voor verpleegkundige capaciteit
Ziekenhuizen hebben in toenemende mate te maken met de noodzaak om capaciteiten efficiënt in te zetten. Een belangrijke capaciteit voor een verpleegafdeling is het aantal bedden. De bedcapaciteit kan echter niet los worden gezien van de verpleegkundige capaciteit. In veel ziekenhuizen is die capaciteit voor de verschillende verpleegafdelingen historisch gegroeid en vindt slechts beperkt heroverweging plaats van de benodigde capaciteit. We gaan aan de slag met een relatief eenvoudig instrument om inzicht te krijgen in de benodigde verpleegkundige capaciteit in relatie tot de bedbezetting. Hiervoor is in Excel een rekenmodel ontwikkeld waarmee ‘what-if’ analyses op verschillende sturingsniveaus kunnen worden uitgevoerd.
Sylvia Elkhuizen, Universitair Docent in Health Service Operations Management Instituut Beleid en Management Gezondheidszorg en Jaap Jongejan, Algemeen directeur Stichting SBI / SBI Formaat / Zonheuvel
15.15 uur Middagpauze
15.30 uur Berekend opleiden
Het vinden van goede aansluiting tussen enerzijds opleiden en het afleveren van afgestudeerden en anderzijds het invullen van vacatureruimte is een lastig proces. Dit komt doordat het opleiden van beroepskrachten vaak meer dan vier jaar in beslag neemt en in die tijdsperiode kunnen omstandigheden volledig veranderen. Met deze presentatie laten we zien hoe de aansluiting beter kan plaatsvinden door een systeem waarin systematisch de opleiding, de situatie in het ziekenhuis en de arbeidsmarkt worden gevolgd. Resultaat: een samenhangend beleid met als doel: goed, genoeg en goedkoop opleiden. Daarnaast presenteren we de (financiële) data op basis waarvan het Radboudumc besloot af te stappen van de duale leerweg en zich, ten aanzien van de verpleegkundige opleiding, volledig te richten op dagstudenten. De duale opleiding bleek voor het ziekenhuis erg kostbaar te zijn!
Leo Berrevoets, Senior adviseur adviesgroep ProcesVerbetering en Innovatie (PV) Radboudumc en Geert van den Brink, Voorzitter landelijk platform voor Verpleegkundig specialisten
17.00 uur Pauze en diner
     
18.45 uur Capaciteitsplanning in een unit, casus MRI
Met capaciteitsmanagement zoeken we een goede balans tussen enerzijds een goede benutting van de beschikbare capaciteit en anderzijds een goede toegankelijkheid van de zorg. In deze workshop tonen we ons model toegepast op een unit van een afdeling Radiologie (MRI). Onze focus is om de beschikbare capaciteit (apparatuur en personeel) en de vraag (in dit geval gewenste aantal MRI’s) transparant te maken. We laten ook zien welke informatie nodig is om het gehele proces, ook in financieel opzicht, inzichtelijk te maken. Op basis van deze capaciteits- en kostenanalyse kan de dienstverlening aan patiënten toenemen en is er een betere onderbouwing van de benodigde capaciteit en de daarmee samenhangende kosten.
Windi Winasti, Beleidsmedewerker Adviesgroep PVI Radboudumc
19.45 uur Kwantificatie van de zorgvraag als middel om de verpleegkundige inzet te bepalen
Om goed onderbouwde beslissingen omtrent de inzet van verpleegkundigen te kunnen maken, is het vitaal dat de impact van deze beslissingen op de balans tussen de zorgvraag van patiënten en de aangeboden verpleegkundige inzet bekend is. Deze impact kan inzichtelijk gemaakt worden door zowel de zorgvraag alsook de verpleegkundige inzet te kwantificeren. Tijdens deze workshop behandelen we een methode om, op basis van een gekwantificeerde zorgvraag en verpleegkundige inzet, goed onderbouwde beslissingen te maken omtrent de inzet van verpleegkundigen op een verpleegafdeling. Met als doel het aantal diensten met onder- en overcapaciteit te reduceren. Deze methode wordt toegelicht aan de hand van een beschrijving van een casus, toegepast op een verpleegafdeling: de Neonatale Intensive Care in het Radboudumc in Nijmegen.
Mirjam Peters, Consultant Performation en Monique van Lingen,  Operationeel Manager afdeling Neonatologie Radboudumc
20.30 uur Afsluiting
     
*Programma onder voorbehoud van wijzigingen

Donderdag 31 mei 2018

09.00 uur Capaciteitsinzet van klinische fysiotherapie: de optimale beweging
In deze presentatie bespreken we hoe het verbeteren van de capaciteitsplanning van klinische fysiotherapie na operaties kan leiden tot betere zorg voor patiënten, een meer gelijkmatige verdeling van werklast én een verhoogde productiviteit van de behandelaren. De kern van capaciteitsplanning is het vinden van de juiste afstemming tussen de vraag naar zorg en in te zetten capaciteit. De vraag naar klinische zorg is variabel doordat de benodigde zorg per specialisme en type ingreep verschilt, er niet op alle dagen in de week evenveel geopereerd wordt en er last-minute wijzigingen in de operatieplanning optreden. Door de variabiliteit en onzekerheid in de vraag naar klinische zorg is het voor capaciteitsplanners moeilijk om een dienstrooster te maken waarmee voor elke dag het aanbod van fysiotherapeuten is afgestemd op de zorgvraag. Deze workshop presenteert een wiskundige methodiek waarmee de vraag naar klinische fysiotherapie meerdere maanden van tevoren voorspelbaar wordt gemaakt en waarmee de afstemming tussen vraag en aanbod wordt geoptimaliseerd. Succesvolle invoering van deze methodiek in de Sint Maartenskliniek toont positieve effecten voor de patiënt, medewerker en bedrijfsvoering.
Nikky Kortbeek, Oprichter en directeur van CHOIR spin-off Rhythm, manager Logistiek Bedrijf Sint Maartenskliniek en Rob Vromans, Adviseur Sint Maartenskliniek
10.00 uur Ochtendpauze
     
10.15 uur Berekenen van formatie en aspecten van flexibiliteit
Personeel is kostbaar en veelal de belangrijkste schakel in processen in de gezondheidszorg. Wat kost personeel? Hoe kan de behoefte aan personeel gedetailleerd en toch snel en nauwkeurig berekend worden? Hoe relateren we de inzet van personeel aan de productie en hoe meten we productie? En hoe wordt personeel gepland? Tijdens deze ochtend gebruiken we veel praktijkvoorbeelden. De focus ligt weliswaar op verpleegafdelingen maar ons model is ook op andere afdelingen gebruikt: bijvoorbeeld op de radiologie, functieafdelingen en poliklinieken. Daarnaast wordt ingegaan op flexibiliteit: van het proces en ook van de personele inzet.
Leo Berrevoets, Senior adviseur adviesgroep ProcesVerbetering en Innovatie (PV) Radboudumc en Windi Winasti, Beleidsmedewerker Adviesgroep PVI Radboudumc
11.45 uur Lunchpauze
12.45 uur Wat betekent ‘optimaal’ bij een optimale (poli)planning?
Als we een polirooster maken, is de agenda van de arts vaak leidend. Houden we daarmee genoeg rekening met de keten en de patiënt, ofwel: toegangstijden en doorlooptijden? En als we op jaarbasis kijken: klopt de poliplanning dan met de gecontracteerde zorg? En kunnen we door middel van planning zorgen dat poli’s minder vaak uitlopen?Met andere woorden: hoe bepaalt u wat ‘optimaal plannen’ voor uw poliplanning betekent? Het JBZ heeft samen met Vintura naar de antwoorden gezocht en neemt u graag op interactieve wijze mee door hun multidisciplinaire aanpak ‘van planningsprincipes naar polirasters’. Het resultaat: betere planning voor patiënt, arts en ziekenhuis, en rust en ritme in de organisatie.
Marie-Louise Tabbers, Unithoofd Polikliniek Chirurgie & Unithoofd a.i. WondExpertiseCentrum i.o. Nicole Langhout-Kuperij, Adviseur Vintura
14.15 uur Middagpauze
     
14.30 uur Beleid rond streven naar verzuimreductie
Het (ziekte)verzuim in een organisatie wordt vaak gezien als grotendeels onontkoombaar of weinig beïnvloedbaar. Toch laten de ervaringen uit het Tilburgse ziekenhuis zien dat dat niet het geval is.Het aanpakken van het verzuim is een veelomvattend proces dat permanente aandacht behoeft met een cruciale rol voor de leidinggevenden. Het vraagt juist van hen een grote inspanning; niet alleen om zich de vereiste tools eigen te maken, maar ook om bij verzuimende medewerkers adequaat en consequent te acteren. En bovenal om te zorgen voor een goede sfeer op de afdeling, zodat medewerkers zich betrokken voelen en met plezier aan het werk kunnen zijn.Daarnaast is het van groot belang dat het topmanagement vanuit geloof in dit beleid ondersteuning biedt. Ook moet de Raad van Bestuur met kennis van zaken en wetend dat verzuim beïnvloedbaar is, laten zien dat hij het een belangrijk onderwerp vindt en er verantwoording over laat afleggen.In deze middag krijgt u inzicht in:

  • De cruciale rol van de leidinggevende bij (het voorkomen) van verzuim.
  • Wat betekent verzuimbegeleiding voor de leidinggevende.
  • De vertaalslag van het gedragsmodel ‘ziekte overkomt je, verzuim is een keuze’ naar de aanpak in de dagelijkse praktijk.
  • De rol van de bedrijfsarts.
  • De wijze waarop je medewerkers meeneemt in de nieuwe kijk op verzuim.
  • Andere belangrijke actoren zoals de Raad van Bestuur.

Cecile Timmermans – Manager, Personeel & Organisatie van het ETZ Elisabeth

 16.00 uur Einde
*Programma onder voorbehoud van wijzigingen

Leo Berrevoets

Leo Berrevoets, technisch bedrijfskundige, is senior adviseur bij de adviesgroep ProcesVerbetering en Innovatie (PVI) van het Radboudumc en zijn deskundigheid is Capaciteitsmanagement. Hij heeft over dit onderwerp met Bart Berden 6 publicaties en hij leverde een uitgebreide bijdrage aan het boek “capaciteitsmanagement in de zorg”

Bart Berden

Bart Berden is arts en bedrijfskundige en werkt als bestuursvoorzitter in het Tilburgse Elisabeth Tweesteden ziekenhuis. Voorts is hij hoogleraar aan de Tilburg University en divers toezichthouder. Elementen die in al deze functies terugkomen zijn het belang van goede medewerkers, zij zijn het die huis en organisatie maken, en hun secure inzet. Tezamen met de behoefte aan doelmatigheid verschaft dit de legitimiteit voor congres en boek ‘capaciteitsplanning in de zorg’.

Geert van den Brink

Geert van den Brink werkte als directeur van de Radboud Zorgacademie. In die hoedanigheid was hij samen met Leo Berrevoets verantwoordelijk voor de planning van het aantal studenten. Tevens is hij verbonden aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, onder andere als coördinator van de master Physician Assistant, en is voorzitter van het landelijk platform voor Verpleegkundig Specialisten en Physician Assistants. In die hoedanigheid heeft hij ook ervaring met capaciteitsplanning. Ook is hij betrokken bij de ontwikkeling van de opleiding Bachelor Medische Opleiding. Ten aanzien van deze opleiding is het capaciteitsvraagstuk van prominent belang.

Mirjam Peters

Mirjam Peters heeft een Bachelor Technische Bedrijfskunde voor de Gezondheidszorg en een Master Operations Management & Logistics, beide verkregen aan de Technische Universiteit Eindhoven. Ze sloot in 2015 haar Master cum laude af met een afstudeerscriptie bij het Radboudumc met als onderwerp: “A methodology to support and evaluate nurse planning decisions”. Sinds december 2015 is ze werkzaam als consultant bij Performation. Als consultant ondersteunt ze onder andere kostprijstrajecten bij diverse ziekenhuizen en analyseert ze aan de hand van benchmarkinformatie verbeterpotentieel voor ziekenhuizen.

Windi Winasti

Windi Winasti, technisch bedrijfskundige en PhD-student (Tias Nimbas) is werkzaam als beleidsmedewerker bij de adviesgroep ProcesVerbetering en Innovatie (PVI) in het Radboudumc te Nijmegen. Windi heeft projecten op gebied van capaciteitsmanagement uitgevoerd in diverse ziekenhuizen (Nijmegen, Veldhoven, Tilburg, Den Bosch, Woerden en Zoetermeer). Met haar collega Leo Berrevoets werkt zij nu aan een benchmark-instrument voor het vergelijken van de inzet van personeel op verpleegafdelingen.

Nikky Kortbeek

Dr. Nikky Kortbeek, toegepast wiskundige, is gepromoveerd en postdoc op het gebied van zorglogistiek bij het kenniscentrum CHOIR van de Universiteit Twente, en als oprichter en directeur van de CHOIR spin-off Rhythm betrokken als adviseur in de Sint Maartenskliniek.

Sylvia Elkhuizen

Sylvia Elkhuizen werkt sinds 1 februari 2009 bij het instituut Beleid en Management Gezondheidszorg als Universitair Docent in Health Service Operations Management. Zij heeft een achtergrond in Wiskunde (TU Delft), Logistiek (TU Eindhoven) en Psychologie (Universiteit Leiden) en heeft gewerkt in verschillende advies- en onderzoeksfuncties bij TNO, Luchthaven Schiphol en het Academisch Medisch Centrum.

Margriet Kolkman

Margriet Kolkman is vanaf 1996 actief in het vakgebied van capaciteitsplanning en WFM. Zij heeft jarenlang als consultant gewerkt in verschillende sectoren en is daarnaast op interim-basis actief geweest op het gebied van personeelsplanning en capaciteitsmanagement. Sinds 2016 werk zij bij PlanMen in de rol van klantmanager. Zij vindt het leuk om vanuit deze rol projecten te ondersteunen en de kwaliteit van de opdracht voor de klant te borgen. Daarnaast vind zij het ook leuk om met collega’s kennis en ervaringen te delen en van elkaar te leren.

Rob Vromans

Rob Vromans volgde een masteropleiding Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente. Met een specialisatie Productie en Logistiek Management studeerde hij af bij de Nationale Politie, waar hij een model ontwikkelde om de inzet van politiehelikopters te optimaliseren. Sinds 2014 werkt hij namens Rhythm in de Sint Maartenskliniek met een focus op het optimaliseren van patiëntenstromen in de orthopedische keten.

Marie-Louise Tabbers

Marie-Louise is een motiverende, mensgerichte en resultaatgerichte leidinggevende. Vanaf 1 april 2015 in de rol van Unitmanager en Projectleider Polikliniek Chirurgie én vanaf 1 januari 2017 ook als Unithoofd a.i. WondExpertisecentrum i.o. van het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Naast diverse managementopleidingen heeft zij  ook een uitgebreide didactische achtergrond.

Nicole Langhout-Kuperij

Nicole Langhout-Kuperij heeft een passie voor de zorg. Zij is van huis uit Technisch Geneeskundige (Universiteit Twente) en nu 6 jaar organisatieadviseur in de zorg bij Vintura. Vintura geeft advies op het gebied van strategie, management en organisatie. Vintura’s missie is om samen met haar klanten echte impact in de zorg te realiseren. Hoofdgedachte van Nicole’s presentatie is: capaciteitsmanagement kun je op vele manieren doen, maar de juiste manier sluit aan bij de doelen en strategie van het ziekenhuis.

Datum
Woensdag 30 en donderdag 31 mei 2018

Locatie
Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum
Woudenbergseweg 54
3707 HX Zeist (routebeschrijving >>)

Tarieven
€ 1.199,- per persoon (excl. btw)* | Vroegboektarief t/m 1 april 2018
€ 1.299,- per persoon (excl. btw)* | Standaardtarief
*Dit tarief is inclusief boek, lunches, borrel, diner en hotelovernachting.

Het is ook mogelijk deze masterclass voor één dag af te nemen:
Woensdag 30 mei: € 699,- per persoon (excl. btw) | Standaardtarief*
* Dit tarief is inclusief boek, lunch, borrel en diner.

Donderdag 31 mei: € 599,- per persoon (excl. btw) | Standaardtarief*
* Dit tarief is inclusief boek en lunch.

Doelgroep
Managers op strategisch, tactisch en operationeel niveau in gezondheidszorgorganisaties, voor organisatieadviseurs, HRM-adviseurs en overige geïnteresseerden.
Twijfelt u of u tot de doelgroep behoort, mail dan gerust naar willemijn.herfkens@bsl.nl

Contact
Voor vragen met betrekking tot inschrijven is onze klantenservice bereikbaar op het telefoonnummer 030 – 6 38 36 38 of per e-mail via aanmelder@bsl.nl

Congresontwikkelaar (inhoudelijke vragen)
Willemijn Herfkens
M: +31 (0)6 19 00 06 04
E: willemijn.herfkens@bsl.nl

Congrescoördinator (logistieke vragen)
Leonie van Helten
T: +31 (030) 30 638 36 59
E: leonie.vanhelten@bsl.nl

Annuleringsvoorwaarden
Annulering dient u schriftelijk aan ons te melden. In geval van annulering tot uiterlijk 4 weken voor de datum van het congres of evenement wordt € 50 (incl. btw) in rekening gebracht. De administratiekosten bedragen € 35 (incl. btw) indien de kosten van het betreffende congres of evenement minder dan € 100 (excl. btw) bedragen. In geval van annulering binnen 4 weken voor de opleidingsdatum wordt het volledig verschuldigde bedrag in rekening gebracht. De betreffende deelnemer kan zich bij verhindering wel kosteloos laten vervangen door een ander.