Hoe Oktober ‘digitaal’ ging

Bij Oktober, organisatie voor ouderenzorg, heeft een digitaliseringsoperatie geleid tot een aanzienlijke afname van de administratiedruk op de werkvloer. Tegelijkertijd nam de kwaliteit van de dossiers juist toe.

Artikel bewaren

U heeft een account nodig om artikelen in uw profiel op te slaan

Login of Maak een account aan

Marion Lauwers is nu elf jaar lang verzorgende bij Oktober in Oost-Brabant. Ze houdt van haar werk. “Ik vind het gewoon erg fijn om iets voor onze cliënten te kunnen betekenen. Ze zorg te verlenen, maar ook het persoonlijk contact. Het zijn niet alleen maar ‘cliënten’, maar mensen die iets te melden hebben, met wie je dingen kunt delen en met wie je ook plezier kunt maken.”

Afgelopen zomer nam haar werkgever Regionale Stichting Zorgcentra de Kempen (RSZK) een nieuwe naam aan: Oktober.

Het is het sluitstuk van een moderniseringsoperatie die al in 2015 werd ingezet. RSZK, ferm ingebed in de Oost-Brabantse gemeenschap, was qua bedrijfsvoering een ‘achterblijver’ geworden. “Wij liepen op het gebied van automatisering zo’n tien jaar achter”, vertelt HR Controller bij Oktober, Erik van den Bogart. “In 2015 zijn we gaan nadenken hoe we die achterstand konden ombuigen tot een voorsprong.”

Er moest een rationaliseringsslag plaatsvinden in de administratieve processen: de backoffice. Van den Bogart: “Er was sprake van vijf verschillende applicaties van drie verschillende IT-leveranciers. Die hebben we kunnen samenvoegen in één nieuwe applicatie, die we het Oktoberplein hebben genoemd. Daar kan nu iedereen terecht voor wat-ie nodig heeft. Onze mensen kunnen er gespreksverslagen terugvinden, zich inschrijven op cursussen, mutaties op hun dienstverband digitaal goedkeuren en zoiets simpels als een reiskostendeclaratie indienen.”

“Vroeger”, vertelt Marion Lauwers, “moest ik op een lokatie waar ik heen was gereden een formulier invullen en daar in een postvakje doen. Dat kreeg daar een paraaf en werd vervolgens door de interne logistiek meegenomen naar het ‘hoofdlocatie’. Maar ik vergat een keer m’n formulier; moest ik alsnog zorgen dat de verantwoordelijke op die locatie haar paraaf zette..” Tegenwoordig vult Lauwers haar declaraties digitaal in, op het ‘plein’. “Heel simpel, ik kan het overal doen. Dat scheelt tijd en je hoeft er minder aan te denken.”

“Het ultieme doel achter onze hele digitaliseringsoperatie was: één keer invoeren en dan nooit meer”, aldus Van den Bogart. En dat doel wilde Oktober niet alleen voor de backoffice-functies bewerkstelligen, maar ook voor de werkvloer, waar de daadwerkelijke zorg wordt geleverd. Daartoe werd in 2017 een nieuw elektronisch cliënten dossier (ECD) aangeschaft, waarvoor de verplegenden en verzorgende bij wat toen nog RSZK heette met een tablet moesten gaan werken.

“Toen ze dat zeiden, dacht ik: ‘Dat kan ik niet’, vertelt Marion Lauwers. “Ik had daar geen ervaring mee, dus ik zag er behoorlijk tegenop.” Maar al snel merkte ze dat die tablet toch wel handig was. “Ik had ineens altijd alles bij de hand. Alle gegevens over de cliënt, maar bijvoorbeeld ook informatie over hoe een bepaalde verpleegkundige handeling precies uitgevoerd moet worden. Dat is handig als ik een leerling bij me heb. Vroeger moest ik vooraf inschatten welke protocollen ik mee moest nemen in m’n map. Nu heb ik gewoon alles bij de hand.”

Een ander aspect dat verbeterde was het doen van controles. “Daar gebruikte ik voorheen een kladblaadje bij. Nu is dat met de tablet in no time gebeurd.”

“Al met al”, zegt Erik van den Bogart, “gaat er nauwelijks meer papier rond in onze organisatie. “Ik en mijn collega van de financiële – en cliëntenadministratie hadden wanden vol met kasten met ordners in onze kamers. Die zijn nu weg. Onze mensen in de backoffice voeren nauwelijks meer zaken in in het systeem, waardoor we drie FTE’s hebben bezuinigd op ondersteunende diensten. Budget dat vrijkomt voor de zorg.

Daarnaast is de administratie niet alleen minder tijdrovend geworden, maar ook veel accurater – de kwaliteit is flink omhoog gegaan. En als management heb je veel sneller overzicht.” Verzorgende Lauwers beaamt: “Het is allemaal makkelijke, sneller en duidelijker geworden. Ik zou niet meer terug willen naar de oude situatie.”


Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet u ingelogd zijn. Heeft u nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.