Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Het planningsproces is van niemand

De afgelopen periode ben ik bezig geweest een nieuwe woning te kopen. Nu ben ik nog bezig mijn huidige woning te verkopen. Opvallend in dit project vind ik hoe duidelijk sommige zaken kunnen zijn. In de koopakte staat bijvoorbeeld duidelijk vermeld dat ik eigenaar ben van een perceel grond met daarop een woonhuis, et cetera.
Het planningsproces is van niemand

Helaas is het onderwerp personeelsplanning in zorgorganisaties niet zo helder. Wanneer ik aan mijn gesprekspartners vraag: 'wie is in de organisatie eigenaar van het onderwerp personeelsplanning?' blijft het vaak ernstig stil en wordt na enkele seconden verontschuldigend gezegd: 'dat is niet zo duidelijk bij ons in de organisatie'.

Daarna worden verschillende functionarissen genoemd die eigenaar zouden kunnen zijn.

  • Het ligt bij de afdeling ict want die beheren alle contracten met ict-leveranciers en daar valt de planningssoftware ook onder. Trouwens alle applicatiebeheerders vallen ook onder ict.
  • De zorgmanagers want plannen en roosteren is een taak die van origine op dat niveau het meeste plaatsvindt en zij hebben in het verleden ook geadviseerd rondom de aankoop van het systeem.
  • HR is verantwoordelijk want plannen heeft veel raakvlakken met personeelsbeleid, dus dan is het misschien logisch dat het bij HR ligt.

Ik vind dat personeelsplanning een onderdeel is van het HR-domein en dat de eindverantwoordelijk manager hiervoor dan ook verantwoordelijk is. Deze manager moet mijns inziens in staat zijn de visie van de organisatie, de vraag vanuit de organisatie, het medewerkersbelang en het kostenaspect goed tegen elkaar af te wegen.

De kunst voor deze manager is het proces rondom beheer van planning en de vraagstukken die daarbij horen zo te regelen, dat ik het proces ook werkelijk kan managen.

Stuurgroepbijeenkomst

Bij een van mijn klanten zie ik in dat kader een prachtig model ontstaan. Twee keer per jaar vindt daar een stuurgroepbijeenkomst plaats waarin manager ICT, manager HR, manager bedrijfsbureau, adviseur zorglogistiek en de leverancier (accountmanager) van het planningsysteem met elkaar de langetermijnvisie delen en de aandachtspunten benoemen. Zes keer per jaar is er een gebruikersoverleg waarbij manager HR aanwezig is, applicatiebeheer en een aantal gebruikers van het systeem en de leverancier (medewerker ServiceDesk). Hier wordt met elkaar gesproken over het dagelijkse gebruik, verbeteringen in het gebruik en de nut en noodzaak van nieuwe releases en functionaliteit.

Door een dergelijke constructie kan HR echt het eigenaarschap waarborgen en keuzes maken hoe ze met het eigendom omgaan. Net zoals ik de keuze kan maken: schilder ik dit jaar het huis of doe ik dat volgend jaar.

En ja: op deze manier je proces borgen kost geld, maar het levert ook veel op. Een goed onderhouden huis levert ook meer op dan een huis met achterstallig onderhoud.

Johan Augustijn

Johan Augustijn

Senior accountmanager Healthcare bij Ortec
Bekijk profiel

Gerelateerde tags

2 reacties

  • Johan Augustijn

    Beste Hugo,

    Natuurlijk ben ik het met je eens dat het prettig is als er een eigenaar is en bekend is wie de eigenaar is. De reden dat ik kies voor eigenaarschap van HR in zorgorganisaties is ook gelegen in het feit dat personeelsplanning verder gaat dan zorgmanagement.
    Zorgpersoneel is een groot deel van het totale personeelsbestand, maar planningsvraagstukken gaan mijn inziens verder dan alleen zorgpersoneel.

    Om de vergelijking even door te trekken laten we zeggen dat de zorg de huurder is van het huis, veel zeggenschap veel eigen keuzes, maar het lange termijn onderhoud ligt toch bij de eigenaar.

    Groet,

    Johan


  • Hugo Geutskens


    Johan, vooropgesteld dat er geen foute keuze is (zolang eigenaarschap maar binnen een organisatie belegd is) ben ik het niet geheel met je eens. Ik meen dat een afvaardiging vanuit het zorgmanagement verantwoordelijk is voor het planningsproces. Zij staan het dichtst bij de medewerkers op de vloer en zijn budgetverantwoordelijk.

    HR heeft naar mijn mening een faciliterende rol als het gaat om strategische personeelsplanning (welk type medewerker heb ik in 2016 of later nodig) en een adviserende rol voor wat betreft de wet & regelgeving.

    Succes met de verkoop van je huis.

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden