De maand september is alweer voorbij. Voor veel zorgorganisaties is dit de maand waarin ze met frisse moed weer beginnen. De zomervakantie is achter de rug, de VWS-begroting is bekend en er liggen nog een paar mooie maanden voor ons tot de feestdagen.
Kortom, het is de maand om aan de gang te gaan met beleid, begroting en budget. De drie B’s van september. Drie B’s die prima in elkaars verlengde kunnen liggen.
Het maken van de begroting dwingt de organisatie namelijk om na te denken over de toekomst, om beleid te maken. De belangrijkste reden om een begroting te maken is om vooraf te bedenken wat de financiële toekomst brengt en hoe de organisatie hierop kan anticiperen.
In de volgende fase bepaalt het budget, dat is vastgesteld in de begroting, de financiële kaders waarbinnen de budgethouder het beleidsplan moet uitvoeren.

De drie B’s liggen in elkaars verlengde en leiden tot het opstellen van gedegen beleid, met heldere financiële kaders en specifieke actiehouders.

Efficiency

Helaas hoor ik bij mijn klanten andere geluiden. De begrotingscyclus lijkt vaak meer gericht op het verkrijgen en behouden van een zo groot mogelijk budget. Zo werpen de afdelingsbudgetten zelfs extra beperkingen op, het totaaloverzicht voor het organsiatiebudget gaat verloren en organisatiedoelen gaan ten onder aan afdelingsdenken.
In de praktijk zie ik namelijk het volgende gebeuren: een afdeling ­- naar mijn mening zou dat HR moeten zijn – is eigenaar van het planningsproces en het systeem dat daarvoor gebruikt wordt. Een goed ingericht en onderhouden systeem zal leiden tot kostenreductie door efficiëntere personeelsinzet en werkprocessen. Om deze kostenreductie te realiseren moet deze eigenaar in de meeste gevallen investeren in software of consultancy om processen te optimaliseren. Deze kosten komen ten laste van het budget van de proceseigenaar. De kostenreductie door een andere inzet van personeel /efficiencymaatregelen komt echter niet terug in het budget van de proceseigenaar, maar komt ten goede van andere afdelingen. Kortom voor de proceseigenaar betekent deze methode van budgetteren een kostenstijging die hem niets oplevert. Dit leidt ertoe dat in de budgetten het afdelingsbelang voorrang krijgt boven het organisatiebelang.

Dat moet anders: begroten doen we vanuit het organisatiebelang en niet om het koninkrijk van iedere budgethouder in stand te houden.