‘Methode voor terugdringen regeldruk in zorg moet op de schop’

De administratieve belasting binnen de zorg moet omlaag. Daarover is iedereen het eens. De huidige methode om de regeldruk aan te pakken, sorteert echter onvoldoende effect. Het is de hoogste tijd voor een moderne methode waarin de werkvloer centraal staat en die het probleem effectief aanpakt.
Administratieve-last450_Fotolia.jpg
Foto: pathdoc/Fotolia.com

Een overmaat aan regeldruk kost veel geld, beperkt het werkplezier van medewerkers, leidt tot hogere werkdruk en heeft daarmee een negatief effect op de kwaliteit van zorg. Uit onderzoek (2016) door Berenschot onder 2.200 zorgprofessionals in de langdurige zorg (GGZ, VVT en GHZ) blijkt bijvoorbeeld dat zij gemiddeld 25 procent van hun tijd besteden aan administratieve taken, waar zij 15 procent acceptabel vinden. Een kwart van de tijd komt neer op ruim 100.000 voltijdbanen oftewel een kostenpost van ruim 5 miljard euro per jaar. Bijna negen op de tien professionals die directe zorg verlenen in de langdurige zorg, ervaren die administratieve taken bovendien als belastend.

Regeldruk daalt niet

Ondanks alle initiatieven om de regeldruk terug te dringen, is de administratieve belasting de afgelopen jaren niet aantoonbaar verminderd. Velen stellen zelfs dat de regeldruk is gestegen, onder meer als gevolg van de decentralisaties in 2015. Gemeenten zijn daarmee onder andere verantwoordelijk geworden voor diverse zorgtaken en maken hierover afspraken met zorgaanbieders. Veel zorgaanbieders stellen dat de administratieve belasting is gestegen door een toename van het aantal financiers en het ontbreken van eenduidigheid tussen gemeenten als het gaat om eisen aan registratie en verantwoording.

Standard Cost Model

De doelstelling van dit kabinet was om de regeldruk voor burgers, bedrijven en professionals met 2,5 miljard euro te verlagen. Om dit te meten, gebruikt de overheid een rekenmethode: het Standard Cost Model. Deze methode meet de hoeveelheid tijd en kosten om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Een formulier invullen, kost bijvoorbeeld tijd. Die tijd wordt vermenigvuldigd met een uurloon van werknemers die het formulier invullen, en het aantal maal dat zo’n formulier jaarlijks wordt ingevuld. Zo ontstaat met enig rekenwerk een beeld van de jaarlijkse regeldruk van een regel, uitgedrukt in tijd en euro’s.

Systeemwereld

De rekenmethode heeft in het verleden zijn waarde bewezen, maar kent ook wringende beperkingen. De drie meest genoemde zijn:

  1. De methode drukt alle regeldruk uit in tijd en euro’s en houdt geen rekening houdt met de beleving ervan. Sommige regels worden namelijk als uitermate belastend beleefd, terwijl de administratieve belasting ervan volgens de rekenmethode beperkt is. Het risico is dat dergelijke regels over het hoofd worden gezien bij een snoeioperatie.
  2. De regeldruk wordt benaderd vanuit de systeemwereld van de overheid in plaats vanuit het perspectief van de werkvloer. Zo kijkt de methode naar de regeldruk van afzonderlijke wetten en niet naar de regeldruk voor de organisaties en hun medewerkers die te maken hebben met de veelheid aan wetten en regels. Zorgaanbieders zullen zich daardoor niet herkennen in de berekeningen van de regeldruk die de overheid maakt.
  3. De methode brengt alleen de regeldruk in beeld die voortvloeit uit regels van de overheid. Regeldruk vloeit echter niet uitsluitend daaruit voort. Zorgprofessionals hebben ook te maken met regeldruk die voortkomt uit allerlei interne procedures en protocollen. Mensen op de werkvloer hebben hier evengoed mee te maken, maar dit blijft nu vaak buiten beeld.

De werkvloer centraal

Door de beperkingen volstaat de huidige rekenmethode niet meer. Met een nieuw kabinet in aantocht is de tijd rijp voor modernisering ervan, want vrijwel alle politieke partijen hebben vermindering van de bureaucratie opgenomen in hun verkiezingsprogramma.
In een moderne methode staat de werkvloer centraal. Niet de regels van de overheid zijn uitgangspunt, maar de administratieve belasting op de werkvloer. Vanuit dit perspectief wordt in beeld gebracht welke administratieve taken worden verricht, hoeveel tijd en geld dit kost en hoe belastend men deze taken vindt. Hiermee krijgen zowel de zorgaanbieders als de overheid nauwkeurig inzicht in de totale administratieve belasting. Dat is de basis voor een effectieve aanpak; meten is (en blijft) weten.

Vervolgens zijn zorgaanbieder en de overheid samen aan zet: bepaal als eerste welke administratieve taak écht nodig is. Wees hier kritisch op en stel regels ter discussie. Waar komt de taak vandaan? Wat is het doel? Is deze extern opgelegd of intern geformuleerd? Doen we niet meer of minder dan echt moet? En wellicht de belangrijkste toetsvraag: wordt de zorg hier beter en betaalbaarder van?

Het Experiment Regelarme Instellingen is hier een eerste voorbeeld van. In dit experiment werkten overheid en zorgaanbieders samen om terug te gaan naar de bedoeling van zorg (cliëntgerichte, doelmatige en kwalitatief hoogwaardige zorg) door belemmerende regels inzichtelijk te krijgen en te vereenvoudigen of af te schaffen. Overigens bleek ook uit dit experiment dat overheid, uitvoeringsorganisaties en toezichthouders niet de enige zijn die regeldruk veroorzaken. Regeldruk komt ook voort uit eigen interpretatie van die regels door zorgorganisaties zelf. Bovendien leggen zij zichzelf en haar professionals ook allerlei aanvullende regels op.

Benchmarking

De volgende stap is dat zorgaanbieders hun eigen administratie zo efficiënt mogelijk verrichten. Er valt namelijk veel te winnen door administratieve processen samen met medewerkers slimmer te organiseren. Dit kan door samen een proces kritisch te beschouwen vanuit het doel, verspilling (knelpunten) te elimineren en stappen met toegevoegde waarde waar mogelijk te standaardiseren en te automatiseren. Probeer hierbij registratie zoveel mogelijk plaats te laten vinden direct aan de bron (in het zorgproces) en direct in het juiste doelsysteem.

Tussen zorgaanbieders bestaan grote verschillen. Dat betekent dat er van elkaar geleerd kan worden, wat pleit voor onderlinge benchmarking en uitwisseling van best practices. Randvoorwaarde voor een onderlinge benchmark tussen zorgaanbieders is dat zij allemaal op uniforme wijze de regeldruk vanuit het perspectief van werkvloer meten. Alleen dan is een goede vergelijking mogelijk.

Tot slot

De administratieve belasting in de zorg is fors en moet omlaag. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de partijen in het veld en van de overheid. Dit vraagt om een moderne methode waarin de werkvloer centraal staat en zorgaanbieders zelf de lead pakken. 

De auteurs zijn werkzaam als adviseur bij Berenschot.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.