Blog: Integraal risicomanagement in VUmc: géén bureaucratisch lijstje

Risicomanagement moet geen bureaucratisch afvinklijstje worden, maar een waardevol en vooral pragmatisch instrument dat faciliterend is aan het bereiken van de organisatorische doelstellingen. Dat vindt Annemieke Jutte, risicomanager bij Amsterdam UMC, locatie VUmc. Zij geeft hiervoor vijf tips.

Artikel bewaren

U heeft een account nodig om artikelen in uw profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Risicomanagemennt
Foto: psdesign1/stock.adobe.com

Bij risicomanagement denken veel mensen aan beheersing, rem op vernieuwing, controle. Voor mij staat risicomanagement voor het bereiken van (innovatieve) doelstellingen, het stellen van prioriteiten en de focus leggen op wat echt belangrijk is. Het inrichten van integraal risicomanagement helpt de organisatie risicogestuurd te werken: bewust van de onzekerheden en daar maatregelen op treffen.
Daarnaast helpt het ook toezichthouders. In de Governancecode zorg neemt integraal risicomanagement een belangrijke plaats in. Ook vanuit raden van toezicht, inspectie en accreditatie-instituten is de roep om (integraal) risicomanagement groot. Een organisatie dat aantoonbaar risicomanagement heeft ingericht, weet immers waar de belangrijkste pijnpunten liggen. En kan daarop sturen.

Risicomanager Annemieke Jutte.

5 tips

Twee jaar geleden ben ik begonnen als strategisch risicomanager bij VUmc, nu Amsterdam UMC, locatie VUmc. Hoe zorg je als eenpitter tussen achtduizend collega’s ervoor dat risicomanagement geen bureaucratisch afvinklijstje wordt, maar een waardevol en vooral pragmatisch instrument dat faciliterend is aan het bereiken van de organisatorische doelstellingen, op welk niveau in de organisatie dan ook.
Samengevat in vijf pragmatische handvatten deel ik mijn ervaringen. Met als doel om samen met collega’s van andere zorginstellingen dit vakgebied praktisch en met enthousiasme verder te ontwikkelen.

Tip 1: Werk vanuit een helder mandaat

Zorg dat de top van de organisatie is aangehaakt en kies een integrale aanpak. Sommige knelpunten zijn afdelingoverstijgend en vergen daarom een aanpak vanuit meerdere disciplines.
In de huidige situatie bij VUmc is risicomanagement gepositioneerd vanuit Strategie en innovatie. Door deze strategische positie is aanhaking bij de organisatiedoelstellingen  en een integrale aanpak vanzelfsprekend gewaarborgd.
Jaarlijks benoemt de raad van bestuur de organisatiebrede toprisico’s. Dit zijn risico’s waarvan de gevolgen de strategische doelstellingen van de organisatie raken én die een integrale, afdelingoverstijgende aanpak nodig hebben. Zo vormt de huidige werkdruk in de krappe arbeidsmarkt een toprisico. Met name de werving en positie van (gespecialiseerde) verpleegkundigen vraagt bijzondere aandacht. Voor elk toprisicozijn de verantwoordelijkheden duidelijk belegd: er is een trekker  vanuit de raad van bestuur en een trekker vanuit de directie benoemd. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de aanpak van het toprisico. Uiteraard kan de risicomanager hierbij ondersteunen.

Tip 2: Focus op de belangrijkste risico’s

In een complexe organisatie als een academisch ziekenhuis is de inschatting en beheersing van risico’s core business. Onze patiënten moeten erop kunnen vertrouwen dat ze bij ons in goede handen zijn. Continue bewaking en beheersing van mogelijke risico’s is daarom een dagelijkse activiteit. Tegelijkertijd kunnen we niet alle risico’s beheersen. Het moet wel werkbaar blijven, zeker in een zorginstelling waar de werkdruk hoog is. Ook kunnen risico’s tegenstrijdig zijn. Zo staat het risico op het verspreiden van privacygevoelige informatie op gespannen voet met een snelle toegang tot patiëntinformatie. We zullen daarom altijd een inschatting maken wat de grootste risico’s zijn en daar onze maatregelen op treffen.
Zet risicomanagement  in om prioriteiten scherp te krijgen. Hiermee wordt het ook een instrument om het projectplan of (persoonlijk) jaarplan op te stellen.

Tip 3: Zet dialoog en bewustwording centraal

Aan onze stakeholders in de organisatie hebben we gevraagd wat zij de belangrijkste risico’s vinden. Als risicomanager ben ik op bezoek geweest bij de Ondernemingsraad, Cliëntenraad, Onderzoeksinstituten, Stafconvent en VAR en voorzitters van de divisiebesturen. De risico’s die uit deze gesprekken naar voren komen, vormen input voor de directies en divisiebesturen bij het opstellen van hun plannen voor het komende jaar. Hierin staan de top-3 risico’s voor dat organisatieonderdeel. Op basis van deze input maakt de raad van bestuur een keuze voor de prioriteit. De lijst met top-risico’s van de raad van bestuur zijn zo dezelfde risico’s als die gevoeld worden door de organisatie. Dat geeft erkenning en gevoel van urgentie. Tegelijkertijd bevorderen deze gesprekken de risicobewustwording in de organisatie.

Tip 4: Organiseer risicosessies

In een risicosessie breng je samen met de collega’s de risico’s en maatregelen in beeld van een project, zoals een verandering in een zorgtraject, een interne verhuizing, een strategisch project of een reorganisatie. Zo’n risicosessie, waarin ook aandacht is voor de successen, geeft een vliegende start aan het project. Of zoals een zorgmanager het verwoordde: “De risico-inventarisaties zijn een uitstekend middel om veranderingen voor te bereiden omdat het meteen de basis vormt voor een actieplan”.
Voor de schuifbewegingen tussen beide locaties van Amsterdam UMC hoort een risico-inventarisatie tot de standaardaanpak. De positieve ervaringen uit deze sessies worden weer ingezet bij andere projecten. Zo hebben wij onlangs een risicosessie gedaan voor het traject mbo-hbo-differentiatie. Tegelijkertijd leiden we procesbegeleiders op om deze risicosessies te begeleiden. Zo groeit de groep aan enthousiaste ambassadeurs, zowel vanuit de deelnemers als de procesbegeleiders. Daarmee vormen de risicosessies  een belangrijk instrument om de risicobewustwording in de organisatie te verhogen.

Tip 5: Spreek de taal van de doelgroep

Tot slot een inkopper, maar wel een belangrijke om draagvlak te krijgen voor risicomanagement. Mijn allereerste keer bij het Stafconvent werd ik bijna uitgejoeld: “Jullie denken dat kwaliteit een grafiekje is, maar wij hebben te maken met de dagelijkse praktijk”. Ik gebruikte te veel managementtaal. Een arts hielp mij destijds op weg: “Dokters behandelen hun patiënt het liefst met de nieuwste technieken en medicijnen. Verpleegkundigen willen hun patiënt goed verzorgen en dat doen ze heel graag samen met andere verpleegkundigen. Ze halen hun energie uit mooie gesprekken met patiënten en familie, steun zijn voor patiënten en elkaar. Beide beroepsgroepen hebben een hekel aan administratie, vinklijstjes en maken zich zorgen over de gevolgen van de fusie. Om draagvlak te krijgen voor risicogestuurd werken, is het van belang aan te sluiten bij de zorgen van de doelgroep”.

Annemieke Jutte is risicomanager bij Amsterdam UMC, locatie VUmc. Daarnaast is zij als gastdocent verbonden aan de Naris Risk Academy. Dit artikel heeft zij geschreven op persoonlijke titel.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet u ingelogd zijn. Heeft u nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.