De automatisatie van de ziekenhuisapotheek in de Lage Landen: stand van zaken en toekomstperspectief

Minder medicatiefouten. Een drastische daling in manuele logistieke taken. Een afname in retours naar de apotheek. Zo goed als geen vervallen medicatie meer… De voordelen van de automatisatie van de ziekenhuisapotheek zijn meetbaar. Zo bespaarde het AUMC 200.000 euro door het vermijden van verlopen medicatie. In het AZ Sint-Elisabeth in Zottegem gebeurt patiënt-specifieke picking in de apotheek tot 5 keer sneller en zijn er 6 keer minder retours. Even belangrijk zijn de winsten die indirect kwantificeerbaar of volledig kwalitatief zijn, zoals meer en betere klinische ondersteuning en tevreden personeel. De automatisatie van de ziekenhuisapotheek is ook in de Lage Landen een succesverhaal, zo bleek op BD Hospital Automation Day: Medicatiebeheer. Een honderdtal ziekenhuisapothekers uit Nederland en België kwamen op 24 en 25 april samen in Eindhoven om ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren. Want dat de ziekenhuisapotheek van de toekomst geautomatiseerd en geconnecteerd zal zijn, daarover was iedereen het eens. De vraag is vooral: hoe geraken we daar, rekening houdend met de specifieke situatie van elk ziekenhuis?

Medicatiefouten aanpakken

Om medicatie van de apotheek tot bij de patiënt te krijgen zijn er tot 50 stappen nodig. En in sommige van die stappen is de kans op fouten tot 49%,” legde Wesam Badram van BD uit. Een closed loop, geconnecteerd medicatiemanagement kan de risico’s op fouten drastisch beperken. Of zoals sprekers Koos Dijkstra en Estee Lanfermeijer-Thor van het AUMC het verwoordden: van menselijke fout naar machineprecisie. “Een geconnecteerd medicatiemanagementsysteem biedt een holistische en gestroomlijnde aanpak die real-time data, automatisering, en gestandaardiseerde processen combineert in een naadloze ervaring”, aldus Wesam Badram.

Een waslijst aan vereisten

Die gestroomlijnde, data-gestuurde aanpak is al lang geen vrijblijvend doel meer. Het is het enige antwoord op het steeds langere lijstje van vereisten waaraan ziekenhuisapotheken moeten voldoen – vaak met minder middelen. Zo zijn er de wetgevende verplichtingen zoals de Falsified Medicines Directive (om geneesmiddelverpakkingen op vervalsingen te controleren) en het Belgische Koninklijk Besluit van 2020 betreffende de bereiding en de
aflevering van geneesmiddelen. Bovendien wordt de ligduur van patiënten steeds korter, wat meer snelheid en flexibiliteit vraagt van een apotheek waarin plaatsgebrek een steeds nijpender probleem vormt. Kortom, de traditionele manier van werken werkt niet meer.

“Het huidig proces van medicatiedistributie is arbeidsintensief, foutgevoelig, en niet aangepast aan de huidige realiteit en de toekomst”, zei Koen Deryckere van het AZ Maria Middelares ziekenhuis in Gent. Daarom ontwikkelde hij een plan voor een externe logistieke apotheek-hub. Deze geautomatiseerde site moet onder andere de groei van het ziekenhuisnetwerk waar AZ Maria Middelares deel van uitmaakt ondersteunen en de samenwerking tussen ziekenhuizen en met de eerstelijnszorg vergemakkelijken.

Er is geen externe hub nodig om van de voordelen van automatisatie te genieten. Zo zorgde de komst van een BD Rowa™ robot in de apotheek van het Anna ziekenhuis in Geldrop voor een gesloten voorraadbeheer in het hele apotheekmagazijn, scannen van afdelingsvoorraden, geautomatiseerde verwerking bestelling/levering, geautomatiseerd bestellen bij leveranciers, en FMD-afmelding. AZ Groeninge rapporteert eveneens FMD-naleving, maar ook beter stockmanagement en efficiëntie op de werkvloer met minder zoeken en fouten. Correcte voorraden en snelle en volledige leveringen zorgen voor tevreden afdelingen.

Waardegedreven zorg

Ziekenhuisapotheker was lang een steeds meer logistieke job. Automatisatie neemt die taken over. Zo kan een apotheekrobot medicatie opslaan en ophalen en de vervaldatum controleren. Stockbewegingen en inventaris kunnen met een druk op de knop getoond en gecontroleerd worden. Dijkstra en Lanfermeijer-Thor noemen het automate the boring stuff, het automatiseren van routinetaken. Het overnemen van die “saaie” taken maakt tijd en ruimte vrij van apothekers en apotheekassistenten. Zo biedt automatisatie meer dan een antwoord op personeelskrapte. Het maakt meer en betere klinische ondersteuning mogelijk. In dat kader werken veel apotheekassistenten in AZ Sint-Elisabeth Zottegem op de afdelingen. En zelfs met de externe logistieke apotheekhub zullen bijna alle ziekenhuisapothekers van Maria Middelares in het ziekenhuis zelf werken. Het zijn initiatieven die de transitie naar waardegedreven zorg anticiperen en faciliteren.

Leren en aanpassen

In de verschillende presentaties werden ervaringen gedeeld. Welke aanpak werkte? Wat waren hinderpalen, kinderziektes en uiteindelijke successen? Even nadrukkelijk was het advies om de eigenheden van elk ziekenhuis, van bestaande faciliteiten tot softwaresystemen en budgetten, steeds als uitgangspunt te nemen. Er is niet een standaardproces of succesformule. Wat werkt in het ene ziekenhuis, is voor het andere niet haalbaar.

Florence Heylen van AZ Groeninge pleitte eveneens voor aandacht voor opleiding en processen. Want ook een geconnecteerd systeem kan verkeerd gebruikt worden. Pieter Colman van AZ Sint-Elisabeth in Zottegem wees op het belang van change management. Een geautomatiseerd medicatiemanagementsysteem is een volledig nieuwe manier van werken die grote veranderingen zoals een verhuis en nieuwe taken met zich mee kan brengen. Een change management project kan zorgen voor buy-in en correcte implementatie.

ROI

Budget is vaak de grootste drempel die een automatisatieproject over moet. Daarom presenteerden Maarten Dekker en Lindsay Van Den Bremt van BD de business case op basis van een Return on Investment model om een automatisatieproject te ondersteunen. Dat model toont aan dat economische voordelen van bijvoorbeeld de BD Rowa™ zijn gebaseerd op foutenreductie, het elimineren van verlopen medicijnen, beter voorraadbeheer, voorraadcashflow, en vrijgekomen tijd van technici. ROI is er meestal in vijf 5 jaar of minder.

Een laatste presentatie over het belang van interoperabiliteit rondde een leerrijke en praktische BD Hospital Automation Day: Medicatiebeheer af. Veerle De Schrijver, Senior Marketing Manager Western Hub, Medication Management Solutions bij BD, kon terugkijken op een geslaagde tweedaagse: “Met dit evenement wilden we ziekenhuisapothekers ideeën geven hoe ze kunnen evolueren naar totaal medicatiebeheer. Maar wij hebben ook veel van hen geleerd. Hun ervaringen en vaak grensverleggende toekomstplannen zijn bijzonder inspirerend.”

BD, het BD logo, Advancing the world of health, en alle andere handelsmerken zijn eigendom van Becton, Dickinson and Company of zijn dochterondernemingen. ©2025 BD.
Alle rechten voorbehouden BD-150711 – BD154675