Babette Hoefnagels van PFZW werkt haar hele werkende leven in zorg-HR. ICT en data vormen een rode draad in de carrière van deze consultant bij PFZW Datadiensten. Zij wil HR-professionals in de zorg laten ervaren hoe zij data voor zich kunnen laten werken. Dat doet ze met een krachtig gereedschap. PFZW Datadiensten biedt werkgevers in zorg en welzijn nu al vijf jaar een HR-dataportaal waarop organisaties hun eigen data kunnen benchmarken met vergelijkbare organisaties. Hoefnagels’ missie is om HR-professionals met feiten te laten zien of ze zich op de juiste dingen concentreren. “Ze kunnen hun uren en euro’s maar één keer inzetten. Waar gebruiken ze die dan voor? Dankzij de data weten ze beter waar deze investering loont.”

Behoud van instroom

Wat data bijvoorbeeld kunnen blootleggen is het belang van behoud van instroom. Veel medewerkers die nog maar kort in dienst zijn, geven er al snel weer de brui aan. Dit soort verloop is nu een hot item in de zorg. Het helpt dat het HR-dataportaal van PFZW dat nu voor organisaties inzichtelijk maakt. Hoefnagels: “We hebben even geleden een nieuw dashboard toegevoegd. Daarmee kun je nagaan in hoeverre jouw organisatie in staat is om pas geworven medewerkers aan je te binden. Het besef daalt daardoor in dat je meer tijd moet stoppen in werven én het behoud van je pas ingestroomde medewerkers. Dit is een eyeopener voor veel organisaties. Ik kom werkgevers tegen die nog niet de helft behouden van wat ze twee jaar geleden geworven hebben. Dit betekent natuurlijk een enorm verlies van kapitaal. ”

In het zadel

Hoefnagels raadt HR-professionals in de zorg aan structureler met data te gaan werken. “Nu zie je vaak nog dat data incidenteel worden gebruikt om na te gaan welke interventies nodig zijn. Terwijl vervolgens niet wordt nagegaan of een interventie ook heeft gewerkt. Een goed voorbeeld is onboarding. Werkgevers besteden daar steeds meer aandacht aan, maar gaan meestal niet na of dit volgens de data ook succesvol is geweest.” Voor HR is het lastig om zich datagedreven werken eigen te maken. Dat kost volgens Hoefnagels tijd. “Het is een gedragsverandering. Je moet het in je manier van werken opnemen. Veel HR-professionals in de zorg vinden dat spannend. Ze zijn vaak vooral gevoelsmensen.” Toch is het de moeite waard om deze stap te zetten. “Door data op de juiste manier in te zetten, komt HR als discipline meer in het zadel in de organisatie. Als je hard kunt aantonen waar het niet goed gaat, wordt er beter naar je geluisterd.”

Strategische personeelsplanning

HR doet er verstandig aan niet te lang te wachten met datagedreven werken. Want dit komt in een stroomversnelling. Er komen steeds mooiere mogelijkheden. Zo biedt het HR-dataportaal van PFZW nu een extra module met voorspelmodellen. Deze kunnen helpen bij de strategische personeelsplanning. Hoefnagels: “Daarmee kun jij jouw toekomstige personeelsbestand op fte-niveau in kaart brengen. Voor een groot deel van de functies kun je zien hoeveel fte je, bijvoorbeeld over vijf jaar, hebt én nodig hebt. Dit is uniek omdat het model ook de toekomstige zorgvraag meeneemt. Aan de hand daarvan wordt bepaald wat jij nodig hebt. Zo krijg je als HR-functionaris handelingsrichting. Ook helpt het je om verder te kijken dan de waan van de dag.”

Kansen

Wat dat oplevert, blijkt uit het voorbeeld van Abrona, een aanbieder van gehandicaptenzorg in het midden van het land. Deze klant van Hoefnagels kwam tot verrassende inzichten met het voorspelmodel in combinatie met een benchmark met andere zorgaanbieders. Zo ontdekte Abrona dat het over vijf jaar afstevent op een flink tekort. Verder werd duidelijk dat er een verschuiving plaatsvindt naar zwaardere cliënten. Volgens Hoefnagels blijkt ook uit de data dat er voor Abrona kansen liggen in het genereren van extra instroom. “We konden zien dat ze in verhouding weinig starters en zij-instromers binnenhalen. Ook biedt het vergroten van uren per contract wellicht mogelijkheden. Zo dienen de data als basis om de dialoog over het strategisch personeelsbeleid te voeren. Dat is precies wat we willen bereiken: een vruchtbare dialoog op basis van feiten in plaats van gevoel.”

Meer weten over hoe u met data meer inzicht krijgt in uw toekomstige personeelstekorten of -overschotten? Kom dan naar Oplossingen voor de krappe arbeidsmarkt van Zorgvisie. Tijdens dit congres gaat Hoefnagels dieper in op hoe u met het HR-dataportaal van PFZW datagedreven HR in de praktijk kunt brengen. Ook komt zorgaanbieder Abrona aan het woord.