Slimme overhead, goede zorg

In verband met (de politieke commotie over) het manifest 'Scherp op Ouderenzorg' van Hugo Borst en Carin Gaemers buigen Marvin Hanekamp en Simon Heesbeen zich over de vraag wat een realistische kwantitatieve richtlijn is voor de overhead.
M_Hanekamp450.jpg
Marvin Hanekamp

In ons artikel van 21 november jl. ageerden wij, in reactie op het manifest ‘Scherp op Ouderenzorg’ van Hugo Borst en Carin Gaemers en vooral op de (politieke) commotie die dit veroorzaakte, tegen het opleggen van een overheadnorm voor de langdurige zorg.
In onze optiek is het vooral van belang om te sturen op kwaliteit en integrale kosten van zorg. Dat effectieve en efficiënte overhead daarbij heel belangrijk is, is evident. Wij pleitten veeleer voor een realistische richtlijn voor overhead, in plaats van een opgelegde norm. Zorgorganisaties kunnen zo’n richtlijn gebruiken, om voor henzelf te bepalen welke aard en omvang van de overhead in hun situatie het best bijdraagt aan goede zorg.
We merken in de vele reacties dat ons standpunt breed gedeeld wordt. Er waren ook logische vragen. Want wat is dan een realistische richtlijn voor overhead? En hoe zorg je ervoor dat overhead optimaal bijdraagt aan kwalitatief goede en betaalbare zorg? In dit artikel gaan we in op kwantitatieve richtlijnen voor de overhead. Dit zegt echter nog niets over de toegevoegde waarde van de overhead. Daarop gaan we uitgebreid in, in ons volgende artikel van februari.

Overhead in perspectief
Maar laten we overhead in de langdurige zorg eerst eens in perspectief plaatsen. Bij velen bestaat namelijk het beeld dat deze overhead onverantwoord groot is. Wij benchmarken de overhead al vele jaren op eenduidige wijze in een groot aantal sectoren. In onderstaande grafiek hebben we de gemiddelde percentages overheadformatie per sector in aflopende volgorde naast elkaar gezet.

Overheadformatie per sector

De grafiek laat zien dat met name de vvt en ghz relatief minder overheadformatie hebben. Zij bevinden zich meer aan de rechterkant van het spectrum, tussen sectoren die vaak werken met krappere marges, soms extern gefinancierd worden en doorgaans een uitvoerend karakter hebben.
Meer aan de linkerkant staan sectoren die in de regel een beleidsmatiger karakter hebben en financieel krachtiger zijn. De ggz bevindt zich meer in het midden. Het aandeel overhead daar is hoger dan in de vvt en ghz, wat onder meer te maken heeft met het type zorg en grotere verloop van cliënten. Dat de overhead (in met name de vvt en ghz) lager is dan in veel andere sectoren, wil overigens niet zeggen dat het niet beter kan. 

Geen opgelegde norm, maar realistische richtlijn
Om te bepalen hoe het beter kan, helpen geobjectiveerde en realistische richtlijnen. In ons vorige artikel noemden wij al enkele globale richtlijnen voor overhead, op basis van onze jaarlijkse Benchmark Care. Onderstaande grafiek gaat dieper in op zowel het gemiddeld aandeel overheadformatie (als percentage van de totale formatie) als overheadkosten (als percentage van de totale kosten). Het gemiddelde laat zien wat in de sector gebruikelijk is.

Aandeel overhead (gemiddelden)

De grafiek laat zien dat het grootste deel van de overheadkosten bestaat uit personele kosten. In onderstaande tabel gaan we daarom gedetailleerder in op het aandeel overheadformatie.

 

Aandeel overheadformatie (t.o.v. totale formatie)

Onderdeel overhead

VVT 2016

GHZ 2016

GGZ 2016

Algemeen management

0,4%

0,4%

0,8%

Centrale staf

1,9%

1,8%

2,3%

Administratie en financiën

2,3%

2,3%

3,1%

Informatisering en automatisering

0,6%

0,7%

1,6%

Opleidingen

0,6%

0,4%

0,4%

Inkoop

0,1%

0,1%

0,1%

HR en/of organisatie

0,6%

0,7%

0,9%

Algemene ondersteuning

1,2%

1,6%

6,3%

Management civiele functies

0,7%

0,3%

0,2%

Management en staf in de zorg

3,5%

4,1%

3,9%

Terrein- en gebouwgebonden functies

1,1%

1,0%

1,1%

Totaal

13,1%

13,5%

20,8%

 Zoals eerder aangegeven liggen de vvt en gehandicaptenzorg (ghz) met elkaar in lijn. De ggz zit daar boven. Dat zien we vooral terug in een wat groter aandeel algemene ondersteuning (dit betreft met name secretariaten), centrale staf, informatisering en automatisering en in administratie en financiën.

Zoals gezegd laat het gemiddelde zien wat gebruikelijk is. De kwartielscore is een ambitieuzere, maar wel realistische richtlijn en geeft de waarde waar een kwart van de organisaties op of onder zit.

Aandeel overheadformatieAandeel overheadkosten

Ontwikkeling overhead
Het aandeel overhead is met name de laatste drie jaar redelijk stabiel. Onze verwachting voor de Benchmark Care 2016 (cijfers over 2015) was dat de overhead zou stijgen als gevolg van de decentralisaties. Dit zagen we echter niet. Veel organisaties hebben aangegeven dat zij wel degelijk een toename in administratieve last hebben ervaren, maar dat zij dit hebben proberen op te vangen binnen de bestaande formatie. Dit heeft bij veel organisaties wel geleid tot hogere werkdruk, meer overwerk en inhuur op met name de administratieve en financiële functies. Velen hebben aangegeven de formatie daarom alsnog uit te zullen breiden. Mogelijk is daardoor sprake van een uitgesteld effect van de decentralisaties en zien we in de Benchmark Care van dit jaar alsnog een lichte stijging van de overhead.

trend overhead

Op de wat langere termijn (komende tien jaar) verwachten wij echter een significante daling van de overhead. Dit vooral als gevolg van steeds slimmere en integrale automatisering van administratieve processen. De ict-component wordt daarmee groter en steeds belangrijker en zorgt voor een afname van met name administratieve capaciteit. 

Hoe om te gaan met deze richtlijnen?
In onze optiek is vooral van belang dat overhead bijdraagt aan goede en betaalbare zorg. Overhead en primair proces vormen hierbij een twee-eenheid. Bij het bepalen welke aard, omvang, kwaliteit en organisatie van de overhead daarvoor nodig, kunnen de in dit artikel genoemde richtlijnen helpen. Zij vormen echter géén finaal oordeel. Je kunt er immers goed onderbouwd van afwijken. Samen met een eenduidige definitie van overhead helpen dergelijke richtlijnen om de interne discussie over overhead te objectiveren. Deze wordt nu namelijk vaak gevoerd op basis van onderbuikgevoel in plaats van feiten.
Deze richtlijnen zeggen echter nog niets over kwaliteit en toegevoegde waarde. We gaan daarom in ons volgende artikel in op mogelijkheden om de toegevoegde waarde van overhead te verbeteren. 

Marvin Hanekamp is senior managing consultant en Simon Heesbeen senior consultant bij Berenschot.

 

Aandeel overheadformatie (t.o.v. totale formatie)

Onderdeel overhead

VVT 2016

GHZ 2016

GGZ 2016

Algemeen management

0,4%

0,4%

0,8%

Centrale staf

1,9%

1,8%

2,3%

Administratie en financiën

2,3%

2,3%

3,1%

Informatisering en automatisering

0,6%

0,7%

DELEN
1
83
Marvin Hanekamp

1 REACTIE

  1. Relevante informatie en interessante / prikkelende vergelijkingen. Wat ons betreft zou de realisatie van de klantvraag (conformiteit klant eis) ook een essentieel ijkpunt zijn, om de bedrijfsvoering te beoordelen / 'verder op te schudden'
    Goed werk heren.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.