Per 8 juli 2020 moeten entiteiten die verplicht zijn ingeschreven in het handelsregister informatie over hun uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) verzamelen en bijhouden. Vanaf 27 september 2020 moet deze informatie ook worden geregistreerd in het UBO-register. Bestaande entiteiten krijgen hiervoor 18 maanden de tijd. Nieuw op te richten entiteiten moeten hun UBO’s registreren zodra zij zich aanmelden bij het handelsregister voor de registratie van hun onderneming. Deze verplichtingen staan los van de uitvraag naar UBO-gegevens die Vektis onlangs deed bij zorgaanbieders.

Eigenaar van een entiteit

Een UBO is – samengevat – de natuurlijke persoon die eigenaar is van of uiteindelijke zeggenschap heeft over een entiteit. Er kunnen meerdere UBO’s zijn. In het algemeen zijn dit personen die (in)direct meer dan 25 procent van het eigendomsbelang bezitten of (in)direct meer dan 25 procent van de stemmen bij besluitvorming over een statutenwijziging kunnen uitoefenen, of die op andere wijze feitelijke zeggenschap uitoefenen. Als geen persoon kan worden aangewezen of twijfel bestaat of de achterhaalde persoon kwalificeert als UBO, moet het gehele statutaire bestuur respectievelijk alle maten of vennoten worden aangewezen als UBO, zogenoemde ‘pseudo-UBO’s’.

Verplicht voorgeschreven gegevens

De wet maakt onderscheid tussen verplicht voorgeschreven gegevens en aanvullende gegevens. De eerste zijn voor iedereen toegankelijk, de tweede alleen voor bevoegde autoriteiten. Verplicht voorgeschreven gegevens zijn onder meer naam, geboortemaand en -jaar en aard en omvang van het economische belang. Aanvullende gegevens zijn onder andere woonadres, BSN en afschriften van documentatie waarmee wordt onderbouwd wat de aard en omvang van het door de UBO gehouden belang is. In uitzonderlijke omstandigheden kan een UBO het handelsregister verzoeken de openbare gegevens af te schermen. Dit kan bijvoorbeeld als de UBO minderjarig is of politiebeveiliging heeft. Instanties zoals het Openbaar Ministerie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen altijd alle gegevens inzien.

Het bestuur van een stichting is voorts per 8 juli 2020 verplicht een register bij te houden waarin alle personen staan aan wie een uitkering is gedaan die niet meer bedraagt dan 25 procent van het voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar.

Forse sancties

Op overtreding van de verplichting tot het inschrijven en bijhouden van de UBO-gegevens in het UBO-register staan forse sancties. Een overtreding kan resulteren in een gevangenisstraf, een taakstraf of een geldboete oplopend tot 21.750 euro. Tevens kan een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete worden opgelegd.

Door: Corine Vernooij, advocaat bij Van Doorne N.V.