Acht tips voor implementatie E-Health in care

Het programma ‘In voor zorg!’ van Vilans heeft acht tips over de implementatie van eHealth binnen zorgorganisaties. Deze tips zijn voortgekomen uit de thematranche Technologie van ‘In voor zorg!’, waarbij 22 organisaties gedurende 1,5 tot 2 jaar aan de slag gingen met de implementatie van eHealth ter verbetering van de kwaliteit van zorg binnen hun organisatie.
duimomoog400.jpg
Foto: Fotolia400

1.     Begin klein

Om medewerkers en cliënten mee te krijgen en te overtuigen van de meerwaarde van (een nieuwe) technologie is het raadzaam om klein te beginnen. Naast het creëren van draagvlak kun je door klein te beginnen ook nog relatief snel bijsturen op basis van de eerste ervaringen. Begin bij de inzet van beeldbellen bijvoorbeeld met het vervangen van verzuimtelefoontjes in beeldbeltelefoontjes. Zet het vervolgens in bij werkoverleg wanneer een collega niet fysiek aanwezig kan zijn en gebruik het vervolgens in het contact met cliënten die al gewend zijn om met een computer of tablet te werken. Zo kan men wennen aan het gebruik van de nieuwe technologie of functie en de meerwaarde zelf ervaren.

2.     Ga uit van de toegevoegde waarde

Ga na welke toegevoegde waarde of verandering je wilt bereiken en gebruik dat als kompas voor de keuze van je technologie en de aanpak van je traject. Dit kan op cliëntniveau of op organisatieniveau. Op cliëntniveau kan het gaan om het verbeteren van de kwaliteit van leven of zorg. En op organisatieniveau gaat  het bijvoorbeeld om efficiëntere zorg. Gebleken is dat het kiezen voor één technologie voor de hele organisatie niet goed werkt, de technologie heeft niet voor alle betrokkenen evenveel meerwaarde. Beter werkt het als men uitgaat van de vraag van de individuele cliënt, zoals gebeurt bij Bartimeus, Frion en Zuidwester. Zij kijken per cliënt naar de vraag achter de vraag, gaan het gesprek aan met de cliënt en zoeken samen naar een (digitaal) hulpmiddel. Bij zorgorganisatie Gors wonen cliënten verspreid door heel Zeeland. Daar biedt beeldbellen een uitkomst om de zorg efficiënter in te delen zodat er vaker laagdrempeliger contact gelegd kan worden met sommige cliënten. Zie hier een illustratief filmpje.

3.     Doe het samen

De inzet van technologie zorgt vaak ook voor een verandering van allerlei processen. Zorg dat je in beeld hebt wie er allemaal te maken krijgen met de verandering en betrek hen erbij. Sta open voor ieders input, vraag door op hun weerstand, zoek hun belangen uit en kijk of je die kunt dienen. Zorg dat je ‘eigenaarschap’ voor de verandering deelt met elkaar. De Service Blue Print (gebruikt bij Levanto) en het maken van persona’s (gebruikt bij Tangenborgh) kunnen hierbij helpen.

4.     Focus op enthousiasme, minder op weerstand

Veranderen kost energie en zorgt vaak voor weerstand. Focus eerst op degenen die enthousiast zijn. Zij zullen de nieuwe technologie eerder adopteren en bij hen zal de meerwaarde ervan eerder tot uiting komen. Deel vervolgens de positieve resultaten met anderen in de organisatie en organiseer kruisbestuiving tussen enthousiaste gebruikers en mensen die nog minder openstaan voor de verandering. Het is makkelijker om iets aan te nemen en uitleg te krijgen van een collega of een cliënt dan van een buitenstaander. Laat enthousiaste medewerkers en cliënten fungeren als ambassadeurs, zoals gehandicaptenorganisatie de Waerden heeft gedaan. Vind hier meer inspiratie uit praktijkvoorbeelden voor het enthousiasmeren van cliënten en medewerkers.

5.     Begin met een business case

Breng vooraf in kaart waar de kosten en waar de opbrengsten te verwachten zijn. Onderhandel met alle belanghebbenden wie welke kosten draagt en evalueer tijdens het traject of de kosten en opbrengsten nog in verhouding zijn. Houd rekening met het feit dat kosten voor de baten uitgaan en dat de baten vaak moeilijker te meten zijn dan de kosten. Breng aan de hand van individuele casuïstiek in kaart wat de technologie oplevert en gebruik deze informatie om te overtuigen/onderhandelen.

6.     Betrek je eigen ICT afdeling vanaf het begin

Technisch gezien is (bijna) alles mogelijk, er is een overweldigend aanbod. De praktijk is echter weerbarstiger omdat er vaak bestaande zorgprocessen moeten veranderen, maar het moet ook in de eigen ICT configuratie passen. Bovendien dienen beschikbaarheid en performance van zowel de nieuwe als de bestaande applicaties geborgd te zijn. Betrek daarom de eigen ICT afdeling vanaf het begin en sluit met de leveranciers goede Service Level Agreements af mét een nalatigheidsclausule. Maak voor de keuze van een nieuw systeem een gedetailleerd functioneel programma van eisen waarin je vastlegt wat je van de techniek verwacht. Op basis hiervan kunnen leveranciers een offerte opstellen. Bij grote investeringen is het aan te raden om eerst een paar pilots te doen voor er tot (grootschalige) aanschaf wordt overgegaan. Het komt namelijk vaak genoeg voor dat leveranciers toch niet precies kunnen leveren wat jouw organisatie voor ogen had.

7.     Blijf technologie niet zien als iets exotisch

Denk ook aan gemakkelijk toegankelijke oplossingen, er zijn op de consumentenmarkt al tal van voorbeelden van technologieën die het leven van cliënten aangenamer kunnen maken. Zoals stopcontacten met afstandsbedieningen om op afstand de lichten aan of uit te zetten. Maak de inzet van technologie daarnaast een vanzelfsprekend onderdeel van het zorgproces. Het gebruik van technologie is een logisch uitvloeisel van maatschappelijke ontwikkelingen. Begin bij de cliëntvraag, houd ’t klein en ga het gewoon doen. Na een succesvolle uitprobeerfase zou de nieuwe technologie een vanzelfsprekend onderdeel moeten worden van de dienstverlening zodat nieuwe cliënten niet beter weten.

8.     Heb lef, lol en een lange adem

Technologie als vanzelfsprekend en logisch onderdeel van het zorgproces? Uit de ervaringen van de deelnemers van de thematranche technologie blijkt dat het kan. Iets nieuws implementeren vraagt echter om vasthoudendheid, geloof en enthousiasme, maar vergeet niet: ‘Great things never came from comfort zones’. Meer resultaten, interviews, filmpjes en achtergronden zijn te vinden in het compilatiefilmpje ‘wat kan technologie betekenen voor de zorg’ en de drie e-zines die zijn verschenen gedurende het traject. In het eerste e-zine zijn de ervaringen en tips over de opstartfase gebundeld, in het tweede e-zine wordt de implementatiefase uitgelicht en in het derde e-zine wordt aandacht besteed aan de borging en opschaling van eHealth.

Dossier E-Health
E-health is het gebruik van technologie ter ondersteuning of verbetering van de gezondheid en de gezondheidszorg. Lees hier de uitlegpagina E-Health. Patiënten en cliënten zijn dankzij e-health in staat om regie te nemen over hun gezondheid. Zelfmanagement staat bij zorginstellingen hoog op de agenda. Berichten in het dossier gaan bijvoorbeeld over implementatie en bekostiging, videocontact met thuiszorgmedewerkers, telemonitoring van patiënten met chronische aandoeningen, preventie met behulp van technologie maar ook hoe zorgpersoneel werkt met e-health.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.