Om de stijgende zorgvraag te kunnen bijhouden, moet alles in het werk worden gesteld om personeel te krijgen en te behouden.

Werknemers zelf de teamroosters laten maken, blijkt een goede manier om tevreden en productieve medewerkers te krijgen. Ze houden daarmee niet alleen grip op de balans tussen werk en privé, ze raken ook meer betrokken. De krapte op de arbeidsmarkt leidt tot een strijd om gekwalificeerd personeel. Zorgaanbieders verdiepen zich omstandig in mogelijkheden om personeel aan trekken en ze te houden.

Dat hield ook professor Andris Kreicbergs, emeritus hoogleraar orthopedische chirurgie, bezig toen zijn personeel massaal de kliniek verliet. “Vanaf 1989 vertrok het personeel. Salaris en arbeidstijden waren hiervan de oorzaak. Aan dat eerste kon ik niet veel veranderen, maar over de werktijden startte ik acuut de dialoog. Op een whiteboard schreef ik hoeveel mensen ik nodig had en liet het team hierop intekenen. Ondanks een start met wederzijdse gevoelens van onzekerheid, sloten we de proef af met laaiend enthousiasme. Negentig procent van de medewerkers wilde onder geen beding terug naar de oude situatie en onze productiviteit steeg met tien procent”, zo vertelt Kreicbergs. Het fenomeen zelfroosteren was geboren.

Noodzakelijk ingrediënt

Omdat een toenemend aantal collega’s binnen het ziekenhuis, maar ook bedrijven, zoals de Zweedse post en de politie, het concept van ‘zelfroosteren’ wilden overnemen, liet Kreicbergs een computerprogramma ontwikkelen. Daarmee werd de Zweedse professor grondlegger van Time Care, de organisatie die software aanbiedt waarmee medewerkers zelf hun rooster kunnen maken.

“Zeker 45 procent van de Zweedse ziekenhuizen en verzorgingshuizen werkt met Time Care. Zonder de mogelijkheid tot zelfroosteren zouden ziekenhuizen problemen hebben om goede mensen aan te trekken”, zegt Leendert Venema, de Nederlandse directeur van Time Care. Zelfroosteren is daarmee een noodzakelijk ingrediënt van arbeidsvoorwaarden geworden.

Scherp en alert

Bij zelfroosteren wordt in eerste instantie de vraag naar zorg losgekoppeld van de bestaande diensten. Zo kan vraaggericht in kaart worden gebracht hoeveel mensen per kwalificatie op een bepaalde tijd nodig zijn. Neem als voorbeeld een standaard achturige dienst. Voor de meeste medewerkers een prettige lengte. Een voltijds contract is eenvoudig op te vullen en de dienst is kort genoeg om scherp en alert te blijven. Deze dienst is echter alleen efficiënt indien er ook voor acht uur zorgvraag is. Dit is natuurlijk niet altijd het geval. Er zijn ook taken die een aantal uren van de dag en/of week nodig zijn. Medewerkers die een voorkeur voor kortere diensten hebben, bieden dan een uitkomst.

Enorm betrokken

In de huidige situatie is meestal sprake van passieve invloed. Het personeel maakt wensen, beschikbaarheden en ruilingen eenzijdig aan een planner kenbaar. Het beeld van een ‘overspannen’ teamleider of planner, die de individuele voorkeuren wanhopig probeert te honoreren zonder daarbij de grenzen van de ATW of CAO te doorbreken, is nog steeds actueel. Als een voorkeur niet kan worden ingewilligd, is de reactie er eerder een van onbegrip en ontevredenheid, dan een van betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel.

“Bij het zelfroosteren is het personeel zelf verantwoordelijk voor het teamrooster. Zij maken het rooster volledig zelf. Zij krijgen hierdoor meer begrip voor tekorten en overschotten en ze blijken door hun actievere rol meer geneigd zich flexibel op te stellen. Het creëert een enorme betrokkenheid”, aldus Venema.

Efficiencyslag

Zelfroosteren is een mogelijkheid om efficiënter en daadwerkelijk vraaggericht te plannen en het geeft medewerkers de mogelijkheden werk en privé beter af te stemmen. Het is een efficiencyslag die voor een verhoging van de medewerkerstevredenheid zorgt. Gemotiveerder personeel is bovendien aangenaam voor cliënt en patiënt. Ben Jansen, algemeen directeur, van Déhora Consultancy Group de Nederlandse partner van Time Care, “Het is dan ook niet vreemd dat het aantal belangstellenden onze verwachting overtreft”.

Ziekenhuis Capio

Ook het Zweedse ziekenhuis Capio (300 bedden, 1500 medewerkers) in Stockholm heeft zelfroosteren ingevoerd. Vakbondsvertegenwoordiger Kevin Tompson: “Het krijgen van vertrouwen van medewerkers, van de werkgever en ook van ons als de bond, kostte tijd. De methodiek vraagt gewenning. Werknemers maken nu het rooster zelf. De resultaten zijn overweldigend. Niet alleen de medewerkerstevredenheid is gestegen, ook de productiviteit is fors toegenomen.”

Congres op 3 oktober

Zelfroosteren in het ziekenhuis Capio is genomineerd voor de Best Practice Award. Tijdens het Best Practice Congres – met als thema Vraaggericht werken & Ondernemerschap – dat op 25 november in samenwerking met Zorgvisie wordt georganiseerd, zal de casus worden gepresenteerd.

Teun Zijp en Esther Segers, respectievelijk adviseur en sales manager bij Déhora Consultancy Group in Amsterdam