Laat mensen meedenken
We hebben de hele organisatie bij de overgang betrokken. Zorgmedewerkers en de medewerkers van personeels- en salarisadministratie: iedereen dacht mee. Terwijl medewerkers van de afdeling personeels- en salarisadministratie wisten dat E-HRM mensen op die afdeling overbodig zou maken.

Medewerkers zaten fysiek naast de consultant van de softwareleverancier: waarom zet je dat niet hier neer of dat daar? En andersom zei de consultant weer: waarom doe je dat niet zus of zo? Wij hebben bijvoorbeeld een personeelsvereniging waar iedereen 3 euro in de maand contributie voor betaalt. De consultant zegt: voer dat bedrag als vaste waarde in, bij een wijziging van het bedrag is het voor iedereen in één tel geregeld. Ook het bestuur en de OR werkten mee aan de soepele overgang. We kregen van hen de ruimte om twee systemen in de lucht te houden, gewoon met tijdelijke extra krachten. Zo konden we het ook echt goed doen.

Ga voor een aansprekend systeem
Sommige – vooral oudere – mensen hadden wat meer weerstand tegen digitaliseren. Die weerstand benaderden we op twee manieren. Het systeem zelf moest heel eenvoudig zijn. Als je met Facebook kunt werken, moet je dit ook kunnen. De andere benadering was: gewoon doorgaan. Collega’s zeiden: dit kun je niet van oudere medewerkers verwachten. En dan zeiden wij: zal best, maar dit moet je gewoon leren. En inmiddels horen we er niemand meer over.

Wat ook enorm hielp bij de succesvolle invoering was de look and feel die onze afdeling communicatie gaf aan het medewerkersportal. Ze noemden het niet Mijn ZorgAccent ofzo, maar Zuper Annie. De Z en de A staan voor ZorgAccent. Ze hebben er een leuke afbeelding van gemaakt. Sommige mensen noemen haar Zuster Annie of Super Nanny, maar in ieder geval leeft het. En werkt het enorm goed om de papierstroom te lijf te gaan. De medewerker kan zelf veel wijzigingen doorvoeren: zijn naam, burgerlijke staat, adres en inmiddels ook meerkeuzeregelingen zoals een fiets. Dit hebben we stapje voor stapje uitgebreid.

Ontwikkel zinvol door
Er kan zó veel in E-HRM dat de kunst wel is steeds te blijven kijken naar wat zinvol is. Alles wat we doen, moet bijdragen aan de verbetering van de zorg.

‘Als je met Facebook kunt werken, moet je dit ook kunnen.’

Deze rubriek is geschreven door een partner van Zorgvisie en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Caroline Wools, Teammanager personeels- en salarisadministratie
Wouter Versteeg,
Directeur bedrijfsvoering
www.zorgaccent.nl
AFAS Software
www.afas.nl/zorg
T: 033 – 43 43 883

Meer weten over de inzet en het vinden, binden
en ontwikkelen van zorgmanagers? Neem direct contact met ons op.