Tijd en ruimte voor het echte werk: wie durft?

Medewerkers in de zorg besteden ongeveer een derde van hun uren aan papierwerk. En dan hebben we het niet over de administratieve afdelingen, maar over de handen aan het bed. Dat ligt niet aan die medewerkers of aan buitensporige administratiedwang. Het ligt aan een gebrek aan durf om echt in te zetten op een efficiënte bedrijfsvoering.

We zijn vaak bang voor automatisering …
Het klopt: er is heel veel meer regelgeving in de zorg dan tien, twintig jaar geleden. En er moet veel meer gemeten, gemonitord en bijgehouden worden. Dat voelt als een last, terwijl het óók een kans is. Het leidt immers tot meer maatwerk, en uiteindelijk tot betere zorg. Maar dan moet het in veel gevallen wel een stuk efficiënter geregeld worden. Bij veel zorgpartijen doen medewerkers hun administratie nog met pen en papier. Met als argument: onze medewerkers zijn niet zo handig met computers. Of: onze processen zijn te complex om te automatiseren. Maar vaak geldt: als je huiverig bent om je operatie te automatiseren, geldt dat ook voor de rest van je bedrijfsvoering.

… terwijl het ieder proces beheersbaar maakt
Als je automatiseren in de kern van je bedrijfsvoering plaatst, heeft dat alleen maar voordelen. En vrijwel ieder proces is te automatiseren. Soms voelt dat gek. Stel: de glazenwasser krijgt iedere week een keytag om bepaalde deuren te openen. Dat is vaak een procesje van niks, er moet een formulier ingevuld worden en er moeten handtekeningen gezet. Waarom zou je dat automatiseren? Simpel: omdat het daarna iedere week twee of drie minuten scheelt. En omdat je geen losse eindjes meer hebt. Als iemand vergeet de tag weer in te leveren, slaat het systeem alarm.

… en zorgt voor continuïteit en beter beleid
Met standaardsoftware zijn tegenwoordig vrijwel alle processen te automatiseren. Dat wil niet zeggen dat medewerkers niets meer doen, maar wel dat ze precies weten wát ze moeten doen. En dat ze daarin ondersteund worden. Natuurlijk, het blijft de zorg – medewerkers zullen altijd hun handen vol hebben aan het plakken van allerlei pleisters. Maar met automatisering kun je wel zorgen dat ze daar ook echt de tijd voor hebben. Bovendien: als je je processen centraal beschrijft en beheert, maak je mensen makkelijker vervangbaar. Dat klinkt naar, maar is wel een voorwaarde voor continuïteit in je zorgverlening. Centrale administratie van ál je bedrijfsprocessen maakt het daarnaast eenvoudiger beslissingen te nemen. Zo heb je ook als bestuurder of manager meer tijd en ruimte voor je eigenlijke werk. Maar dan moet je wel durven.

‘Medewerkers zullen altijd brandjes blijven blussen. Geef ze daar dan ook de tijd voor.’

Gerard Nijboer
Productmanager
AFAS Software
www.afas.nl/zorg
T: 033 – 43 43 883
Gerard inspireert beter ondernemen bij AFAS Software. Als productmanager richt hij zich op onder andere het domein zorg en welzijn.

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet je ingelogd zijn. Heb je nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.