Het vraagt een bepaalde volwassenheid op het gebied van governance, risk en compliance, die de ziekenhuizen nog niet hebben. Op de vijfpunts-volwassenheidsscore volgens het instapmodel van Horizontaal Toezicht Zorg (HTZ) scoren de meeste ziekenhuizen iets meer dan een 2. Dat vertellen Sikko Bruinsma, partner bij KPMG Health, en Mark van der Schrier, senior manager bij KPMG Health.

Controlelasten terugdringen

Van der Schrier: ‘Het doel is om de controlelasten in de zorgsector terug te brengen. De Nederlandse zorg wil af van de controles die achteraf plaatsvinden, door de zorgadministratie van de zorginstelling, de accountant van de zorginstelling, de zorgverzekeraars, de accountantsdiensten van de zorgverzekeraars en uiteindelijk door de NZa. Het is in de praktijk niet ongebruikelijk dat zij declaraties vijf of zes keer heen en weer sturen ter controle. Dat is een kostbaar proces. Met Horizontaal Toezicht komt meer tijd en geld beschikbaar voor het leveren van zorg en wordt het veelvuldig controleren van zorgdeclaraties teruggedrongen.’

Vertrouwen, wederzijds begrip en transparantie

Horizontaal toezicht is een vorm van samenwerking tussen zorgverzekeraar en zorgaanbieder die steunt op vertrouwen, wederzijds begrip en transparantie in handelen. Dat schept verplichtingen. ‘Volwassenheid betekent dat ziekenhuizen hun processen op orde hebben, dat zij controle hebben op de risico’s die zij lopen en dat zij voldoen aan de regels die gelden’, zegt Sikko Bruinsma. Het belangrijkste is dat organisaties dit formaliseren en aantoonbaar maken. Er zijn instellingen die al grote stappen hebben gemaakt, maar bij veel ziekenhuizen – universitair of algemeen, groot of klein, daarin zit niet zoveel verschil – vraagt dit nog een behoorlijke inspanning. Bruinsma: ‘Rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot registratie zijn vooral informeel vastgelegd en er is geen sprake van de noodzakelijke formele standaardisatie. Dat moet anders.’ Dat maakt de invoering van horizontaal toezicht niet alleen een instrumenteel maar vooral een verandertraject, zo benadrukken Bruinsma en Van der Schrier. Dat grijpt in op het DNA van een organisatie.

Verantwoordelijk voor correcte registratie

‘Het is van groot belang dat binnen een instelling duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de correcte registratie van de geleverde zorg. Als niemand de verantwoordelijkheid neemt, is de zorgadministratie veel tijd kwijt aan het oplossen van alle registratiefouten die aan het begin van het proces gemaakt worden. Het gaat dus om bewustwording en het claimen van eigenaarschap. En als voldoende feedback ontbreekt en een specialist geen terugkoppeling krijgt over de gemaakte fouten en de gevolgen hiervan voor de instelling, blijven de problemen zich opstapelen. Wij zien bovendien dat veel zorgprofessionals moeite hebben om gestandaardiseerd te werken in het primaire registratieproces. Dat is vaak een gevolg van het ontbreken van procesbeschrijvingen en adequate IT-ondersteuning. Daarnaast zijn algemene IT-maatregelen, zoals logische toegangsbeveiliging, changemanagement en logging, in het algemeen onvoldoende ingericht. Hierdoor kan in de beheersing van de registratie- en declaratieprocessen in beperkte mate gebruikgemaakt worden van de systeemcontroles. Ook hierdoor kunnen veel achterafcontroles nog noodzakelijk blijven. Cultuur, houding, gedrag en een adequate IT-omgeving zijn kortom van essentieel belang.

Impact horizontaal toezicht is groot

‘De impact van horizontaal toezicht moet niet onderschat worden’, benadrukt Sikko Bruinsma. Dat geldt ook voor de duur van zo’n traject. Gemiddeld staat daar zo’n anderhalf jaar voor, zo schatten de adviseurs van KPMG Health in. ‘Dat maakt de stip op de horizon – 80 procent in 2020 – wel erg ambitieus’, zegt Mark van der Schrier. ‘Anderzijds: er is niks mis met wat gezonde ambitie. Er is geen weg terug. Deze investeringshobbel moet wel genomen worden, dat beseffen alle ziekenhuizen ook.’