Bij MEE West-Brabant werken 160 consulenten die samen zo’n 100.000 documenten per jaar produceren en verwerken. De cliëntendossiers werden tot voor kort opgeborgen in dossierkasten, maar werken nu met een systeem van de partners BCT en Thysia.
Microsoft Dynamics NAV
“We zochten naar een softwareoplossing die direct gekoppeld kon worden aan ons bestaande basisinformatiesysteem Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision),” aldus Toine Welling, manager Administratie, ICT en Beheer bij MEE.
DMS en scanoplossing
BCT leverde het document management systeem en een scanoplossing, die gebruik maakt van software voor automatische document herkenning (ADR), dat documenten herkent en automatisch classificeert. Thysia leverde een SharePoint-omgeving voor het delen en toegankelijk maken van de informatie. Binnen een doorlooptijd van twee maanden leverden BCT en Thysia het nieuwe systeem op.
Werking
Welling is tevreden en zegt dat het verwerken van zelfs ongestructureerde informatie nu heel eenvoudig gaat. “De consulent kruist op een voorblad aan om welk type document het gaat, en scant de informatie. Het DMS schrijft het document vervolgens automatisch weg naar de correcte map in SharePoint (…) Vooral het zoeken binnen dossiers en documenten gaat veel sneller. De scans worden namelijk opgeslagen als volledig doorzoekbaar pdf-document, waardoor je ook op woorden in het document kunt zoeken.”
Toekomstplannen
In de toekomst wil MEE West-Brabant de digitalisering verder doorvoeren. Welling ziet mogelijkheden in het uitbouwen van de toepassingen van het DMS: zowel de digitalisering van de personeelsdossiers als bijvoorbeeld het beheren van contracten en inkoopprocedures met leveranciers staan op zijn verlanglijstje.
