In de zorgsector worden we geconfronteerd met diverse uitdagingen en tekorten, zoals personeelstekorten, financiële beperkingen en tijdgebrek. De vraag naar zorg en ondersteuning blijft echter onverminderd hoog. Voor zorgorganisaties is het de kunst om hun dienstverlening zo in te richten dat ze blijven voldoen aan de vraag en aansluiten bij de wensen van hun cliënten, op een manier die ook prettig is voor het personeel. Dit vereist dat we stoppen met alleen maar zorgen en zaken écht anders gaan aanpakken; samen met cliënten (wat kunnen ze zelf), hun netwerk en de inzet van technologie.

Maar hoe blijf je betrouwbaar in de kwaliteit van zorgverlening aan je cliënten en tegelijk wendbaar en vernieuwend, terwijl je als organisatie gestaag naar die “stip op de horizon” toewerkt? Hoe zorg je ervoor dat je strategische keuzes duidelijk uitlegt aan je medewerkers, zodat iedereen betrokken is en in beweging komt?

Om de uitdagingen en tekorten het hoofd te bieden, gaan veel zorgorganisaties aan de slag met hun missie, visie en vooral de bijbehorende strategie om die te bereiken in een snel veranderende omgeving. Die omgeving is steeds meer onzeker, turbulent en complex geworden. Langetermijnstrategieën passen niet bij de onvoorspelbare wereld van vandaag.

Zes inzichten

Voor bestuurders zijn het behouden van de juiste koers en het leiden van je organisatie op de goede weg belangrijke gespreksonderwerpen. Hoe zorg je voor kalmte in de storm? Hoe geef je gestaag en pragmatisch richting aan de transformatie die in je organisatie nodig is? We delen zes inzichten gebaseerd op recente ervaringen met strategievorming en executie in de langdurige zorg, verrijkt met kennis uit ons webinar met vier sprekers uit de zorg.

Inzicht 1: Zorg dat iedereen aan boord komt

Maak het leuk! Organiseer een strategievormingsproces, waarbij veel stakeholders op een leuke constructieve manier worden betrokken. Samen sta je sterk. Wat is het mooi als je cliëntenraad of OR na het traject zegt zich volledig in de strategie te herkennen, omdat ze hem zelf mede ontworpen hebben. Maar hoe doe je dat?

Ga verder dan een kleine stuurgroep van bestuurders en management die de lijnen uitzetten. Maak het niet een papieren werkelijkheid, maar betrek die dagelijkse leefwereld. Het geeft gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij medewerkers.

Tip: meer betrekken is beter. Stem de betrokkenheid af op jouw organisatie. Betrokkenheid en ‘meedoen’ kan op veel verschillende manieren georganiseerd worden. Hiervoor is niet één goede manier. Maar denk aan inspiratielunches, pressurecookersessies, bouwen met lego, prioriteiten bepalen in creatieve workshops met de maatvoering xs, s, m, l, xl om samen te prioriteren. Zo maak je het ook behapbaar, want het is al complex genoeg.

Inzicht 2: Houd het begrijpelijk en logisch

De kunst is om het in alle complexiteit en onzekerheid voor iedereen begrijpelijk te houden. Maak een strategietraject eenvoudig en houd het klein. Missie, visie en strategie zijn geen dagelijkse termen voor de meeste cliënten, bewoners en medewerkers. Maar als je met goed taalgebruik juist deze mensen kunt bereiken, dan ontstaat er energie voor verandering. Taal doet ertoe.

Elke organisatie heeft een eigen taal. Zo werkt Amsta met een eigen ‘Handsjeek formulier’. Een echte Amsterdamse term, die je niet zomaar kunt kopiëren voor een andere organisatie. Houd daarom feeling met alle betrokkenen en controleer of elke stap goed wordt begrepen.

Tip: peil tussentijds of iets wordt doorleefd en tot de verbeelding spreekt. Alleen als het resoneert in de organisatie, kun je verder. Laat de olievlek zijn werk doen. Zo groeit de logica en samenhang en daarmee ook de zekerheid.

Inzicht 3: Visualiseer het toekomstbeeld

Het vorige inzicht richt zich op het smal en klein houden in het nu, maar terwijl je dat doet kun je ook een lonkend toekomstbeeld schetsen. Die stip waar je heen beweegt is het motiverende perspectief: daar doen jullie het voor. Tegelijk is dat wat verder in de toekomst ligt per definitie abstracter en daardoor vager. Visualiseer je beeld van de toekomst. Zo wordt het een krachtiger wensbeeld dat richtinggevend is voor de betrokkenen.

Tip: dit kan in praatplaten, een mooi vormgegeven ronkend motto, filmpjes, symbolen en communicatie met medewerkers voor verbinding. Blijf vooral vertellen wat er gebeurt en nodig uit om mee te doen.

Inzicht 4: Wees moedig en stop

Wat er de komende jaren van medewerkers gevraagd wordt is ingewikkeld. Medewerkers die met hart en ziel voor de zorg hebben gekozen, vragen we anders te gaan werken. Ze mogen minder gaan zorgen en ook alleen voor die cliënten, die echt niet zonder kunnen. Vaak ook op een andere manier, waarbij technologie of het netwerk een grote(re) rol spelen. Super ingewikkeld! Het is van groot belang om hier transparant over te zijn. Want hoe moeilijk is het om te gaan stoppen met handelingen die we nu zo gewoon vinden?

Dit maakt het vaak turbulent voor medewerkers: ze willen vasthouden aan het oude terwijl ze geconfronteerd worden met nieuwe ontwikkelingen waar ze aan moeten wennen. Het risico hiervan is dat het bordje voller wordt in plaats van leger. Daarom vereist het moed om duidelijk te zijn in wat je níet meer doet. Waarbij het ‘waarom’ goed uitlegbaar is.

Tip: Durf te kiezen en zet in op projecten waarbij je medewerkers faciliteert om dingen écht anders te doen, zoals administratieve lastenverlichting.

Inzicht 5: Hou regie op de inhoud en het proces gescheiden

De eerdere inzichten benadrukken het belang van een goed uitgevoerde strategie. Naast deze uitvoering is een ondersteunend kader van project- en verandermanagement essentieel. Door inhoud en proces gescheiden te houden, kun je de focus op de inhoud behouden terwijl het proces flexibel en dynamisch blijft. Er bestaat geen one-size-fits-all aanpak; elk strategietraject vereist een unieke aanpak die aansluit bij jouw organisatie. Organiseer het liefst met je eigen mensen! Is dat niet passend en vlieg je externe hulp in, houd dan zelf de regie op de inhoud.

Het proces moet ingaan op wat er speelt in de organisatie. Zo kan het tempo van trajecten verschillen. Bas van de Velde (Middin) was enthousiast over hun pressure cooker vorm van strategievorming terwijl Anoeska Gijzel (TerWeel) in het webinar juist vertelde dat tijdig een pas op de plaats maken en even vertragen voor hen succesvol was.

Tip: geef in het proces ruimte voor de dynamiek en energie in de organisatie en maak gebruik van de koplopers.

Inzicht 6: Houd het pragmatisch en kort cyclisch

Er is een hands-on aanpak vereist om deze transformatie te realiseren, die feitelijk een cultuurtransitie is van een gehele zorgsector. De verandering of paradigmashift in de zorg, is zo groot en veelomvattend, dat kort cyclisch werken het meest effectief is. Om in beweging te komen helpt het vertalen van verandering naar kleine en begrijpelijke stappen die binnen de eigen cirkel van invloed liggen. Zeker in deze snel veranderende omgeving moet je strategie (vorming of executie) eenvoudig en herkenbaar zijn. Neem zelf regie op de verandering waar je als organisatie voor staat, in lijn met je eigen strategie. Besef en berust, dat niet alles lukt. Zoals Monique Cremers mooi zei in ons webinar: “Succes is van de ene mislukking enthousiast naar de andere gaan.”

Tip: giet geen dingen in beton: doe het samen en pas aan. Strategie vormen en uitvoeren is een continu proces wat je bijna voortdurend aan het herijken bent in een (bij voorkeur) kort cyclisch proces.

Deze inzichten helpen zorginstellingen die midden in het proces zitten. Zoals onze sprekers benadrukten tijdens het webinar zorgambities realiseren: “deze aanpak leidt tot concrete en positieve resultaten passend bij onze eigen organisatie.”