Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

‘Capaciteitsplanning in ziekenhuizen ondermaats’

Door de patiëntenstroom en werkroosters van artsen op een andere manier te plannen, kunnen ziekenhuizen een enorme efficiencyslag slaan. Dat stellen Henk Handlogten, directeur Händelton Management Advies, Johan Lievestro, algemeen directeur Lievestro en Otto Kreijkes , commercieel directeur Lievestro.
capaciteitesplanning.png

‘Het is niet zo’n leuke boodschap dat ziekenhuizen het nu eigenlijk niet goed doen’, vertelt Lievestro. ‘Maar het kan echt beter. We zien dat vijf procent van het ziekenhuisbudget in de prullenbak wordt gegooid. Dat kan anders door slimmer om te gaan met de capaciteit.’ Lievestro is directeur van het gelijknamige softwarebedrijf. Zijn producten DOKTERplan en FLOWplan worden bovenop het zis/epd geplaatst en verzorgen de capaciteitsplanning in een ziekenhuis.

Grootste probleem in ziekenhuizen

Ook Handlogten merkt dat ziekenhuizen suboptimaal georganiseerd zijn. ‘Patiënten komen binnen via de poli en vanaf dat punt wordt elke vervolgstap handmatig ingepland. Op elk onderdeel zit een persoon voor de planning. Als je bedenkt dat in de zorg jaarlijks 140 miljoen afspraken gemaakt worden, dan moet dat anders. Bij andere grote organisaties als Schiphol, worden bij de aankoop van een ticket alle vervolgstappen automatisch gezet. Dat kan ook in de zorg.’

De zorg heeft zelf nog niet zo goed door dat het beter kan. De reden is dat capaciteitsplanning in de zorg een containerbegrip geworden, vertelt Kreijkes. ‘De twee grote epd/zis-spelers in Nederland regelen vooral de registratie, maar van echte integrale planning is geen sprake. Aan de andere kant staat de wetenschap. Zij maken capaciteitsberekeningen over hoe het zou moeten, maar zij krijgen het niet operationeel. Onze software maakt dat verschil. Wij geven een dimensie aan capaciteit waardoor de productieprocessen zo efficiënt mogelijk ingericht kunnen worden.’ Lievestro vergelijkt het graag met een omstelproces in de fabriek. ‘In een fabriek worden verschillende producten gemaakt, bij de wissel moeten de apparaten omgesteld worden en dat kost tijd. Fabrieken proberen daarom zo weinig mogelijk omsteltijd te hebben. Op een vergelijkbare manier moeten ziekenhuizen nadenken over hun processen.’ Zo zijn de patiënten in te delen in verschillende soorten. Elke soort heeft een ander effect op de aanpalende afdelingen. ‘Wat is bijvoorbeeld het effect van een patiënt die een knie-operatie moet ondergaan op het beddenhuis? Door de juiste spreiding kunnen pieken bij de vervolgstappen voorkomen worden.’ Tijdens tactische planningsoverleggen ziet Lievestro regelmatig hoe het mis gaat. Hij herinnert zich een voorval waarbij in de eerste maanden het beddenhuis helemaal bezet was. Van de ene op de andere dag was een derde van het aantal bedden onbenut. ‘De specialist erkende dat het inderdaad erg rustig was geweest op de poli en tussen de patiënten zaten veel herhaalconsulten. Als er geen nieuwe patiënten binnen komen, dan stroomt het beddenhuis inderdaad leeg. Dit soort verspilling kan prima voorkomen worden, maar dan moet je het wel weten.’

Patroonherkenning en big data

Dit soort voorspellingen over de productie kunnen prima gemaakt worden op basis van de ziekenhuisdata, vertelt Handlogten.  ‘Wat zijn de vervolgstappen als een patiënt een uroloog bezoekt? Welke besluitvorming vindt plaats richting operatie en herstel. Helaas gebeurt dit soort patroonherkenning nog weinig. Op basis van de data kunnen vakgroepen met redelijke zekerheid zeggen hoe patiënten zich door het ziekenhuis zullen bewegen na een eerste polibezoek. In de verwijsbrief staat doorgaans al genoeg informatie.’ Door een goede planning van de patiëntenstroom, kan ook de juiste arts met de juiste expertise gekoppeld worden aan het patiëntbezoek. ‘Ziekenhuizen moeten daarvoor wel anders denken en efficiënter worden. Specialisten willen hard werken, maar geen rompslomp van het ziekenhuis. Zij ervaren chaos, bureaucratie of kampen met verkeerd bestelde materialen. De hele zorg moet naar een hoger level en vanuit daar kun je opnieuw organiseren.’

Planning van artsen en patiënten

‘Er is gelukkig een groeiend besef dat een epd/zis niet helpt om geld te besparen in de zorg’, vertelt Lievestro. ‘De medicatieveiligheid en dossiervoering nemen enorm toe in kwaliteit. Maar het is vooral digitaliseren van oude processen inclusief weeffouten.’ In het ziekenhuis draait het volgens Lievestro maar om twee groepen: artsen en patiënten. ‘De organisatie om een dokter op de juiste plek te krijgen is essentieel’, pleit Lievestro. ‘Het is beschamend hoeveel lijstjes er worden overgetikt en hoeveel Excel-sheets er worden rondgestuurd om een dokter op de juiste plek te krijgen. Dan hebben we het nog niet eens over vakantieplanningen, afwezigheid vanwege congresbezoek of wetenschappelijke taken. Deze lijstjes worden nog steeds handmatig gemaakt. Door het productieproces goed in te plannen, weet je precies hoeveel polisessies en OK-sessies er per week zijn. Laat de vakgroep de posities bemannen en maak een centrale planning die iedereen op pc, tablet of smartphone kan bekijken. Op deze manier is het ook mogelijk om ziekenhuis overschrijdend te werken. Elke arts, afdeling, vakgroep of ziekenhuis heeft inzicht in het eigen deel van de planning en alles hoeft maar één keer ingevoerd te worden.’ De centrale planning heeft nog een groot voordeel. De crisisverpleegkundige of eerste hulp moeten regelmatige een dienstdoende arts raadplegen. ‘Elk specialisme levert daarvoor een aparte Excelsheet met beschikbaarheid aan. Het gevolg is overtikken, onduidelijkheid en vertraging. Door een centrale planning kun je een overzichtspagina maken waarop precies staat wie er dienst heeft. Die lijst wordt automatisch gemaakt op basis van de agenda. Daarvoor hoeft niemand iets aan te leveren.

Friese ziekenhuizen

Handlogten is momenteel actief als maatschapsmanager in het MC Leeuwarden betrokken bij het oprichten van een zbc van een regionale maatschap. Daarnaast is hij betrokken bij Friesland Voorop, waar onder andere een groep van vier maatschappen chirurgie in elkaars ziekenhuizen gaan werken.  ‘Zonder tools voor goede agendaplanning of productiestromen, wordt deze manier van samenwerken onoverzichtelijk. Bij de nieuwe zbc zorgt interactieve software er voor dat op beeldschermen, tablets en smartphones 24 uur per dag te zien is waar elke chirurg zich bevindt. De vakgroep  kan direct zien wat welke collega waar doet. Je krijgt dan een lerende maatschap die zichzelf controleert en de processen efficiënter inricht.’ Het draait daarbij om real-time inzicht. Veel maatschappen gebruiken momenteel Cognos als datatool om inzicht te krijgen in OK- en polibezoeken. ‘Het nadeel is dat deze data altijd vrij laat beschikbaar komt. Het is essentieel dat artsen en managers zien wat er nu in het ziekenhuis gebeurt.’ Als voorbeeld noemt Handlogten het monitoren van de operatiekamer. Hij legt uit dat een gemiddelde dag acht plekken bevat waarop mensen behandeld kunnen worden. ‘Als een gemiddeld OK-uur bijvoorbeeld 1500 euro kost en drie uur zijn die dag onbenut, dan wordt direct de verspilling inzichtelijk. Iedereen is nu nog teveel bezig met eigen sores en eigen planningen. Zonder inzicht houdt dat zichzelf in stand.’

De droom

Het zal volgens Lievestro niet lang meer duren voordat ziekenhuizen efficiënter omgaan met hun capaciteit. Hij ziet een toekomst voor zich waarin patiënten a la Booking.com zien waar zij het beste terecht kunnen voor hun zorg. ‘Als ik naar een orthopeed moet voor een kijkoperatie, dan wil ik in een app zien bij welk ziekenhuis ik het beste terecht kan en wanneer ik daadwerkelijk geopereerd kan worden. Huidige ziekenhuiswebsites laten weliswaar wachttijden zien voor een operatie, maar deze cijfers zijn verre van real-time. In de toekomst moet het mogelijk zijn om te zien waar ik terecht kan, hoe de kwaliteit daar is, hoeveel de operatie kost, of het vergoed wordt door mijn verzekeraar met mijn polis en daarnaast kan ik ook nog de beoordeling van patiënten lezen die eenzelfde operatie zijn ondergaan.’ Ziekenhuizen die het proces goed op orde hebben, zijn zelfs in staat om de agenda open te stellen zodat patiënten kunnen kiezen welke dag en tijd van operatie zij het liefste willen. ‘Zo’n brief over de operatie van het ziekenhuis waarin je gesommeerd wordt om op een dag te verschijnen die jou niet uitkomt, is toch niet meer van deze tijd? Door de capaciteit op een juiste manier te plannen, kunnen we hier snel verandering in brengen.’

Gerelateerde tags

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden