Het aandeel administratieve tijdsbesteding ligt het hoogst binnen de geestelijke gezondheidszorg (38,2 procent), gevolgd door de verpleging, verzorging en thuiszorg (36,4 procent) en de gehandicaptenzorg (33,2 procent). De tijd die zorgprofessionals binnen de drie sectoren besteden aan administratie komt overeen met ruim 180.000 voltijdbanen. Dat blijkt uit onderzoek van Berenschot onder ruim tweeduizend zorgprofessionals in de sectoren verpleging, verzorging en thuiszorg, gehandicaptenzorg en de geestelijke gezondheidszorg. Een reductie van administratieve tijdsbesteding tot het niveau dat zij zelf acceptabel vinden, scheelt binnen het huidige personeelsbestand bijna 69.000 voltijdbanen die dan aan daadwerkelijke zorg besteed kunnen worden.
Behoud zorgpersoneel
Uit cijfers van het CBS blijkt dat in diezelfde sectoren in het eerste kwartaal van dit jaar 34.300 vacatures open stonden. Momenteel wordt veel ingezet op opleiding, werving, ontwikkeling en behoud van medewerkers in de zorg. Maar reductie van administratie zou wel eens de meest effectieve oplossing kunnen zijn voor het personeelstekort in de zorg. Bovendien blijkt uit onderzoek van Berenschot dat vermindering van de administratieve belasting leidt tot een verlaging van werkdruk, meer werkplezier en minder verloop. Het draagt daarmee bij aan behoud van zorgpersoneel.
Makkelijker gezegd dan gedaan
De administratieve tijdsbesteding verminderen is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Zo is de spreiding tussen organisaties zeer beperkt. Bij de helft van de organisaties zit de gemiddelde, door medewerkers ingeschatte administratieve tijdsbesteding tussen 33,1 procent en 38,5 procent. Echte uitschieters naar onderen en boven zijn er niet. De spreiding in het percentage geaccepteerde administratieve tijdsbesteding is nog veel kleiner. Bij de helft van de organisaties zit dit tussen 20,0 procent en 22,4 procent. Bovendien is het percentage feitelijke en geaccepteerde sinds 2019 weliswaar redelijk stabiel, maar wel gestegen ten opzichte van de jaren daaraan voorafgaand. In 2016 bedroegen deze percentages nog respectievelijk 25 procent en 15 procent.
Verzuim en verloop
Ook in 2022 geeft bijna zes op de tien respondenten aan dat de administratieve werklast is toegenomen. Dit ondanks alle maatregelen die genomen worden om het juist te beperken. Slechts vier op de tien geeft aan dat deze is gedaald. Als reden voor de stijging worden met name verzuim en verloop van collega’s genoemd. Dit leidt bij veel organisaties tot inhuur van uitzendkrachten. Maar deze medewerkers kennen de systemen vaak minder goed, waardoor administratieve taken nog meer terecht komen bij de vaste medewerkers. Andere vaak genoemde redenen voor de stijging zijn nieuwe of aangescherpte registratieve eisen, kwaliteitsregistraties en toenemende zorgzwaarte waardoor zorgplannen en zorgindicaties vaker veranderd moeten worden.
Maatvoering lijkt zoek
Tegelijkertijd is administratie in de zorg niet een noodzakelijk kwaad, maar soms letterlijk van levensbelang voor het kunnen bieden van goede zorg. Het hoort erbij. Dit wordt overigens ook door zorgmedewerkers beaamd. Maar de maatvoering lijkt zoek. Medewerkers vinden administratie met name vervelend worden als het te veel wordt, als het doel onduidelijk is, als ze er geen erkenning voor krijgen en als zij het gevoel hebben dat het administratieve proces niet efficiënt is.
Voer daarom sec die administratieve taken uit die van toegevoegde waarde zijn voor het bieden van goede en betaalbare zorg. Laat ook zien waarom dit belangrijk is. Zorg dat interne stuurinformatie en externe verantwoording hier zoveel mogelijk op aansluiten. En maak de registratie zo eenvoudig en efficiënt mogelijk, bijvoorbeeld door slimme automatisering, zodat zorgmedewerkers er zo min mogelijk tijd aan hoeven te besteden.
Door: Marvin Hanekamp, managing director Berenschot
