Door: Dries van Acker

Het is vijf voor twaalf, waarschuwt Dries van Acker. Als niet snel de registratie van gegevens verbetert, zal een failliete zorginstelling straks meer regel dan uitzondering zijn.

Het financiële proces in zorginstellingen is door de vele wijzigingen in de methodiek en regelgeving de afgelopen jaren enorm complex geworden. De medewerkers van zorginstellingen hebben door al die veranderingen nauwelijks de tijd gekregen om de juiste kennis op te doen. Hierdoor ontberen ze steeds vaker de vaardigheden en de motivatie om de wijzigingen adequaat door te voeren in het financiële proces.

Daarbij komt dat contractuele afspraken met zorgverzekeraars en de administratieve geschiedenis vaak slecht controleerbaar zijn. Zorginstellingen hebben hierdoor geen zicht meer op hun actuele financiële situatie.

De meeste instellingen werken nu nog op basis van budgetten. Door het vrijgeven van de zorgmarkt moeten zij straks de eigen broek ophouden. Onvoldoende financieel inzicht, onjuiste en onvolledige registratie en slecht debiteurenbeheer zal een groot deel van hen echter in grote financiële problemen brengen. Het is vijf voor twaalf. Indien er niet snel ingegrepen wordt, is een failliete zorginstelling straks meer regel dan uitzondering en dreigt de gewenste marktwerking volledig te mislukken.

Onverklaarbare verschillen

Uit een eigen inventarisatie onder verschillende thuiszorg- en ggz-instellingen, en in zelfstandige behandelcentra en ziekenhuizen blijkt dat twintig procent van de declaraties ‘zoek’ of ‘onjuist’ is. Daarnaast zijn veel financiële administraties niet op orde en is er slecht inzicht in de actuele situatie. Stuk voor stuk blijken deze instellingen problemen te hebben met het realiseren van juiste en volledige productiegegevens, terwijl dat de basis moet zijn voor het constructief en resultaatgericht managen van de instelling.

In de thuiszorg wordt het budget grotendeels bepaald aan de hand van productiegegevens in combinatie met indicatiestelling. Maar waar de productiviteit van een wijkverpleegkundige op bijvoorbeeld minimaal tachtig procent zou moeten liggen, blijkt uit de productiecijfers van sommige thuiszorginstellingen dat de productiviteit maar zestig procent is. Het verschil is vaak onverklaarbaar. Bijkomend probleem in de thuiszorg is dat er veel duur verplegend personeel wordt ingehuurd. Dit betekent dat tegenover de daadwerkelijke arbeidskosten niet de juiste productiegegevens staan, waardoor sommige zorgtrajecten verliesgevend zijn. Dat is opmerkelijk in een markt waar de marges sterk onder druk staan.

Onjuiste contractvertalingen

Vanaf 1 januari 2008 zullen de ggz-instellingen ook op basis van de dbc-systematiek gaan declareren. 2007 was een overgangsjaar waarin dbc’s wel werden geregistreerd, maar er nog gedeclareerd mocht worden op basis van de oude systematiek. Door deze dubbele registratie kon de afgelopen maanden bij een aantal ggz-instellingen een vergelijking worden gemaakt tussen de declaraties op dbc-basis en op de oude systematiek. Ook hier bleek dat de registratie niet altijd correct en volledig was. Declaraties in het nieuwe systeem zullen hierdoor vanaf 1 januari 2008 te vaak niet kloppen.

De somatische zelfstandige behandelcentra declareren inmiddels geruime tijd op basis van de dbc-systematiek. Omdat deze centra direct afhankelijk zijn van een juiste en volledige declaratiestroom, is het belang van correcte registratie en volledig inzicht vanaf de start heel groot. Kasstromen worden immers niet bepaald door de vooruitbetaalde budgetten, maar zijn afhankelijk van de uitgekeerde declaraties. Ondanks dat gaat er ook in zelfstandige behandelcentra nog veel mis. Zo wordt bijvoorbeeld bij het registeren van de dbc’s een patiënt gekoppeld aan andermans verzekeringsgegevens of zijn er onjuiste contractvertalingen. Overigens komen verkeerde contractvertalingen en administratieve achterstanden ook bij de zorgverzekeraars voor.

Vanuit de ziekenhuizen komen intussen ook signalen dat er problemen zijn met accuraat en volledig registeren van de dbc’s. Zeker nu men afstapt van de budgetsystematiek, zullen de financiële gevolgen voor ziekenhuizen aanzienlijk zijn. Het financieel management van veel ziekenhuizen wacht met zorg af wat de toekomst brengen zal. Zorgverzekeraars sturen ziekenhuizen al overzichten van onjuist gedeclareerde dbc’s. De waarde hiervan loopt per ziekenhuis al snel in de miljoenen euro’s.

Anonimiteit

Alle genoemde problemen kunnen in de toekomst leiden tot grote financiële tekorten bij zorginstellingen. Over de hele zorglinie gaan miljoenen euro’s verloren. Veel zaken dienen bij de basis te worden aangepakt omdat veel problemen beginnen bij de onjuiste en onvolledige registratie van gegevens. Per instelling dient te worden bekeken wat de meest efficiënte manier is om onvolledige registratie en de gevolgen daarvan aan te pakken. Hierbij moet zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van geautomatiseerde hulpmiddelen. Belangrijk is dat de instellingen zowel preventieve als detectieve controles uitvoeren. Dergelijke controles dienen onderdeel uit te maken van de reguliere planning en controlcyclus om problemen vroegtijdig te signaleren. Het management van zorginstellingen zou hier meer aandacht aan moeten besteden.

Een bijkomend probleem is dat administratieve medewerkers in zorginstellingen in relatieve anonimiteit werken, waardoor overzicht ontbreekt en mensen langs elkaar heen werken. Het probleemoplossend vermogen van werknemers is te laag en men ontbeert de creativiteit om adequaat te reageren. Het management moet zich realiseren dat de complexiteit van de zorgmarkt vraagt om goed en adequaat opgeleid financieel administratief personeel. Het management moet de financieel-administratieve processen uit de anonimiteit trekken en financiële professionals verantwoordelijk stellen voor de resultaten. Hierdoor is het gehele management beter in staat om de totale performance te beoordelen en bij te sturen.

Up-to-date managementinformatie

Zorginstellingen moeten de nadruk leggen op het vroegtijdig signaleren van problemen en deze oplossen. Hierdoor gaat de kwaliteit van de registratie omhoog en is het mogelijk om een alert en actief debiteurenbeleid te voeren. Zo lopen ze minder vaak geld mis en blijven de kasstromen op het gewenste niveau. Het management beschikt dan altijd over up-to-date managementinformatie, wat het mogelijk maakt om tijdig bij te sturen en te profiteren van de marktwerking.

Dries van Acker is financieel consultant en initiatiefnemer van Cure4Finance