In Nederland, maar ook in andere Europese landen, lukt het amper om een sluitende business case te ontwikkelen omdat de financiële afwikkeling niet aansluit op de innovatie. ‘De digitalisering wordt nog te veel gezien als doel op zichzelf’, vertelt Jack van Gils, consultant van Redmax. ‘Het is eigenlijk een teleurstellende belofte. De gedachte is dat het makkelijk is, iedereen wil het, het is overal mogelijk en kan onafhankelijk van tijd worden gebruikt. We leven in een wereld waar te veel wordt beloofd en te weinig wordt geleverd. Uit angst om de boot te missen worden e-healthoplossingen en apps gebouwd zonder goede business case. Maar kijk eens naar de gesubsidieerde projecten. Vaak sterven deze projecten een snelle dood wanneer de subsidie wegvalt.’ Van Gils schreef samen met Chris Flim van ZonMW en Marinka de Jong van Nictiz een whitepaper over de businesscase van e-health. De zorg moet een manier vinden om e-health betaalbaar te houden. Hij adviseert om kostenanalyses te maken op basis van marges, productie, uren, et cetera. ‘Technologie is niet genoeg en e-health werkt niet omdat het e-health is.’

Zorgverzekeraars

Ook Renske Visscher van Altrecht weet uit eigen ervaring dat een business case bijzonder lastig is. ‘En dat terwijl wij in 2013 zo’n 34.000 mensen hebben behandeld met e-health. Het probleem ontstaat doordat we minder geld krijgen als we ons werk effectiever doen. We zullen met zorgverzekeraars moeten spreken over een andere vorm van financiering.’ Toch denkt Visser dat de toekomst wel degelijk zit in de digitalisering en automatisering van zorg. ‘Hoe meer informatie we hebben over patiënten, hoe effectiever de behandeling. Het is voor ons dus belangrijk dat patiënten zelf informatie aandragen voor in hun epd. Wanneer zij dat kunnen doen via een computer, maakt slechts tien procent van de mensen gebruik van het digitale dossier. Maar eenmaal aangeboden op mobiele devices, werkt vijftig procent aan het eigen epd. Daar kan de business case weer sterker van worden.’

Rekenwerk

Expert in het maken van succesvolle business cases is Alberto Pardo, CIO bij het Fundacio Jimenez Diaz ziekenhuis in Spanje. Hij erkent dat het in de zorg vaak lastig is om een sluitende business case te formuleren, maar met rekenwerk is veel mogelijk. Pardo hielp mee aan een whitepaper over business cases en het berekenen van de return on investment. Hij laat zien dat het mogelijk is om kosten te reduceren, bureaucratie terug te dringen en de kwaliteit te verhogen. Zijn eerste voorbeeld draait om vervolgafspraken. Voorheen moesten patiënten soms drie maanden wachten op hun vervolgafspraak. Het ziekenhuis bouwde een algoritme waarmee de patiënt gelijk bij vertrek een datum voor een nieuwe afspraak mee krijgt. ‘Dat werkt’, is de ervaring van Pardo. ‘Per 32.000 afspraken besparen we een fulltime administratief medewerker die normaal de afspraken zou maken. Bovendien scheelt het nog eens 1232 andere administratieve uren. Kosten voor de bouw plus onderhoud komen neer op 21.000 euro. Uiteindelijk waren we 12 procent minder geld kwijt door deze oplossing en hadden patiënten veel sneller een nieuwe afspraak.’ Tweede voorbeeld is het afschaffen van het afsprakensysteem van het laboratorium. ‘Patiënten kunnen in de nieuwe situatie komen wanneer ze willen. Zij scannen hun zorgpas en het systeem bedenkt een workflow. De wachttijden zijn verlaagd tot een maximum van 15 minuten. Voorheen stonden de patiënten soms lange tijd in de rij om zich aan te melden voor de afspraak. Vervolgens moesten zij weer wachten tot ze terecht konden bij de laborant. Het kostte ons 19.000 euro voor de software, nog een 19.000 voor hardware zoals schermen. Onderhoud jaarlijks 5.000 euro. We besparen hiermee 3600 werkuren met een totaalbedrag van 57.000 euro.’

‘We zijn dus in staat om kostenefficiënt vernieuwingen door te voeren die de kwaliteit en patiënttevredenheid verhogen’, stelt Pardo. ‘De bureaucratie is sterk verminderd en het zorgpersoneel waardeert het dat zij zich weer bezig kunnen houden met de zorg. Veel zorginstellingen proberen gelijk de complete zorg te vernieuwen. Ik adviseer: begin klein, dan is het mogelijk accuraat te becijferen wat de opbrengsten zijn.’