Als de belt het onderhoudsproces van infuuspompen in kaart brengt, ontdekt hij dat er iedere keer pompen zijn die geen onderhoud krijgen: ze zijn namelijk zoek. Het UMCG betaalt dus voor onderhoud dat niet wordt geleverd. Bovendien verliest het personeel veel tijd met zoeken. Als de belt meet hoeveel tijd met het zoeken verloren gaat, blijkt dat bij de circa twintig zoekgeraakte pompen, de gemiddelde zoektijd negentien minuten bedraagt.

Scannen

Met het credo ‘Als je weet waar ze zijn, hoef je niet te zoeken’ in het achterhoofd ontwerpt de belt een systeem met barcodescanners en een intranetpagina, waarop de opslagruimtes van alle beschikbare infuuspompen zijn te lezen. Een pomp wordt uitgescand zodra die in gebruik wordt genomen en na gebruik weer ingescand in de juiste opslagruimte. De scanner geeft ook aan of een pomp gebruikt mag worden of dat onderhoud nodig is. Een pomp die onderhoud moet hebben, wordt apart gezet en door de afdeling Onderhoud opgehaald.

Directe besparingen

De oplossing is eerst op een paar afdelingen uitgeprobeerd en daarna wegens succes op meer afdelingen ingevoerd. Nu bekend is waar beschikbare pompen staan, is ook bekend hoeveel pompen op enig moment niet in gebruik zijn. Dat blijken er veel te zijn – veel meer dan nodig. Het project levert dus directe besparingen op doordat het UMCG veel minder pompen hoeft te hebben (en hoeft te onderhouden). Er zijn indirecte besparingen (ongeveer 500 uur minder zoektijd per jaar) omdat verpleegkundigen gemakkelijk een infuuspomp kunnen vinden. En de veiligheid neemt toe omdat het ziekenhuis geen pompen meer gebruikt die eigenlijk in onderhoud zouden moeten.

Laura de Jong is directeur P&O en Lean Six Sigma programmadirecteur bij het UMCG. Albert Trip is Lean Six Sigma Master Black Belt in het UMCG