1. Kies een goed vertrekpunt

Ontevredenheid over het huidige elektronisch cliëntendossier is een reden om te oriënteren op een beter alternatief. Volgens Vilans moet er echter meer aandacht worden geschonken aan de onderliggende redenen. ‘Denk hierbij aan: meer cliëntgericht kunnen werken, werkprocessen vereenvoudigen en administratieve lasten terugdringen’, aldus het kenniscentrum. ‘Een belangrijk vertrekpunt is een heldere visie op zorg en uitwerking in de manier waarop deze visie in de zorgorganisatie invulling krijgt.

2. Oriënteer op de juiste leverancier

Momenteel zijn er in Nederland zo’n 12 ecd-leveranciers voor gehandicaptenzorgorganisaties. Zorgorganisaties moeten daarom van tevoren grondig onderzoek doen naar de leveranciers, stelt Vilans. ‘Het werkt ook goed om andere zorgorganisaties te benaderen om kennis en ervaringen te delen.’

3. Laat mensen die meedenken een goede afspiegeling van uw organisatie zijn

Denk aan mensen die dagelijks werken met het systeem. Vergeet daarbij ook de cliënten en vertegenwoordigers niet die bijvoorbeeld het cliëntportaal gaan gebruiken. ‘Een goed proces van medezeggenschap én betrokkenheid van bestuurders is cruciaal.’

4. Overweeg of u een standaard- of maatwerkpakket wilt

Een zorgorganisatie kan kiezen tussen een standaardpakket of een maatwerkpakket. Over het algemeen is een 100 procent standaardpakket goedkoper, maar dat betekent wel dat er vaak geen ruimte is voor aanpassingen. ‘Indien u voor een maatwerkpakket kiest, dan kunt u met de leverancier kijken hoe het elektronisch cliëntendossier kan aansluiten bij de specifieke behoeften van uw zorgorganisatie’, aldus Vilans. Over het algemeen streven leveranciers er tegenwoordig naar om voor 80 procent een standaardpakket te maken dat voor 20 procent nog flexibel in te delen is door zorgorganisaties. Dit zorgt ervoor dat de pakketten makkelijk beheersbaar zijn voor de leveranciers, waardoor ze goedkoper kunnen worden aangeboden.

5. Denk na over de mogelijkheden van een cliëntportaal

Tevens maken steeds meer organisaties gebruik van een cliëntenportaal vanuit het ecd. Op het moment is er nog een verschil in functionaliteiten van het portaal. Zo is het portaal soms beperkt tot enkel een kijkje in het ecd voor de cliënt en/of naasten, terwijl andere portalen al veel uitgebreider zijn. Zij faciliteren onder meer ook het delen van de agendafunctie, dagrapportages, het aanbieden van lesmateriaal en de mogelijkheid om te communiceren met elkaar.

6. Bepaal in hoeverre u wilt meedenken over toekomstige updates van het ecd

U kunt als zorgorganisatie zelf invloed uitoefenen op de te ontwikkelen onderdelen door ervoor te kiezen actief betrokken te zijn bij de doorontwikkeling van het ecd. Zo blijft het ecd aansluiten bij de wensen en behoeften van uw organisatie. ‘Dit kost alleen wel tijd en geld’, aldus Vilans. ‘Over het algemeen zien we dat grotere organisaties meedenken met nieuwe ontwikkelingen en dat kleinere organisaties vooral de aangeboden updates overnemen.’

7. Overweeg of u één pakket wilt of gebruik wilt maken van koppelingen

U hebt als zorgorganisatie niet alleen te maken met zorginhoudelijke registraties, maar ook met software rondom roosteren, planningen, financiën, domotica- en hrm-systemen. Het is belangrijk om na te gaan of u software wilt vervangen of gebruik wilt blijven maken van de huidige systemen met koppelingen. Het voordeel van een totaalpakket is dat u te maken hebt met één leverancier en dat er minder mis kan gaan bij updates. Het voordeel van koppelingen is echter dat u per onderdeel het systeem kunt kiezen dat zo optimaal mogelijk voor uw organisatie werkt.

8. Kies voor de financieringsvorm die het beste bij uw zorgorganisatie past

Er bestaan verschillende vormen van bekostiging. Zo vraagt de ene leverancier een vast bedrag per cliënt per maand of per jaar en vragen anderen een vast bedrag per medewerker of module. Dat maakt het soms lastig om de ecd’s met elkaar te vergelijken. Volgens Vilans helpt het om vooraf na te denken wat een wenselijke vorm van financiering is en waarom deze voor uw eigen organisatie het beste werkt.

9. Houd rekening met een ecd-beheer

Denk na over het beheer van het ecd, zowel wat betreft functionaliteiten als inbedding in de technische infrastructuur. Kiest een zorgorganisatie voor een maatwerkpakket, dan vraagt dat technische en functionele expertise om te zorgen dat het ecd goed blijft functioneren. Kiest een organisatie voor een standaard web-based ecd, dan is het technische beheer een stuk makkelijker. Er moet dan echter wel rekening gehouden worden met het systeem dat updates nodig heeft.

10. Implementeer op een goede manier

Werken met een nieuw systeem vraagt uitleg en oefening. Een goede mix van training aan medewerkers om hun vaardigheden te vergroten en het ecd daar zo goed mogelijk voor te gebruiken, maakt dat er meer zichtbaar resultaat wordt geboekt. Een ecd los implementeren heeft als risico dat zorgmedewerkers te veel gefocust raken op goed leren werken met het systeem. ‘Zo verliezen ze de onderliggende doelstelling uit het oog die gericht is op verbetering van de zorg’, aldus Vilans.