Eén bestelomgeving voor alle dagelijkse zorgproducten, een beheersbaar kern-assortiment en een soepel proces van bestellen tot betalen. Zo speelt ’s Heeren Loo tijd vrij voor de zorg. Achter het ontwikkelen van een nieuw bestelproces met een nieuw systeem, zat een duidelijke visie, vertelt Milou.“Wij werken altijd vanuit drie principes. Een goed leven voor cliënten, mooi werk voor professionals en een duurzaam gezonde organisatie. Door de inkoop makkelijker te maken voor medewerkers, kunnen ze meer tijd aan cliënten besteden. Dat maakt het werk leuker en onze impact op het leven van cliënten groter.”

Bestelportaal

Binnen ’s Heeren Loo houden zo’n 15.000 collega’s zich bezig met de zorg aan cliënten. Voorheen gebruikten die medewerkers allerlei verschillende systemen en leveranciers voor het inkopen van dagelijkse zorgproducten. Nu vinden ze al deze producten in één bestelportaal, dat leverancier ABENA in nauwe samenwerking met ’s Heeren Loo ontwikkelde.

Daarmee loopt de zorgorganisatie voorop in Nederland, zegt Anneke.“We hebben echt iets nieuws gebouwd. Een omgeving waar medewerkers alle spullen kunnen vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen. Zo snel en zo makkelijk mogelijk.”

“Dit draagt ontzettend bij aan meer tijd voor cliënten.”

Kernassortiment

Een belangrijke stap was het rationaliseren van het kernassortiment. Dat ging van ruim 70.000 artikelen terug naar ongeveer 2.800. Dit betekende niet dat al die 70.000 artikelen voorheen ook daadwerkelijk besteld werden, maar de mogelijkheid wás er wel. Milou:“Dat kun je keuzevrijheid noemen, maar het zorgde vooral voor keuzestress.”

In totaal werd dus 95%(!) van het aanbod uitgefaseerd. Een gigantische reductie, die je niet in één keer doorvoert.“We hebben het in zes categorieën opgeknipt en per categorie een implementatiemoment bepaald.”

Assortimentscommissies

Om het proces in goede banen te leiden stelde ’s Heeren Loo assortimentscommissies in. “Met daarin collega’s die over het verpleegkundig materiaal gaan, diëtisten, facilitair specialisten en productmanagers van ABENA.”

Die groepen komen nog steeds één keer per kwartaal bij elkaar om te evalueren of er artikelen bij moeten of af kunnen. “Bijvoorbeeld naar aanleiding van aanvragen door collega’s of ontwikkelingen in de markt.”

Resultaten

De resultaten zijn inmiddels goed zichtbaar. Zo is het totale aantal orders fors afgenomen: van 28.000 in 2024 naar 22.000 in 2025.“Veel collega’s zijn naar één bestelmoment in de week gegaan”, constateert Milou.“Dat verschil van 6.000 orders levert bij elkaar opgeteld veel tijd op, want met een bestelling ben je gemiddeld 5 minuten bezig. Dus dit draagt ontzettend bij aan meer tijd voor cliënten.”

Het zogeheten straight-through percentage van orders is juist fors toegenomen, ziet Anneke. Van 55% naar 88%.“Dat is het aantal bestellingen dat het administratieve proces in één keer goed doorloopt. Dat levert veel tijd op voor budgethouders en de financiële administratie. We monitoren alles met dashboards en als we zien dat cijfers afwijken van bepaalde KPI’s, gaan we het gesprek aan. Bijvoorbeeld als een bestelling toch nog uitvalt. Dan kijken we waarom dat gebeurt en hoe we het proces nog beter kunnen maken.”

Het nieuwe bestelproces heeft daarnaast positieve effecten op het gebied van duurzaamheid. Milou:“Door de structurele vermindering van het aantal orders en levermomenten hebben we het aantal transportbewegingen met 45% teruggedrongen. Dat is natuurlijk ook een goed idee, voor ’s Heeren Loo en voor heel Nederland.”