Hulpmiddelen blijven soms te lang vaststaan op locaties waar ze niet meer nodig zijn, terwijl elders tekorten ontstaan. Investeringen volgen een meerjarenplan, maar de zorgvraag volgt de cliënt. Het nieuwe financieringsmodel FlexTerm sluit aan op die realiteit en maakt het mogelijk om hulpmiddelenbeheer flexibeler te organiseren en te laten meebewegen met veranderingen in de zorgpraktijk.

De spanning tussen bezit en gebruik

Veel zorgorganisaties beheren hun zorghulpmiddelen via een combinatie van koop en huur. Deze manier van financieren biedt een stabiel kader voor de inzet van hulpmiddelen in de intramurale zorg. Investeringen worden over meerdere jaren gepland en afgeschreven. Zorgvraag en zorgzwaarte verschuiven voortdurend, terwijl investeringsbeslissingen juist vragen om langetermijnzekerheid. Die spanning vergroot de behoefte aan financieringsmodellen die inzet en kosten beter laten aansluiten op het daadwerkelijke gebruik.

FlexTerm als aanvullend beheermodel

FlexTerm is ontwikkeld als antwoord op die veranderingen. Het is geen vervanging van bestaande financieringsmodellen, maar een aanvullende manier om hulpmiddelenbeheer anders te organiseren. De kern van FlexTerm is dat zorgorganisaties betalen voor het gebruik van hulpmiddelen in plaats van voor het bezit. Het eigenaarschap en het beheer liggen bij HartingBank, terwijl zorgorganisaties beschikken over een actueel en uniform hulpmiddelenpark dat meebeweegt met de zorgvraag. Het resultaat is een vorm van hulpmiddelenbeheer die optimaal aansluit op veranderende inzet, zonder dat organisaties gebonden zijn aan investeringen of langdurige huurconstructies. ‘FlexTerm gaat voor ons niet over het vervangen van bestaande keuzes, maar over het voeren van het juiste gesprek,’ zegt Anneke Hooijenga van HartingBank. ‘Namelijk: hoe zorg je dat het hulpmiddelenbeleid net zo wendbaar wordt als de zorg die je levert?’

Drie niveaus

FlexTerm werkt met drie niveaus, die zijn afgestemd op de verwachte inzetduur van hulpmiddelen. Zo ontstaat ruimte om hulpmiddelen gericht in te zetten, zonder alles vast te leggen in één model.
Zeker
Voor hulpmiddelen die langdurig nodig zijn. Kosten zijn vast en voorspelbaar, inclusief onderhoud en vervanging. Dit niveau biedt stabiliteit en continuïteit in het dagelijkse zorgproces.
Vrij
Voor hulpmiddelen die enkele maanden nodig zijn en waarbij flexibiliteit gewenst blijft. Na een minimale periode zijn middelen opzegbaar, tegen voorwaarden die beter passen bij middellange inzet.
Plus
Voor kortdurende of aanvullende inzet bij acute of complexe zorgvragen. Dit niveau is bedoeld als aanvulling op de andere niveaus en maakt snelle opschaling mogelijk.

De combinatie van deze niveaus zorgt voor een gebalanceerde inrichting van het hulpmiddelenbeheer, met grip op inzet en kosten.

Effecten in de dagelijkse praktijk

Zorgorganisaties die met FlexTerm werken, merken dat het differentiëren van hulpmiddelen naar inzetduur direct effect heeft in de dagelijkse praktijk. Door hulpmiddelen niet gelijk te behandelen, maar af te stemmen op daadwerkelijk gebruik, ontstaat een beheerstrategie die beter aansluit op zowel vaste zorg als fluctuerende zorgvragen.

Wanneer gebruik leidend is en het beheer centraal georganiseerd, is het effect merkbaar op vier gebieden. Financieel leidt het tot meer voorspelbaarheid en minder pieken in vervangingsinvesteringen binnen een kalenderjaar. Operationeel neemt stilstand af en is de beschikbaarheid nog beter af te stemmen op de zorgvraag. Slimmer gebruik en preventief onderhoud zorgt bovendien voor een langere levensduur van hulpmiddelen. Op de werkvloer betekent een modern en uniform hulpmiddelenpark minder fysieke belasting en minder variatie in type staat en bediening.

Gefaseerd toewerken naar FlexTerm

De overstap naar FlexTerm begint met inzicht in het bestaande hulpmiddelenpark, de vervangingsbehoefte en gewenste mate van flexibiliteit. Op basis daarvan wordt een advies uitgewerkt dat aansluit bij de personeelsplanning, mobiliteitsklasse en huidige hulpmiddelen. FlexTerm kan gefaseerd worden ingevoerd en sluit aan op verschillende uitgangssituaties, waaronder organisaties die recent hebben geïnvesteerd. Zo is het voor iedere organisatie mogelijk om stap voor stap toe te werken naar een beheermodel waarbij het gebruik leidend is en het hulpmiddelenbeheer meebeweegt met de praktijk.

Voor welke organisaties FlexTerm relevant is

FlexTerm is relevant voor zorgorganisaties die hulpmiddelenbeheer bewuster en strategischer willen organiseren. Bijvoorbeeld omdat zij grip willen houden op beheersbaarheid en voorspelbaarheid van kosten en inzet, te maken hebben met wisselende zorgzwaarte of ruimte zoeken binnen investerings en beleidskaders. Daarnaast sluit FlexTerm aan bij organisaties die behoefte hebben aan meer flexibiliteit bij verandering, zoals groei of krimp, nieuwe samenwerkingsvormen of bestuurlijke onzekerheid. In die situaties biedt een gebruiksgericht beheermodel meer wendbaarheid dan traditionele koop en huurconstructies.

Van inzicht naar gesprek

De verschuiving van bezit naar gebruik vraagt geen rigoureuze keuze, maar een herijking van het hulpmiddelenbeleid. FlexTerm biedt een kader om dat gesprek gestructureerd en gefaseerd te voeren, passend bij de huidige en toekomstige zorgvraag. Niet door bestaande keuzes ter discussie te stellen, maar door samen te onderzoeken hoe hulpmiddelenbeheer beter kan meebewegen met de zorgpraktijk. Meer informatie is te vinden op de website van HartingBank.