Exclusief toegankelijk Registreer voor toegang tot Zorgvisie.nl Lees meer

Zorgbestuurder moet beter nadenken over ict bij fusie

Zorgbestuurders vergeten vaak de ict vroegtijdig te betrekken bij fusietrajecten. De kosten kunnen daardoor enorm oplopen en bovendien raken medewerkers gefrustreerd. Gerwin Doornwaard, projectleider Ifective, adviseert bestuurders om vanaf het begin een informatiemanager te benoemen.
Zorgbestuurder moet beter nadenken over ict bij fusie
Foto: Stock xchng / Henk L.

Zorginstellingen vinden ict niet heel erg belangrijk. Bestuurders denken dat ict op het laatste moment nog prima geregeld kan worden en zij bepalen wat er gebeurt. Doornwaard ziet het regelmatig misgaan, vooral in de ouderenzorg. 'Pas op het laatste moment wordt gekeken hoe de ict ingepast wordt binnen de nieuwe organisatie. Vaak wordt verouderde hardware als een serverpark, netwerkapparatuur, printers en computers gewoon behouden. Wanneer organisaties met verschillende planningssoftware en elektronische cliëntendossiers werken, worden beide naast elkaar gebruikt.'

Informatiemanager

Wie ict vroegtijdig wil betrekken bij een fusie doet er verstandig aan een informatiemanager aan te stellen, vertelt Doornwaard. 'Iemand die goed zicht heeft op de werkwijze binnen beide organisaties. Deze persoon geeft de ict'ers de juiste informatie en zorgt dat de onderdelen telefonie, domotica en ict op elkaar afgestemd zijn. Het hoeft overigens niet per se een ict'er te zijn. Het zou ook iemand van HR kunnen zijn die zicht heeft op de organisatie.' Zonder deze aparte projectleider gaat elke discipline zijn eigen belangen behartigen, weet Doornwaard. 'Het resultaat is dat alles aan elkaar geknoopt wordt. Het netwerk kan daardoor traag werken door inefficiëntie of overbelasting. En er is niets vervelender voor medewerkers dan trage systemen.'

Besparingen

Als voorbeeld van een flinke besparingsmogelijkheid tijdens een fusie noemt Doornwaard het vervangen van pc's door thin clients, computers die al hun informatie van het netwerk halen en zelf geen software of gegevens bevatten. 'De thin clients zijn goedkoper, makkelijker in onderhoud en gebruiken tien maal minder stroom. Dat kan behoorlijk schelen in de kosten. Bovendien kunnen medewerkers vanaf elke locatie bij hun gegevens.' Ander voorbeeld zijn de printers. 'In zorginstellingen staan veel losse printers van verschillende merken. Het resultaat is veel onderhoudskosten, een grote voorraad verschillende toners en ga zo maar door. Het is makkelijk om één type printer aan te schaffen voor een gebouw of afdeling. Medewerkers kunnen vervolgens door een eigen code in te vullen, beveiligd afdrukken. Doordat de printer niet direct naast hen staat, printen zij automatisch ook minder.'

NEN7510

Belangrijke leidraad om ict goed in te regelen bij fusies, is de NEN7510. Doornwaard: 'Deze richtlijn beperkt zich niet tot de ict, maar gaat vooral over de werkwijze binnen een organisatie. De norm verlangt van organisaties dat zij goed nadenken over de inrichting en de werkvloer daarbij betrekken. De beveiliging van gegevens speelt ook een grote rol binnen deze norm. We zien nog wel dat instellingen werken met groepsmailboxen, maar dat wordt niet aanbevolen omdat ontvangers niet kunnen zien wie een e-mail gestuurd heeft. Daarnaast is de privacy niet gegarandeerd met deze werkwijze.' De NEN7510 is nog niet certificeerbaar. Doornwaard weet dat een gelijksoortige norm in Engeland al wel certificeerbaar is. 'Het zou me niet verbazen als dat in Nederland ook snel komt. Mede omdat de IGZ deze norm gebruikt als richtlijn.'

5 reacties

  • ard leferink

    Bestaan thin clients nog?

  • Bart Pruijn

    Zorginstellingen vinden ICT wel degelijk belangrijk. In het meerjarenbeleid van steeds meer zorgorganisaties zijn innovatieparagrafen waar te nemen waarin de ambitie staat beschreven om cliënten en mantelzorgers met e-health te ondersteunen. Bestuurders zijn zich echter niet altijd bewust van de ICT-gerelateerde risico’s die zij lopen bij een fusietraject. Vanuit hun verantwoordelijkheid zouden zij bij een beoogde fusie moeten laten onderzoeken welke risico’s zij met de ICT systemen van de fusiepartner in huis halen en wat de financiële consequenties daarvan zijn. In aanvulling op de gebruikelijke financiële en juridische due diligence zou er ook een software due diligence moeten plaatsvinden. Het economisch kwantificeren van de risico’s voortvloeiend uit de ICT systemen maakt vooral duidelijk met welke risico’s rekening moet worden gehouden en wat dit betekent voor de onderliggende business case. In hooguit een paar weken kunnen bestuurders via een software due diligence inzicht krijgen in tot dusver verborgen kosten die een negatief effect op de te verwachte voordelen kunnen hebben. Op basis van dat inzicht kunnen zij vervolgens onderbouwd besluiten hetzij de fusieplannen te wijzigen hetzij gerichte maatregelen te treffen voor de toekomstige (gefuseerde) operatie. Bezint eer ge begint.

  • no-profile-image

    jvbon

    Het simpelweg stellen dat je door NEN7510 te 'implementeren' (oftewel aan de NEN-eisen gaan voldoen) de oplossing biedt is overigens niet voldoende. NEN7510 is immers niet meer dan een beschrijving van een stel eisen waar je aan moet voldoen. De vraag is dus: wat moet je doen om een toets tegen die eisen te kunnen doorstaan? En dat komt zoals altijd neer op het (beter) inrichten van de besturing en de werkwijze van die organisatie. Dat laatste vergt steeds een verstandig gekozen managementsysteem dat de eisen van NEN7510 (of andere eisenpakketten) goed dekt. Zulke systemen worden bij steeds meer zorginstellingen toegepast.

    Fusieperikelen bij zorginstellingen verschillen overigens niet noemenswaardig van fusieperikelen in andere branches. Er valt dus veel te winnen door een standaard te volgen die ook in andere branches breed wordt toegepast.

  • no-profile-image

    jvbon

    Er wordt nu ook best nagedacht over de ICT. Ook bij fusies. Het probleem is echter vaak dat dit vooral de techniek betreft, en dat er iets belangrijks voorafgaat aan die techniek, namelijk de organisatie.

    In een fusie zie je altijd verschillende werkwijzen, verschillende tools, en verschillende culturen bij elkaar komen. Dat vergt dus hoe dan ook een zekere vorm van standaardisatie en van keuzes maken. Een slimme benadering, waarmee veel tegenstellingen kunnen worden voorkomen, is dan om een externe standaard te kiezen die door alle bijeen te voegen onderdelen wordt gevolgd.

  • van Zanten

    Tja, eigenlijk wel heel droevig dat je aan dit onderwerp nog een artikel kunt wijden. Wat hier staat had ook 15 jaar geleden geschreven kunnen worden en is voor elk bedrijf al jaren de gewoonste zaak van de wereld. De auteur heeft natuurlijk gelijk maar het geeft nogmaals aan hoe verschrikkelijk droevig het gesteld is met het kennisniveau van bestuurders in de zorg. En nog erger, ze worden er niet eens op afgerekend. Die informatiemanager heb je overigens niet alleen voor een fusie nodig, die hoort er continu rond te lopen.

Of registreer u om te kunnen reageren.

Zorgvisie is een uitgave van Bohn Stafleu van Loghum, onderdeel van Springer Media B.V.
Voorwaarden