‘Geef gebruikers het “me too”-gevoel’

De aanwezigheid van zorgpersoneel op het intranet is traditioneel lager. Als voorbeeld noemt Dik de verpleegkundige. Zij staan voornamelijk aan het bed en zitten amper op kantoor. ‘Om hen actief op het sociale intranet te krijgen is het belangrijk om hun informatiebehoefte te combineren op één plek. Denk aan een overzichtspagina met e-mail, taken, rooster, urenregistratie en persoonlijke informatie. Zeker als deze data beschikbaar is op smartphone of tablet, zal het gebruik flink toenemen.’

Succesfactoren

Het is belangrijk dat het management zelf het goede voorbeeld geeft, door actief een bijdrage te leveren aan het social intranet. Daarnaast is het verstandig om een zogenaamde communitymanager aan te stellen en die hierin te trainen. Het management en de communitymanager kunnen ervoor zorgen dat medewerkers voor de nieuwe manier van werken worden geënthousiasmeerd.

Verder moet er kennisoverdracht plaatsvinden waardoor de medewerkers van elkaar kunnen leren. Dit kan door op elke afdeling een ambassadeur aan te wijzen. Deze ambassadeur draagt actief zijn/haar steentje bij door nieuwe gebruikers van het social intranet op weg te helpen en door zijn of haar kennis en ervaring met het social intranet te delen met andere medewerkers.

Tot slot is het bij de ontwikkeling belangrijk om rekening te houden met behoeften van verschillende gebruikers door het opstellen van persona’s. De manager, arts of verpleegkundige zullen het intranet allemaal op een andere manier gebruiken. Het is daarom van belang om een intranetomgeving te realiseren die medewerkers naar eigen smaak en inzicht kunnen inrichten.

Trends

Een trend die Dik ziet is het verdwijnen van e-mail als communicatiemiddel tussen collega’s. ‘Steeds vaker wordt een microblog ingezet om direct contact te hebben met een of meerdere collega’s. Zeker als een organisatie meerdere locaties heeft en de kennis verspreid is, kan dit handig zijn.’

Op een social intranet is het van belang dat collega’s elkaar snel kunnen vinden op expertise en vaardigheden. Het blijkt dat veel medewerkers het smoelenboek op intranet vaak niet volledig invullen. Dit terwijl ze juist wel erg actief zijn op LinkedIn. Een trend die daarom steeds meer naar voren komt is dat het smoelenboek direct wordt gevuld met de informatie uit LinkedIn. Hierdoor kunnen collega’s elkaar steeds sneller vinden.

Malengo

Malengo is sinds 17 september de nieuwe naam van webbureau VincisAqtion. De naamsverandering maakt de eerdere fusie tussen de bedrijven Vincis en Aqtion compleet. Het nieuwe bedrijf richt zich op webapplicaties, participatieplatformen en social intranet voor zorgorganisaties, waaronder Omring, Talant, Antonius Zorggroep, MCG, Zorggroep Groningen, woningcorporaties en overheid.

(Zorgvisie/ICT – Mark van Dorresteijn | Twitter | Foto: Malengo)

Lees meer:

Scriptie: het bouwen aan een sociaal intranet