Er zijn regels binnen de organisatie en ze komen van buiten de organisatie. Binnen de organisatie is het goed om te kijken naar het nut en de noodzaak van de regels.
Henk Nies geeft in de 25e aflevering van podcast Voorzorg een voorbeeld uit zijn eigen organisatie. Toen zij op de centen moesten letten, bedacht een van de medewerkers van Vilans dat post-its alleen nog verkrijgbaar zouden zijn als deze vooraf aangevraagd werden. Het aanvraagformulier werd echter op den duur als belemmerend ervaren.
Spanningsveld
‘Regels ontstaan vaak in het spanningsveld tussen verantwoordelijkheid nemen en vertrouwen op de ander’, legt Nies uit. ‘Een regel kan vanuit het perspectief van de bedenker nuttig en logisch zijn, maar voor degene die hem uit moet voeren kan het overbodig zijn en wantrouwen uitstralen. Het is dus goed om regelmatig naar de regels in je organisatie te kijken en te bedenken: heeft het nut en voor wie is deze regel nuttig?’
Hitteschild
Ook naar buiten toe is het aan de bestuurder om een hitteschild te vormen. Laat niet elke regel zomaar binnen. ‘Soms moet je als bestuurder tegen financiers of controlerende instanties zeggen: deze regel is niet nuttig’, stelt Nies.
Wet zorg en dwang
Bestuurder Irma Harmelink heeft een sprekend voorbeeld van regels die weinig vertrouwen uitstralen. De Wet zorg en dwang is volgens Harmelink een voorbeeld van hoe regels weer ontstaan. ‘Natuurlijk moet je goed nadenken voor je iemands vrijheid beperkt, maar ik heb er alle vertrouwen in dat de professionals dat doen en daar goed bij nadenken. Dat vertrouwen zie ik niet terug in de verantwoording die deze wet vraagt van professionals.’
Gevoel
Ook ziet Harmelink een duidelijk verschil in hoe een regel voelt. ‘Sommige regels horen erbij. Als ik dat goed uitleg, vinden de medewerkers het helemaal niet erg om een regel uit te voeren. Als zij snappen dat bepaalde registratie nodig is om financiën te krijgen, voelt dat al veel minder erg dan als ze het gevoel hebben dat het nergens toe dient.’
Meer afleveringen van onze podcast luistert u in uw favoriete podcast-app, zoals Spotify en Apple podcast.
De manier waarop over regels wordt gesproken doet bijna denken alsof ‘regels’ autonome organismen zijn, dan wel een apart te organiseren entiteit. Dat voelt wellicht zo, maar is niet waar. Bij organiseren van werk horen regels: die twee zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Of je dat nu agile, zelfsturend, bureaucratisch of op welke manier dan ook doet. Iedere organisatie vergt permanent onderhoud en dus ook de bijgedachte regels (zijn ze helpend, zitten ze in de weg, is het effect ook het beoogde effect, etc.). Hoog tijd lijkt mij om het ‘programma’ na 10 jaar (!) te stoppen en te organiseren naar de bedoeling (met bijbehorende ondersteunende regels).