Door het systeem hoeft het ziekenhuis niet meer te sturen op de achteruitkijkspiegel, stelt Treffers. ‘We hebben direct inzicht in de actuele situatie, daardoor kunnen we onze capaciteit inzetten op betrouwbare prognoses.’ Het systeem, dat eveneens luistert naar de naam HOTflo, gebruikt de gegevens uit het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) en andere bronsystemen met zorglogistieke data het elektronische patiëntendossier (EPD) om te monitoren, te analyseren en te rapporteren.

HOTflo

Dankzij het systeem kan het Rijnland ziekenhuis zien waar een patiënt zich bevindt, hoelang hij er al ligt en wat de verwachte ontslagdatum is. Als de patiënt al over de verwachte ontslagdatum heen is, wordt zichtbaar wat daar de oorzaak van is. Ook valt te zien waar een patiënt met een bepaalde verwachte ligduur het beste kan worden opgenomen gezien de beschikbare capaciteit per afdeling. Dit vooruitzicht kan weken vooruit gaan. Verder laat het systeem zien hoeveel verpleegkundigen die dag nodig zijn voor de aanwezige patiënten en hoeveel er nog opgenomen kunnen worden met de huidige capaciteit. Tot slot is het nog mogelijk om te kijken hoe de capaciteit op andere afdelingen is, zodat er “geleend” kan worden.

Voordeel

Treffers: ‘Door de bovenstaande gegevens kunnen we bijvoorbeeld het programma voor de operatiekamers plannen op OK-capaciteit, maar ook op het aantal beschikbare bedden. Zo kan de keus gemaakt worden voor een eenvoudige operatiepatiënt omdat er maar voor twee dagen capaciteit is of voor een moeilijke patiënt bij langere beschikbaarheid van het bed.’ Door het betere inzicht zal het ziekenhuis naar verwachting ook minder onterechte afzeggingen hebben voor de OK.

‘Er staan dus veel minder bedden leeg die je anders nodig hebt omdat je minder goed kunt plannen en voorspellen en je zet geen overbodige verpleegkundige capaciteit meer in. Ook kun je makkelijker zien dat een bepaalde afdeling even een verpleegkundige overheeft, die je dan kunt lenen in plaats van een uitzendkracht in te huren. Verder optimaliseert het ontslagmanagement. Ik verwacht dat het systeem minstens tonnen en waarschijnlijk meer dan een miljoen euro per jaar kan besparen.’

Combineren data

HOTflo zorgt verder voor een real-time platform waarin alle data en intelligentie zit voor een ziekenhuisbrede sturing van de patiëntprocessen en capaciteiten. ‘Dus ook de data voor sturing van de poli, SEH, OK en ga zo maar door’, verklaart Treffers. ‘Deze data zijn nu versnipperd over verschillende bronsystemen, waardoor integrale zorglogistieke sturing nu niet mogelijk is. De patiënten zitten bijvoorbeeld in het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) en de verpleegkundige capaciteit in een roostersysteem. HOTflo brengt al deze data samen.’

Decentraal systeem

Het systeem is vooral bedoeld voor de afdelingen zelf. Zij kunnen de eigen patiëntenlogistiek optimaliseren en de situatie op andere afdeling bekijken. ‘Dat is met name handig voor de SEH, die zonder complexe belsessies, kan zien welke patiënt waar het beste opgenomen kan worden, zonder de planning van die afdeling in de war te gooien.’ Ook managers, arts-assistenten of medisch specialisten kunnen zien waar de patiënt het beste naar toe kan. ‘Het is dus een decentraal systeem, passend bij een decentrale besturingsfilosofie’, concludeert de bestuursvoorzitter.

(Zorgvisie/ICT – Mark van Dorresteijn | Twitter | Foto: ANP )

Lees meer:

Het HOTflo-systeem maakt gebruik van apps. De makers hebben hierbij Apple als voorbeeld genomen. De apps zorgen ervoor dat ziekenhuizen en ontwikkelaars makkelijk onderling kunnen uitwisselen. Bekijk de apps die momenteel in het systeem verwerkt zijn (PDF).