Als Frits van Merode, hoogleraar Logistiek en Operations Management in de zorg bij Maastricht UMC+, een afspraak in een ziekenhuis maakt, vraagt hij wel eens of hij misschien dezelfde dag nog kan komen. Of de dag erna. Meestal is de medewerker aan de andere kant van de lijn niet voorbereid op een dergelijke vraag en volgt er een verbaasd, ontkennend antwoord. Terwijl Van Merode vermoedt dat er op korte termijn best plek zou kunnen zijn.

Capaciteit over

Hij vertelt deze anekdote om aan te geven dat lang vooruitplannen standaard is geworden in veel ziekenhuizen. Inzicht in de daadwerkelijke werkbelasting is heel gering. “Kijk je drie weken vooruit dan is er wellicht geen plaats,” licht hij toe. “Maar als je na zou gaan hoeveel capaciteit er over is, omdat een aantal patiënten bijvoorbeeld niet komt opdagen, dan is dat vaak schrikken.”

De problemen in de zorg zijn groot. Met name het tekort aan personeel is al jaren een heet hangijzer. Real-time kijken naar de inzet van personeel en het slim omgaan met planning, zouden een bijdrage kunnen leveren aan een oplossing. Maar dat gebeurt veel te weinig, vindt Van Merode. “Aan de hand van rekenmethoden en IT kun je een ziekenhuis daarop inrichten. Daar is veel winst mee te boeken.”

Intelligent systeem

Bart Berden, hoogleraar organisatieontwikkeling bij Radboudumc, sluit zich daarbij aan. “Wij sturen nu niet op real-time informatie als het gaat om het inzetten van arbeid daar waar het nodig is. Denk bijvoorbeeld aan afdelingen waar het op bepaalde dagen heel druk is, terwijl er op andere afdelingen weinig te doen is. Ik herken zeer dat er weinig mogelijkheden zijn om te schuiven. Als je daar een intelligent systeem voor inzet, kun je de handen die niet worden gebruikt veel beter benutten.”

Gesloten beroepenstructuur

Kenmerkend voor de zorg is dat het een gesloten beroepenstructuur is. Mensen met een opleiding in de zorg kunnen moeilijk in een andere sector aan de slag. En nog lastiger is om zonder specifieke opleiding in de zorg te gaan werken. Het gevolg is dat er sneller tekorten en overschotten aan medewerkers ontstaan dan in andere sectoren. Een lange termijnperspectief, bijvoorbeeld over de instroom op de opleidingen, is dan ook echt noodzakelijk, volgens Van Merode en Berden. Ze zijn van mening dat daar nu veel naar gekeken maar weinig naar gehandeld wordt.

Tekorten en overschotten

Ook is er meer centrale en langdurige sturing nodig op dat vlak van de zorgsector, bedrijfsleven, onderwijs en overheid. Van Merode: “Een goed voorbeeld is dat in de periode 2012 en 2015 in de nasleep van de financiële crisis van 2008, de instroom van verpleegkundigen op de opleiding werd beperkt vanwege gebrek aan begeleidingscapaciteit  in de zorginstellingen. Ondanks het lange termijnperspectief dat er in de nabije toekomst meer verpleegkundigen nodig zouden zijn. Aan de andere kant is er een aantal jaren geleden besloten om in bepaalde sectoren, zoals interne en chirurgie, het aantal artsen op te voeren. Nu is er in die sectoren een overschot. En je ziet dat het voor die mensen heel moeilijk is om iets anders te gaan doen. Die worden bedrijfsarts of gaan naar het buitenland.”

Ook bij overschot ingrijpen

Capaciteitsmanagement behoeft altijd aandacht, is de boodschap van beide heren. Het is uiterst cruciaal om capaciteitsmanagement niet alleen te zien als een middel bij een tekort aan medewerkers maar ook bij een overschot. Berden: “Mensen realiseren zich niet altijd dat overbezetting ook een hele onwenselijke situatie is. Als er op een afdeling weinig patiënten zijn, is dat ontzettend demotiverend voor medewerkers. Ook voor deze situatie geldt dat je met capaciteitsmanagement vraag en aanbod beter op elkaar kunt afstemmen. En daar hebben we ook steeds meer instrumenten voor.”

Evidence based management

Er zijn veel creatieve oplossingen te bedenken als het gaat om het oplossen van de (personeels)problemen in de zorg. Van Merode en Berden vinden echter alleen ideeën inbrengen onvoldoende. “Het gaat er om dat je creatieve ideeën zodanig in beeld kunt brengen dat je er besluiten op kunt nemen en erop kunt sturen,” zegt Berden. “Dat je van tevoren bepaalt of het idee kans van slagen heeft zodat je een verantwoorde keuze kunt maken. Daar zijn methodieken en modellen voor nodig, evenals ambachtelijk rekenwerk. Frits noemt deze manier van werken evidence based management.”

Niks berekend en gemodelleerd

Berden stoort zich vaker aan projecten die opgestart worden onder de naam ‘pilot’. Daar is in vele gevallen niet goed over nagedacht, meent hij. “Er is niks van tevoren berekend en gemodelleerd. Die deskundigheid is nog bescheiden beschikbaar en bekend.” Een voorbeeld is het uitsplitsen van taken van bijvoorbeeld (gespecialiseerde) verpleegkundigen om de werkdruk te verminderen. Een aantal werkzaamheden kan ook uitgevoerd worden door praktischer geschoolde medewerkers, zoals verzorgenden. Dat gebeurt al veel maar ook op dit vlak ontbreekt een lange termijnvisie, volgens Van Merode en Berden. “Een taak ontleden in twee of drie subdelen, is een complex proces,” verklaart Berden. “Zeker als er praktisch geschoolde medewerkers ingezet worden. Dan moet je bijvoorbeeld ook naar het volume gaan kijken, de coördinatie van opgesplitste taken, en zeer waarschijnlijk bepaalde zorgprocessen heel anders gaan inrichten. Waarbij personeelsschaarste het uitgangspunt is van het herontwerp en niet de uitkomst zoals nu vaak het geval is.”

Concentratie versus spreiding

Ook als het bijvoorbeeld gaat om de concentratie van deskundigheid is een veel breder perspectief nodig. Van Merode: “Je zult bepaalde deskundigheid moeten concentreren. Maar als je alles op één plek neerzet, weet je zeker dat er op andere plekken een groot personeelstekort ontstaat. Je moet dus zorgen voor de ideale manier van spreiding. Ik vind dat er enorm veel wordt gediscussieerd en geruzied wordt over concentratie, maar dat het verband met spreiding niet wordt gelegd. Op dit vlak zijn er enkele winnaars en heel veel verliezers. Ook de winnaars hebben straks een enorm probleem: veel te weinig zorgpersoneel want die mensen kun je niet zo maar verplaatsen.”

Door: Sigrid Starremans, journalist en tekstschrijver