Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden 31 procent van hun werktijd aan administratieve taken, terwijl zij 17 procent acceptabel vinden. Dat bleek eerder dit jaar uit herhaald onderzoek van Berenschot. De afgelopen drie jaar namen 5.700 zorgprofessionals deel aan deze Benchmark Care. Verontrustend is de toename ten opzichte van de afgelopen twee jaren, toen zij aangaven dat administratie 25 procent van hun tijd in beslag nam. Dat terwijl vermindering van de administratieve lasten al enige jaren het streven is.

Minder administratieve belasting = 50.000 fte voor de zorg

De stijging in administratieve belasting is ook zorgelijk vanuit het perspectief van het oplopende personeelstekort in de langdurige zorg. Zorgorganisaties hebben veel belang bij het behoud van zorgprofessionals. Het personeelstekort zorgt voor hoge werkdruk en kan een bedreiging vormen voor de kwaliteit in de zorg. Hoge werkdruk is weer een oorzaak van meer verzuim en verloop. Het onderzoek wijst uit dat een hoge administratieve belasting ten koste gaat van het werkplezier. Naarmate medewerkers een hogere administratieve belasting ervaren, zijn zij meer geneigd zijn een baan buiten te zorg te overwegen. Zo ontstaat een negatieve spiraal. 31 procent aan ‘administratietijd’ staat gelijk aan meer dan 110.000 voltijdbanen in de langdurige zorg. Er is een bedrag van ruim 5 miljard euro mee gemoeid. Dit is tijd en geld dat niet aan directe zorg wordt besteed. Als de 17 procent administratieve tijd die zorgprofessionals als acceptabel beschouwen, ook daadwerkelijk gerealiseerd zou worden, zou dit bijna 2,5 miljard euro, oftewel 50.000 voltijdbanen voor de directe zorg opleveren.

Regelgeving, protocollen en perceptie

Uit de gesprekken met deelnemers over de uitkomsten van het onderzoek, heeft Berenschot niet alleen een beter beeld gekregen van de oorzaken van administratieve belasting, maar ook van de mogelijke oplossingen. Zo is administratieve belasting niet alleen het resultaat van regelgeving vanuit de overheid. Deze komt ook voort uit werkprocessen en protocollen vanuit de zorgorganisaties zelf. Bovendien blijkt uit onderzoek dat de mate waarin administratie als belastend wordt ervaren, niet alléén bepaald wordt door de feitelijke belasting maar ook een kwestie is van perceptie. Die perceptie wordt onder meer beïnvloed door de aandacht voor en beeldvorming over administratieve belasting in de media. Als je maar vaak genoeg verneemt dat de administratieve last te hoog is, ga je je eigen administratieve werk beter en sneller herkennen en negatiever beoordelen.

Gebrek aan efficiëntie en onbekendheid met het doel

De noodzaak van goede administratie wordt door zorgprofessionals niet betwist, integendeel. De ervaren belasting komt voort uit het gevoel dat het administratieve proces niet efficiënt is, onbekendheid met het doel van administratieve handelingen en gebrek aan waardering van de leidinggevende voor goede administratie. Dubbele administratie is nog aan de orde van de dag: eerst uitwerken op papier om vervolgens gegevens en tekst over te typen in het systeem. Ook het gebruik van verschillende verplichte vragenlijsten waarin zorgprofessionals steeds dezelfde gegevens noteren, wordt vaak genoemd. Dezelfde klachten roepen de registraties voor gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars op, die verschillende registratie-eisen hanteren en wiens systemen niet gekoppeld zijn.

Minder overhead, meer administratieve belasting

Meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen de teams heeft geleid tot een daling in overhead bij organisaties, doordat minder zorgmanagement en administratief personeel wordt ingezet. Zorgprofessionals kregen er extra administratieve taken bij, zoals het maken van de roosters. Veel zorgprofessionals vinden dit niet bij hun functie horen en geven in de enquête aan behoefte te hebben aan ondersteunend (administratief) personeel.

Zes verbeterpunten naast schrappen

Mede op basis van de enquête en de gesprekken daarna concludeert Berenschot dat meer gedaan kan worden dan enkel het schrappen van onnodige administratie.

1. Wees duidelijk over het doel van administratie. Daarmee voorkom je dat administratieve taken als overbodig worden ervaren.
2. Optimaliseer en faciliteer administratie. Zorg dat de administratieve processen efficiënt en effectief zijn ingericht. En biedt goede faciliteiten zoals rustige werkplekken, voldoende computers, tablets waarop de administratie thuis of bij de cliënt .
3. Erken dat administratie en werkdruk inherent zijn aan werken in de zorg en geef blijk van waardering voor de inspanningen van zorgprofessionals.
4. Vraag zorgprofessionals zelf waar knel- en verbeterpunten zitten. Aan de mogelijkheid tot inspraak en meedenken hechten zij veel waarde.
5. Vergroot de toegevoegde waarde van overhead: de discussie gaat meestal over de omvang en zelden over de kwaliteit en toegevoegde waarde ervan. Bepaal samen met zelfsturende teams waar ondersteuning de administratieve belasting kan verminderen en kan bijdragen aan goede en betaalbare zorg.
6. Beïnvloed de perceptie van administratieve belasting: communiceer op een positieve manier. Benadruk dat het probleem serieus genomen wordt en dat goede zorg en werkplezier vooropstaan. Laat zien wat eraan gedaan wordt en wat het effect daarvan is.

Marvin Hanekamp, senior managing consultant Berenschot en Simon Heesbeen, senior consultant Berenschot

Administratieve belasting blijft een probleem. Zorgvisie organiseert op 12 februari het congres Grip op Regeldruk. Schrijf u nu in!