‘De administratieve lastendruk in de ggz is in de afgelopen jaren exponentieel toegenomen’. vertelt Lex de Grunt, bestuurslid van GGZ WNB. ‘Er wordt van ons, en vooral van onze hulpverleners, steeds meer gevraagd wat betreft registratie, metingen en verantwoording. Wij proberen de tijd die wij daaraan besteden zoveel mogelijk te beperken, zodat dit niet ten koste gaat van de tijd voor onze cliënten. Deze virtuele robot helpt ons daarbij.’

Naast de toenemende administratie worden werkprocessen steeds vaker gedigitaliseerd. Sommige informatiesystemen die deze processen ondersteunen laten zich niet, of slechts in beperkte mate koppelen. Dit leidt ertoe dat administratieve gegevens vaak handmatig moeten worden verwerkt, met alle administratieve werklast voor de medewerkers tot gevolg.

Blue Prism
GGZ WNB en VANAD Enovation hebben hiervoor een oplossing gevonden: de inzet van een virtuele robot, ontwikkeld met intelligente software (Blue Prism). Hiermee kunnen routinematige werkzaamheden geautomatiseerd verwerkt worden. GGZ WNB zet de robot sinds december 2015 in voor de verwerking van de aanmelding van nieuwe cliënten door de huisarts in het elektronische patiëntendossier (epd). De resultaten zijn zeer positief. De inzet van de robot heeft ervoor gezorgd dat een medewerker van het betrokken medisch secretariaat 20 procent meer tijd heeft voor complexere taken en ondersteuning van hulpverleners.

Tijdrovend
Een van de medewerkers van GGZ WNB vertelt: ‘Eentonige en tijdrovende handelingen in het aanmeldproces zijn door de robot overgenomen. Dat is erg handig. Daardoor hebben wij als secretariaat meer tijd voor de meer complexe registratiewerkzaamheden.’
Het is de bedoeling dat de virtuele robot in de toekomst bij meer routinematige processen in de organisatie wordt ingezet, zoals bij de mutatie van cliëntgegevens en de (controle op) administratieve verantwoording van geleverde zorg. Hiermee levert de robot een directe bijdrage aan de terugdringing van de administratieve werklast, met meer tijd voor de cliënt als resultaat.

Registratiedruk
Ron Meijsen, VP Integration Services bij VANAD Enovation: ‘Met de inzet van Blue Prism maakt GGZ WNB werk van de ambitie om de registratiedruk voor hun medewerkers te reduceren. Dit project levert meteen tastbaar resultaat op in de vorm van tijdsbesparing én medewerkerstevredenheid. Wij verwachten dat Blue Prism in de toekomst nog meer zorgorganisaties gaat ontzorgen.’

Innovatie is nodig om kwaliteit en betaalbaarheid van zorg te garanderen. In dit dossier: nieuws, blogs en achtergronden over zorginnovatie.
Lees meer>>