Zorgprofessionals in de langdurige zorg geven aan 31 procent van hun werktijd te besteden aan administratieve taken. Dit komt overeen met 110.000 voltijdbanen of ruim 5 miljard euro. Het verminderen van de administratieve belasting kan helpen het oplopende personeelstekort in de langdurige zorg het hoofd te bieden. ‘Zelf vinden zorgprofessionals 17 procent acceptabel’, vertelt Marvin Hanekamp, een van de onderzoekers bij Berenschot. ‘Als we ervan uitgaan dat dit ook echt noodzakelijk is, zou het verschil van 14 procent bijna 2,5 miljard euro, oftewel 50.000 voltijdbanen kunnen opleveren. Dit is extra tijd die besteed kan worden aan directe zorg, zonder dat daarvoor extra personeel aangetrokken moet worden.’

Tips van Vilans

Else Stapersma, senior adviseur bij Vilans, is positief over het feit dat veel zorgorganisaties zelf de verantwoordelijkheid nemen om de regeldruk aan te pakken. ‘Ik help deze organisaties dan ook graag op weg.’ Dit doet Stapersma met het geven van tien tips voor het reduceren van de administratielast:

1. Weet welke registraties echt verplicht zijn en welke niet. Bij registraties die door externe partijen worden gevraagd, ontstaat vaak onduidelijkheid over de verplichting. Door u zich goed te informeren, weet u waar u staat.
2. Bescherm uw medewerkers. Het is belangrijk om alert te zijn op wat nieuw beleid voor uw zorgmedewerkers betekent en hoe dit registratiewerkzaamheden beïnvloedt. Gebruik hiervoor het hulpmiddel de Trechter van Verdunning, van het collectief VvAA en ‘Het Roer Moet Om.’ Hiermee bepaalt u met de voorwaarden noodzaak, werkzaamheid en doelmatigheid, of de nieuwe beleidsregel wel ingevoerd moet worden.
3. Breng de (onnodige) registraties in kaart die in uw eigen organisatie zijn ontstaan. Dit zijn immers de registraties die ook het makkelijkst af te schaffen zijn, dan wel aangepast kunnen worden.
4. Faciliteer in de dialoog tussen zorgmedewerkers en kwaliteitsfunctionarissen. Dit werkt heel efficiënt, omdat de zorgmedewerker vaak goed kan vertellen waar hij last van heeft, terwijl de kwaliteitsfunctionaris weet waar het vandaan komt, wat het doel is en welke aanpak nodig kan zijn.
5. Sta stil of een registratie nog steeds bijdraagt aan het oorspronkelijke doel. Het opruimen van regels en registraties betekent vaak het idee loslaten dat u overal zicht en grip op kunt hebben.
6. Maak gebruik van de toolkit Minder papier, meer tijd voor zorg. Dit hulpmiddel helpt uw team op een eenvoudige manier registraties op te sporen en terug te dringen. U krijgt inzicht in hoe u en uw collega’s over bepaalde registraties denken, hoe u er in de praktijk mee omgaat en hoe het anders kan.
7. Doe mee aan een van de schrapsessies. Deze sessies worden georganiseerd door ActiZ, CNV, FNV, FBZ, NU’91 en Zorgthuisnl, in samenwerking met het ministerie van VWS en Vilans. Onnodige regels en registraties worden zo in kaart gebracht.
8. Ken de partijen die van invloed zijn op een registratie. Een registratie opruimen is niet altijd even makkelijk. Dit komt omdat een registratie niet uit één bron komt.
9. Ga voornamelijk bewuster om met registraties. Met het terugdringen van registratielast, denkt men al gauw aan aafschaffen. Dit terwijl het aanpakken van regeldruk uit meerdere aspecten bestaat. Registraties kunnen ook aangepast worden op een manier dat ze de zorg wel beter maken. Of ze kunnen efficiënter georganiseerd worden. Tevens kan er meer betekenis worden gegeven aan een registratie. Dit door stil te staan bij de vragen als ‘Wat hebben wij eraan?’ en ‘Levert het ook op wat we willen dat het oplevert?’
10. Heb blijvende aandacht voor registraties. Communiceer besluiten over registraties naar de hele organisatie, zodat iedereen ervan kan profiteren.

Tips van Berenschot

Mede op basis van het onderzoek concludeert Berenschot dat meer gedaan kan worden dan enkel het schrappen van onnodige administratie.

1. Wees duidelijk over het doel van administratie. Daarmee voorkom je dat administratieve taken als overbodig worden ervaren.
2. Optimaliseer en faciliteer administratie. Zorg dat de administratieve processen efficiënt en effectief zijn ingericht. En biedt goede faciliteiten zoals rustige werkplekken, voldoende computers, tablets waarop de administratie thuis of bij de cliënt .
3. Erken dat administratie en werkdruk inherent zijn aan werken in de zorg en geef blijk van waardering voor de inspanningen van zorgprofessionals.
4. Vraag zorgprofessionals zelf waar knel- en verbeterpunten zitten. Aan de mogelijkheid tot inspraak en meedenken hechten zij veel waarde.
5. Vergroot de toegevoegde waarde van overhead: de discussie gaat meestal over de omvang en zelden over de kwaliteit en toegevoegde waarde ervan. Bepaal samen met zelfsturende teams waar ondersteuning de administratieve belasting kan verminderen en kan bijdragen aan goede en betaalbare zorg.
6. Beïnvloed de perceptie van administratieve belasting: communiceer op een positieve manier. Benadruk dat het probleem serieus genomen wordt en dat goede zorg en werkplezier vooropstaan. Laat zien wat eraan gedaan wordt en wat het effect daarvan is.

Congres Grip op regeldruk

Artsen en verpleegkundigen zijn veel te veel tijd kwijt aan registreren en administreren. Iedereen wil de regeldruk verminderen, maar de praktijk is weerbarstig. Alle partijen in de zorg gaan onverminderd door met het maken van nieuwe regels en vinden hun eigen regels te belangrijk om te schrappen. Wat kunt u als organisatie zelf doen? Op het Zorgvisie-congres ‘Grip op regeldruk‘ op 12 februari leert u van de koplopers, zoals het Radboudumc, Philladelphia, Meander Zorggroep en Diakonessenhuis, die succesvol de regeldruk terugbrengen. Bekijk het programma en meld u aan.