Onhandig gebruik epd’s moet onder de radar vandaan’

Zogeheten 'workarounds' bij het gebruik van een epd vormen een serieus probleem. Dit zijn tijdelijke oplossingen die voortkomen uit een gebrekkig functionerend systeem of een onhandige gebruiker. Om het probleem op te lossen is een grotere openheid over workarounds noodzakelijk. Dat stelt onderzoeker Vincent Blijleven in zijn proefschrift.

Artikel bewaren

U heeft een account nodig om artikelen in uw profiel op te slaan

Login of Maak een account aan
Inzage in epd
Foto: stock.adobe .com

Inzicht in workarounds kan helpen bij het verhogen van de patiëntveiligheid en een betere zorg, aldus Vincent Blijleven. Hierbij moet het gehele systeem van zorgverlening worden meegenomen. Dit is een van de conclusies uit het proefschrift waarmee hij 28 maart 2018 aan Nyenrode Business Universiteit is gepromoveerd. De onderzoeker nam als casus het epd van een academisch ziekenhuis.
‘Een epd wordt ook wel de ruggengraat van een moderne ziekenhuisorganisatie genoemd,’ aldus Vincent Blijleven. ‘Het systeem moet vanwege de complexiteit van een academisch ziekenhuis voldoen aan een veelvoud aan eisen van verschillende zorgspecialismen. Het is lastig om een epd aan alle, soms conflicterende, eisen te laten voldoen. Daardoor zien we dat gebruikers eigen workarounds ontwikkelen.’

Alternatieve oplossingen

Workarounds zijn handelingen die worden bedacht om te kunnen omgaan met bijvoorbeeld beperkingen in het epdof een beperkte kennis van het systeem. Workarounds bieden een gebruiker op die manier alternatieve oplossingen om dergelijke beperkingen te omzeilen en alsnog tot het gewenste resultaat te kunnen komen.
Blijleven: ‘Hoewel workarounds soms voordelig zijn, leiden ze ook vaak tot informatie- en werkprotocollen die instabiel, onbetrouwbaar en niet beschikbaar zijn. Hierdoor komt de veiligheid, kwaliteit en efficiëntie van zorg mogelijk in het geding. Dit maakt het identificeren en oplossen van workarounds een waardevolle stap voor epd-optimalisatie.’

Angst voor represailles

Om workarounds effectief op te kunnen lossen moeten ze volgens Vincent Blijleven bestudeerd worden vanuit meer dan slechts een technisch perspectief. Veel workarounds komen, naast technische tekortkomingen, ook voort uit gebruiker-gerelateerde factoren.
Workarounds worden volgens Blijleven vaak achtergehouden door EPD-gebruikers uit angst voor represailles, mocht er ooit iets verkeerd gaan als gevolg van een workaround. Daardoor blijven ze onder de radar. ‘Ziekenhuismanagement moet aan een open organisatiecultuur werken, waarbij het mogelijk is om over workarounds te praten en om kennis te delen.
Hierdoor kunnen tekortkomingen in een EPD zichtbaar worden en als vertrekpunt dienen voor verbetering. ‘Ook is het belangrijk om de reikwijdte van workarounds in kaart te brengen. Merkt alleen een zorgverlener de impact, heeft de patiënt er last van, de gehele organisatie, of een combinatie? En wat zijn de gevolgen?’

Effectieve aanpak

Vincent Blijleven adviseert om teams met stakeholders vanuit verschillende onderdelen en lagen van de organisatie te formeren om workarounds te identificeren en analyseren. Vervolgens kan per workaround besloten worden wat de meest effectieve aanpak is om deze op te lossen.
Tenslotte benadrukt Blijleven de rol van de gebruikers van het epd. ‘Door gebruikers in een vroeg stadium kennis te laten maken met het epd, kunnen veel workarounds worden voorkomen. Zo kan het systeem op een snellere manier veilig, effectief en efficiënt worden ingezet.’

1 REACTIE

  1. Deze conclusie is heel herkenbaar en wij onderschrijven deze helemaal.

    Als ontwikkelaar van EPD software zien wij dat er gedurende het selectietraject voor een EPD relatief weinig aandacht besteed wordt aan het daadwerkelijk gebruiksgemak voor eindgebruikers; helpt het EPD je bij je werk of kun je je werk doen ondanks je EPD? Het is belangrijk om bij de selectie van een EPD daar breed draagvlak voor te creëren. Te vaak zien wij een disconnect tussen de “kopers” en gebruikers van het EPD.

    Daarnaast zien we dat zorginstellingen veelal niet blijvend investeren in het op peil houden van de kennis over het optimaal gebruik van het (zich telkens ontwikkelende) EPD. Wij zien dan workarounds onstaan door zowel tekortkomingen van het EPD, als gebrek aan kennis bij medewerkers op proces en gebruiksvlak.

    Werk aan de winkel voor zowel EPD leveranciers als de zorginstellingen !

    Liam Verheul
    Directeur TIMEFF
    Ontwikkelaar van Emma, de nieuwe definitie van het EPD

Geef je reactie

Om te kunnen reageren moet u ingelogd zijn. Heeft u nog geen account, maak dan hieronder een account aan. Lees ook de spelregels.