Managementadviesbureau Quint Wellington Redwood doet jaarlijks onderzoek om meer inzicht te krijgen én geven over de succesfactoren van epd-implementaties en de stand van de ontwikkelingen op dat gebied. In 2015 heeft het zorginstellingen onder meer gevraagd naar de belangrijkste hindernissen en uitdagingen bij de introductie van een epd, en hoe ze die hebben aangepakt. Wat maakt de invoering van een epd succesrijk? Dat leest u in dit tweede deel van een drieluik over de uitkomsten uit de antwoorden van 40 respondenten op zowel open als gesloten vragen.
Eigenaarschap
De belangrijkste succesfactor is het eigenaarschap en de aansturing, de governance. Helaas bestaat in veel zorginstellingen nog het beeld dat alleen de IT-afdeling verantwoordelijk is voor het epd. Maar in ziekenhuizen waar het eigenaarschap juist ook aan de zorgkant op een heldere manier is belegd, is het epd een succes. Voor een goed functionerende governance is een organisatiebrede en pragmatische visie op de rol van IT in de primaire en secundaire functies van de patiëntenzorg noodzakelijk, blijkt uit het onderzoeksrapport.
Dossier EPD/ZIS
Het elektronisch patiëntendossier staat vol waardevolle informatie over de patiënt. Zorgverleners zijn hierdoor snel op de hoogte over de status van patiënten. Ook worden er steeds meer intelligente toepassingen bedacht die gebruikmaken van deze informatie.
Lees meer >>
Kleine stappen
Opmerkelijk is dat kleinere zorgcentra meer succes hebben met hun epd dan grotere. De oorzaak ligt in het verschil in aanpak: grotere instellingen kiezen dikwijls voor een lange voorbereidingstijd en invoering met een ‘big bang’. De kleinere ziekenhuizen hanteren meest een model van kleine stappen, waarbij de werkvloer nauw betrokken is. Die aanpak leidt dus tot succes.
Een van de grootste valkuilen blijkt het gewoonweg automatiseren van de bestaande wijze van diagnosticeren en de ‘klassieke’ zorgprocessen te zijn. Daarbij wordt voorbijgegaan aan de kracht en mogelijkheden van een epd-systeem, dat een andere aanpak en procesinrichting mogelijk maakt.
Besef van omvang en complexiteit
Een aantal ziekenhuizen heeft zich vertild aan de invoering van een epd. Men heeft zich tevoren niet gerealiseerd hoe omvangrijk en complex een dergelijk traject is, dat zich bovendien moet voltrekken zonder de normale gang van zaken te verstoren. Dat vereist strak programmamanagement. Een veel gekozen oplossing is om specialisten van buiten de organisatie in te huren. Dat vraagt dan wel teamvorming met een juiste mix van in- en externe deskundigen. Anders loopt na afloop van het implementatietraject met de ingehuurde kracht ook alle kennis de deur uit, aldus de onderzoekers.
Beveiliging en privacybewaking
Lang niet bij alle respondenten is het voornaamste issue om aan beveiligingsstandaarden te voldoen. Hoewel NEN7510 een strikte eis is en bij alle zorginstellingen bekend, voldoet 48 procent van de epd’s nog niet aan deze richtlijn en is 32 procent van de ziekenhuizen nog druk bezig met certificering. Los daarvan heeft men ook nog niet alle geautomatiseerde apparatuur voldoende afgeschermd tegen misbruik en oneigenlijk gebruik.
Met de succesfactoren en valkuilen helder voor ogen is de invoering van een epd niet eenvoudiger, maar is de kans op succes wel groter. Is het epd eenmaal in de organisatie verweven, dan is optimalisatie van het epd de volgende stap. Hoe zorginstellingen dat aanpakken, komt in het derde en laatste deel van dit drieluik aan de orde.
Angelique Boekee is Client Director Zorg bij Quint en medeauteur van het onderzoeksrapport
