Hoewel de laatste vakgroepen nog live moeten gaan, is de EPD-implementatie in het Westfriesgasthuis in Hoorn bijna een feit. Medio dit jaar moet de eerste fase zijn afgerond. Dan is alle informatie over de patiënt digitaal beschikbaar, wordt op al de afdelingen en bij alle specialismen nieuwe informatie over patiënten direct digitaal ingevoerd en zijn workflows geautomatiseerd, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een röntgenfoto of een labonderzoek. Na de zomer gaat het ziekenhuis de tweede fase in, waarbij de nadruk zal liggen op het automatisch genereren van ontslagbrieven, het koppelen van medische apparatuur en het ontwikkelen van zorgpaden.

Kopgroep

Het Westfriesgasthuis bevindt zich in de kopgroep als het gaat om de implementatie van het EPD. In 2006 startte dit regionale ziekenhuis onder leiding van Kaldenbach met dit monsterproject. “In 2005 hebben wij een visienota geschreven voor de jaren 2005 tot en met 2010. Kern was de implementatie van een EPD. Het stond als een paal boven water dat dit geen technische ict-exercitie was, maar voornamelijk een verandering die moet leiden tot betere zorgprocessen, een hogere kwaliteit en veiligheid en een efficiëntere logistiek. Deze drie doelen konden alleen gerealiseerd worden door een goede ict-ondersteuning.”

Succesvoorwaarden

Kaldenbach definieerde de belangrijkste succesvoorwaarden. Met stip op één staat een onvoorwaardelijk commitment van de volledige organisatie, waarbij het belangrijk is de medische staf mee te krijgen. Dat stelt hoge eisen aan de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, maar ook aan de interne communicatie en training van medewerkers.

Op twee staat de focus: laat kwalitatieve argumenten prevaleren boven economische Maak van de invoering van het EPD geen bezuinigingsoperatie. Gebruik het ook niet als methode om misstanden in de werkwijze recht te zetten, maar blijf zo dicht mogelijk bij de huidige werkwijze. “Uiteraard is procesoptimalisatie een belangrijk uitgangspunt, maar doe dat alleen als alle betrokkenen het over het nieuwe proces eens zijn. In situaties waar onenigheid bestaat, kun je beter de bestaande werkwijze automatiseren, ook al weet je dat dat proces een keer op de schop gaat. Je moet het EPD niet aangrijpen om veranderingen door te drukken”, weet Kaldenbach. Bovendien moet er een nieuw perspectief of goed sociaal plan zijn voor de medewerkers wiens baan door de invoering van het EPD ophoudt te bestaan, in dit geval de medewerkers van het archief.

Een derde succesvoorwaarde is de snelheid en betrouwbaarheid van het systeem. Kaldenbach: “Het EPD moet altijd beschikbaar zijn en zou minstens net zo snel of sneller moeten zijn dan werken met papier.”

Fors deel

Niet al deze wensen zijn al in vervulling gegaan. Het EPD werkt bij een fors deel van de specialisten zeker nog niet zo snel als op papier. Van papier naar digitaal is voor velen een grote verandering. “Uiteraard leidt dit tot onvrede. Toch hebben wij het vertrouwen dat we met de invoering van het EPD op de goede weg zijn”, zegt Kaldenbach.

Bedrijfskritisch

Het EPD is een bedrijfskritische applicatie. Dat betekent dat de infrastructuur goed op orde moet zijn voordat gestart kan worden met de implementatie van de software.

Vandaar ook dat de eerste stap de implementatie van een SAN (storage area network) was. Voor 2006 gebruikte het Westfriesgasthuis diverse fileservers, waarop onder meer de PACS-beelden digitaal werden opgeslagen. Het werd noodzakelijk om een redundante storage-omgeving neer te zetten. Kaldenbach: “De betrouwbaarheid van het systeem is cruciaal omdat je je papieren processen volledig vervangt door elektronische. We hebben geen archiefkast meer om op terug te vallen.”

Uit de voeten

Kosten waren geen doorslaggevend selectiecriterium, de kwaliteit daarentegen was des te belangrijker. De keuze viel op een NetApp filer, die middels een metrocluster in staat is om alle data dubbel weg te schrijven. Kaldenbach: “NetApp past qua technologie het best bij onze situatie. Je kunt er met relatief weinig training mee uit de voeten. Dat vinden wij belangrijk, we zijn immers een ziekenhuis en geen ict-specialist.”

Het ziekenhuis beschikt over twee datacenters in de nieuwbouw en de oudbouw, panden die zich op enkele honderden meters afstand van elkaar bevinden. Gaat het ene datacenter om wat voor reden dan ook plat, dan kan het andere de taken overnemen. Het Westfriesgasthuis gebruikt twee opslagmethoden: fibre channel disk en serial-ATA, ook wel SATA genoemd, samen goed voor 107 terabyte. Back-ups worden gemaakt in de vorm van snapshots. Daarvoor is ook de mirroromgeving volledig automatisch ingericht. ISIT-consultant Edwin Roetgering: “Vroeger maakte je back-ups op tape, maar als je dat zou willen doen, moet de database tijdelijk uit de lucht. Dat kan natuurlijk niet in een 24×7-omgeving als een ziekenhuis.”

Smal en diep

Het SAN is het fundament onder het EPD. Toen dat stond, kon het team van Kaldenbach aan de implementatie van het EPD beginnen. In eerste instantie maakte het Westfriesgasthuis daarbij een misrekening. Kaldenbach: “In 2006 gingen we van start met het idee dat we het best smal en diep konden starten. Het was immers onze doelstelling om de kwaliteit van de zorg te verhogen en dat doe je vooral door zorgpaden te implementeren.”

Na een jaar bleek echter dat die aanpak zich lastig verhoudt tot de ‘one patient one file’-systematiek die het ziekenhuis hanteert. “Je komt dan immers heel lang met de situatie te zitten dat een deel van het dossier al wel digitaal is en een ander deel nog niet. Daarom besloten we in 2007 om niet langer vakgroepsgewijs juist ziekenhuisbreed te implementeren, dat wil zeggen breed en ondiep.”

Niet ontevreden

Die beslissing bleek een juiste. Inmiddels ligt de implementatie van het basis-EPD op schema en is deze bijna afgerond. “Ik ben bepaald niet ontevreden met waar we nu staan”, zegt Kaldenbach. “We hebben hier en daar een paar hick-ups gehad, bijvoorbeeld met oogheelkunde die qua dossiervorming voornamelijk afhankelijk is van metingen aan het oog, terwijl koppelingen met dergelijke medische apparatuur bij ons in eerste instantie buiten de scope van het basis-EPD vielen. Maar in grote lijnen is het heel soepel verlopen. De medische staf zat bij ons in de driver seat. Er is goed geluisterd naar hun eisen en wensen. We hebben drie specialisten ingehuurd die ons bij de implementatie hebben begeleid, waaronder een voormalig arts die nu informaticus is. Door deze aanpak is de kwaliteitsverhoging van de zorg centraal blijven staan en hebben we kunnen voorkomen dat het gaandeweg toch een ict-project zou worden.”

Forse impuls

Kaldenbach verheugt zich op de volgende fase: een verdere verdieping van de implementatie waarbij meer functionaliteiten beschikbaar komen voor de gebruikers en de specialismen ook de zorgpaden automatiseren. Daarmee zal een forse impuls worden gegeven aan het oorspronkelijke doel: het verbeteren van de kwaliteit van de zorg.

Daarnaast houdt Kaldenbach oog voor de patiënt. Zo kunnen patiënten inmiddels online hun afspraken plannen en kan een thuisanamnese worden ingevuld. Ook volgt hij de ontwikkelingen rond het personal health record (PHR) op de voet. “Ik ben volledig overtuigd van het nut van een PHR, zeker voor chronische patiënten. Het hoeft in mijn ogen niet of-of te zijn – of het PHR of een landelijk EPD – het kan ook en-en. De patiënt moet de regie kunnen houden over zijn eigen medische dossier. Wij zijn in ieder geval zo ver dat we informatie eenvoudig digitaal met de patiënt kunnen uitwisselen. Ook voor deelname aan het landelijk EPD zijn we klaar. Kortom, wij zien de toekomst met vertrouwen tegemoet.”

Businesscase

De keus om als een van de eerste ziekenhuizen een ziekenhuisbreed EPD te implementeren was een strategische. De mogelijkheid om op langere termijn besparingen te realiseren, heeft daarin geen doorslaggevende rol gespeeld. Er is dan ook geen uitgewerkte businesscase gemaakt. Wel heeft Kaldenbach ‘op de achterkant van een sigarendoosje’ berekend dat uit de besparing van FTE’s – 20 op het archief en op termijn 30 procent in administratieve ondersteuning – de investeringen in Chipsoft en het onderliggende SAN in ongeveer zeven jaar worden terugverdiend

Auteur Mirjam Hulsebos is freelance journalist