De personeelstekorten zetten de zorg al jaren onder druk. Organisaties moeten daardoor steeds scherper sturen: niet op onderbuikgevoel, maar op onderbouwde inzichten. Babette Hoefnagels, consultant zorg & welzijn bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW), ziet hoe snel dat kan renderen. “Met een datagedreven aanpak kun je veel gerichter bepalen wat de juiste interventie is,” zegt ze.

Start met een analyse van het hier en nu

In de zorgsector valt nog winst te behalen in het datagedreven werken, merkt Hoefnagels. Er is steeds meer data beschikbaar, maar het omzetten van data en informatie naar inzichten en acties, is een heel moeilijke stap. Met het HR-dataportaal probeert PFZW werkgevers in zorg en welzijn hiermee te helpen: wat zegt de data over bijvoorbeeld instroom, uitstroom en leeftijdsopbouw, en welke trends zijn hierin zichtbaar? Maar ook: wat doen andere organisaties op deze onderwerpen? Deze benchmark is de belangrijkste toegevoegde waarde van het dataportaal. Organisaties hebben hiermee inzage in hoe hun eigen data zich verhoudt tot vergelijkbare organisaties, zowel op landelijk als op regionaal niveau. Deze analyse vormt ook meteen de eerste stap in strategische personeelsplanning: waar staat mijn organisatie nu, waar zijn we goed en waar liggen misschien kansen of bedreigingen? Dit levert vaak al een aantal heel gerichte aandachtspunten op.

Vooruitkijken

Een volgende stap is vooruitkijken: organisaties die strategisch willen plannen — hoeveel en wat voor soort medewerkers heb je over vijf jaar nodig? — helpen wij met speciale tooling. De SPP-tool van PFZW maakt in de basis een tweetal voorspellingen: hoeveel fte heb ik over 5 jaar, en hoeveel fte heb ik nodig over 5 jaar? Met deze inzichten ontdekken we hoe groot de tekorten (of eventuele overschotten) in de verschillende functiegroepen zijn. Zo ontstaat een onderbouwd beeld van de toekomstige personeelsbehoefte én van de factoren die die behoefte het sterkst beïnvloeden. Bij het vooruitkijken hoort ook het doorrekenen van verwachte scenario’s. Met het instellen van verschillende variabelen kun je zien wat het effect is van bepaalde interventies. Hoefnagels vertelt: “Wat levert het op als je met een innovatie vijftien minuten per dienst bespaart? Wat gebeurt er als je de deeltijdfactor verhoogt, of het verloop verlaagt? Hoe is de ontwikkeling als we de instroom voor een bepaalde functiegroep weten op te krikken? Door scenario’s en interventies naast elkaar te zetten, maak je keuzes die je kunt uitleggen — intern én richting toezichthouders.”

Effectieve maatregelen

Volgens Hoefnagels kunnen data zorgorganisaties helpen om sneller en beter te prioriteren. “Er lopen vaak veel initiatieven naast elkaar. Met data breng je terug tot: wat is ons probleem en waar verwachten we de meeste impact?” zegt ze. “Dan kies je één of twee maatregelen, voer je gerichte interventies en monitor je wat het oplevert.” Daarmee wordt strategische personeelsplanning geen eenmalige exercitie maar meer een doorlopend stuurinstrument. “Uiteindelijk gaat het om hetzelfde doel: voldoende mensen op de juiste plek, zodat de zorg overeind blijft.”

De SPP-tool is ook bedoeld om het gesprek te stimuleren en structureren, benadrukt Hoefnagels. Het model maakt aannames en de werkelijkheid beweegt mee met beleid, technologie en zorgvraag. “Een paar jaar geleden werden nog enorme tekorten in verpleeghuisbedden voorspeld,” zegt ze. “Op sommige plekken zie je nu juist leegstand, bijvoorbeeld omdat mensen langer thuis blijven wonen.” Daarom is het belangrijk dat organisaties in een regelmatige structuur aan de slag gaan met strategische personeelsplanning. Elk jaar wordt de data ververst en worden nieuwe prognoses gepresenteerd. Hét moment om ingezette interventies te evalueren en zo nodig bij te sturen. “Zo wordt data geen eindpunt, maar een kompas,” aldus Hoefnagels.

Meer grip op strategische personeelsplanning: waar staan we over 5 jaar?

Regeren is vooruitkijken, zeker in een structureel krappe arbeidsmarkt. Het HR-dataportaal van PFZW helpt werkgevers in zorg en welzijn om strategische personeelsplanning praktisch te maken. Waar staat je organisatie in het hier en nu, en waar sta je of wil je staan over 5 jaar? Met de SPP-tool ontdek je wat de opgave is van jouw organisatie, en ga je aan de slag het scenario’s om de uitkomsten van verschillende toekomstbeelden te verkennen.

‘Met data zie je welke maatregel het meest oplevert — en kun je daar met vertrouwen op sturen’